劳务资料管理制度

劳务资料管理制度一、总则1.目的为加强公司劳务资料管理，规范劳务资料的收集、整理、归档、保管和使用，确保劳务资料的完整性、准确性和安全性，提高公司劳务管理工作效率和质量，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门涉及劳务相关资料的管理。包括但不限于劳务合同、员工档案、考勤记录、薪资核算资料、培训资料、绩效考核资料等。3.管理原则劳务资料管理遵循集中统一、分类管理、规范有序、安全保密的原则。确保各类劳务资料真实、完整、有效，并便于查询和利用。二、劳务资料的分类及内容1.劳务合同类劳动合同：与员工签订的明确双方权利义务的书面协议，包括固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同。劳务分包合同：与外部劳务供应商签订的关于劳务分包事宜的合同，明确分包工作内容、价格、期限、双方责任等条款。其他劳务协议：如临时劳务协议、兼职劳务协议等。2.员工档案类员工基本信息表：记录员工姓名、性别、出生日期、身份证号码、联系方式、学历、工作经历等基本情况。入职资料：包括入职申请表、简历、学历证书、身份证复印件、离职证明、体检报告等。培训记录：参加内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、时间、培训成绩等。绩效考核记录：各考核周期的绩效考核结果、考核评语等。薪资调整记录：记录每次薪资调整的原因、时间、调整幅度等。奖惩记录：员工获得的奖励和受到的处罚记录，包括奖励名称、原因、处罚类型、原因等。岗位变动记录：记录员工岗位调动的时间、新岗位名称、调动原因等。离职资料：离职申请表、离职面谈记录、工作交接清单等。3.考勤记录类考勤表：记录员工每日出勤、迟到、早退、旷工等情况。请假申请单：员工请假时填写的申请单，注明请假类型、时间、原因等。加班申请单：员工申请加班时填写的单据，包括加班时间、加班事由等。4.薪资核算资料类薪资计算表：根据考勤、绩效等情况计算员工薪资的表格，包括基本工资、绩效工资、加班工资、奖金、扣款等明细。薪资发放记录：记录每次薪资发放的时间、金额、发放方式等。社保及公积金缴纳记录：每月社保和公积金的缴纳明细，包括缴纳基数、金额等。5.培训资料类培训计划：公司制定的年度、季度培训计划，明确培训目标、内容、对象、时间安排等。培训教材：内部编写或外部购买的用于培训的教材、讲义、课件等。培训签到表：培训课程的签到记录，确保学员按时参加培训。培训效果评估表：对培训效果进行评估的表格，收集学员对培训内容、讲师、培训方式等方面的反馈意见。6.绩效考核资料类绩效考核方案：明确绩效考核的指标、标准、周期、方式等内容的文件。考核评分表：考核人员对员工各项考核指标进行评分的表格。绩效面谈记录：考核结束后，考核人员与员工进行绩效面谈的记录，包括绩效评价、改进建议等。三、劳务资料的收集与整理1.收集责任各部门负责本部门劳务资料的收集工作，指定专人负责，确保资料的及时、准确收集。人力资源部门负责汇总和整理全公司的劳务资料，并对各部门的收集工作进行指导和监督。2.收集要求资料收集应遵循及时、完整、真实的原则，确保各类劳务资料在规定时间内收集齐全，内容真实可靠。对于重要资料，如劳动合同、薪资核算资料等，应进行原件收集；对于一般性资料，如培训签到表、考勤表等，可收集复印件，但复印件应清晰、完整，并与原件核对一致。资料收集过程中，应注意对资料的分类标识，以便后续整理和归档。3.整理规范人力资源部门对收集到的劳务资料进行分类整理，按照上述分类标准，将同类资料集中在一起。对每份资料进行编号，编号应具有唯一性，便于识别和查询。编号规则可根据公司实际情况制定，如采用年份+部门代码+资料类别代码+顺序号的方式。对资料进行排序，按照时间顺序、重要程度等合理排序，确保资料排列有序。检查资料的完整性和准确性，对缺失或错误的信息进行补充和更正。四、劳务资料的归档1.归档原则归档资料应齐全完整、分类准确、排列有序，便于长期保存和查阅利用。归档资料应按照年度进行分类归档，不同年度的资料分别存放。2.归档方式纸质资料应采用纸质档案盒或文件夹进行归档，每个档案盒或文件夹应标明类别、年度、资料名称等信息。电子资料应按照分类建立文件夹，进行命名和存储，确保电子资料的安全性和可访问性。电子资料应定期进行备份，备份存储在不同的介质上，并分别存放。3.归档流程整理好的劳务资料由人力资源部门审核后，移交公司档案室进行归档。档案室管理人员按照归档要求，对资料进行核对、上架，并做好归档记录。归档记录应包括资料名称、编号、归档时间、存放位置等信息。五、劳务资料的保管1.保管责任公司档案室负责劳务资料的保管工作，指定专人负责档案室的日常管理。档案室管理人员应严格遵守档案管理制度，确保劳务资料的安全和完整。2.保管环境档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。档案室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.保管期限劳务资料的保管期限根据国家法律法规和公司实际情况确定。一般来说，劳动合同应长期保存；员工档案中的部分资料，如入职资料、离职资料等应保存至员工离职后一定期限，其他资料可根据需要确定保管期限。对于超过保管期限的劳务资料，应按照规定进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全性。4.资料借阅因工作需要借阅劳务资料的，应填写《劳务资料借阅申请表》，注明借阅资料名称、借阅原因、借阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，到档案室办理借阅手续。档案室管理人员应对借阅申请进行审核，根据情况决定是否批准借阅。对于重要资料的借阅，应报公司领导审批。借阅人员应按照规定的时间归还资料，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的资料，不得涂改、损坏、丢失。如发现资料有损坏或丢失情况，应及时报告档案室管理人员，并承担相应责任。5.资料查阅公司内部人员查阅劳务资料，应填写《劳务资料查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。查阅人员应在档案室指定的地点查阅资料，不得将资料带出档案室。如需复印资料，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理复印手续。查阅人员应遵守档案室的管理制度，保持安静，爱护档案室设施设备。六、劳务资料的使用1.使用范围劳务资料主要用于公司内部的劳务管理工作，包括员工招聘、培训、绩效考核、薪资核算、劳动关系管理等方面。未经公司同意，不得将劳务资料提供给外部单位或个人。2.使用要求使用劳务资料时，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露资料中的敏感信息，如员工个人隐私、薪资待遇等。使用部门应根据实际工作需要，合理使用劳务资料，不得滥用或恶意利用资料。使用劳务资料后，应及时归还档案室，不得擅自留存或转借他人。七、劳务资料的保密1.保密责任公司全体员工都有保守劳务资料秘密的义务，应严格遵守公司的保密制度。涉及劳务资料管理的部门和人员，如人力资源部门、档案室管理人员等，应签订保密协议，明确保密责任和义务。2.保密措施对劳务资料进行分类管理，根据资料的敏感程度确定不同的保密级别。限制劳务资料的访问权限，只有经过授权的人员才能查阅和使用相关资料。在劳务资料的存储、传输和处理过程中，应采取必要的加密措施，确保资料的安全性。加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识，防止因员工疏忽或违规行为导致资料泄露。八、劳务资料的销毁1.销毁条件劳务资料达到保管期限或因其他原因需要销毁的，应由档案室管理人员提出销毁申请。销毁申请应说明销毁资料的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并经部门负责人审核后，报公司领导批准。2.销毁方式对于纸质劳务资料，应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保资料无法恢复。对于电子劳务资料，应采用数据擦除、格式化等方式进行销毁，并对存储介质进行物理销毁，防止数据恢复。3.销毁记录销毁劳务资料时，应安排专人负责监督销毁过程，并做好销毁记录。销毁记录应包括销毁时间、地点、资料名称、数量、销毁方式等信息。销毁记录应保存一定期限，以备查询。九、监督与检查1.定期检查公司定期对劳务资料管理工作进行检查，检查内容包括资料的收集、整理、归档、保管、使用、保密等方面。检查周期为每年一次，检查结果应形成书面报告。2.专