活动加管理制度

活动加管理制度一、总则（一）目的为了规范公司各类活动的组织与管理，确保活动有序、高效开展，提升员工参与度和活动效果，同时保障活动期间的人员安全和公司正常运营秩序，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司组织的各类内部活动，包括但不限于员工生日会、节日庆祝活动、团队建设活动、培训活动、会议活动、对外商务活动等。（三）基本原则1.安全第一原则：将活动安全放在首位，确保活动场所、设施设备、活动流程等符合安全标准，保障参与人员的生命财产安全。2.合规合法原则：活动的组织和实施应遵守国家法律法规、公司内部规章制度以及相关行业规范。3.高效有序原则：优化活动策划、组织和执行流程，提高活动效率，确保活动顺利进行，达到预期目标。4.全员参与原则：鼓励全体员工积极参与各类活动，营造良好的企业文化氛围，增强员工的归属感和凝聚力。5.成本效益原则：在保证活动质量和效果的前提下，合理控制活动成本，提高资源利用效率。二、活动策划管理（一）活动发起1.公司各部门或个人如有举办活动的需求，需提前填写《活动申请表》，详细说明活动主题、目的、时间、地点、参与人员、活动内容、预算等信息。2.活动申请表经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。行政部门对活动申请进行初步评估，包括活动的必要性、可行性、时间安排等方面。如申请不符合公司相关规定或存在不合理之处，行政部门应及时与申请部门沟通并提出修改意见。（二）活动策划1.行政部门根据活动申请，会同相关部门成立活动策划小组（如有需要），共同负责活动的策划工作。2.活动策划小组应围绕活动主题和目的，制定详细的活动策划方案。策划方案应包括活动流程安排、场地布置、人员分工、物资准备、宣传推广、应急预案等内容。3.在策划活动流程时，应充分考虑各个环节的衔接和时间把控，确保活动紧凑、有序进行。对于涉及重要嘉宾或特殊环节的活动，应提前做好沟通和协调工作。4.场地布置应根据活动主题和风格进行设计，营造出良好的活动氛围。同时，要合理安排场地空间，确保活动设施设备的正常使用和人员的安全疏散。5.明确人员分工，将活动策划、组织、执行、后勤保障等工作落实到具体人员，确保各项工作有人负责、有人跟进。6.物资准备清单应详细列出活动所需的各类物品，如食品饮料、奖品礼品、宣传资料、音响设备、道具等，并提前安排采购或租赁工作。7.宣传推广活动应根据活动性质和目标受众，选择合适的渠道和方式进行。如通过公司内部邮件、微信群、宣传栏等方式发布活动通知，吸引员工参与；对于对外活动，可利用社交媒体、行业网站等进行宣传。8.针对活动可能出现的突发情况，如火灾、地震、人员突发疾病等，制定应急预案。应急预案应包括应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施等内容，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对。（三）策划方案审批1.活动策划方案完成后，由行政部门提交至公司管理层进行审批。审批内容包括活动的合规性、可行性、安全性、预算合理性等方面。2.管理层根据审批意见，对策划方案提出修改建议或批准实施。如策划方案需要修改，活动策划小组应根据管理层意见及时进行调整，并重新提交审批。三、活动组织与实施管理（一）活动准备1.根据审批通过的活动策划方案，相关责任人负责组织开展活动准备工作。物资采购人员按照物资准备清单及时采购活动所需物品，并确保物品的质量和数量符合要求。2.场地布置人员根据设计方案，提前到达活动场地进行布置。布置过程中要注意安全，确保场地布置符合活动要求和安全标准。3.技术保障人员对活动所需的音响设备、灯光设备、投影仪等进行调试，确保设备正常运行。同时，要准备好备用设备，以应对突发情况。4.活动宣传人员按照宣传计划，通过各种渠道发布活动通知和宣传信息，提高活动知晓度和参与度。5.对于需要邀请外部嘉宾的活动，提前与嘉宾沟通活动时间、地点、议程等信息，并发送邀请函。（二）活动现场管理1.活动当天，活动组织人员提前到达现场，进行最后的准备工作和人员接待。引导参与人员有序入场，安排就座，并做好签到工作。2.活动期间，现场工作人员要密切关注活动进展情况，按照活动流程安排，有序推进各项环节。及时处理现场出现的问题和突发情况，确保活动顺利进行。3.加强活动现场的安全管理，安排专人负责维持秩序，确保人员安全。提醒参与人员遵守活动现场的各项规定，不得随意吸烟、乱扔垃圾等。4.活动过程中，要注重与参与人员的互动，及时收集反馈意见，了解活动效果。对于参与人员提出的问题和建议，要认真记录并及时处理。（三）活动执行监督1.行政部门负责对活动组织与实施过程进行监督检查。检查内容包括活动准备工作是否充分、现场布置是否符合要求、活动流程是否顺畅、人员安全管理是否到位等方面。2.如发现问题或存在安全隐患，行政部门应及时要求相关责任人进行整改，确保活动顺利进行。对于违反活动管理制度或造成不良影响的行为，将按照公司相关规定进行处理。四、活动预算管理（一）预算编制1.活动策划小组在制定活动策划方案时，应同时编制活动预算。预算内容应包括场地租赁费用、物资采购费用、餐饮费用、奖品礼品费用、宣传推广费用、嘉宾接待费用、设备租赁费用、人员劳务费用等各项开支。2.各项费用的预算应根据活动规模、标准和实际需求进行合理估算。在编制预算过程中，要充分考虑市场价格波动因素，确保预算的准确性和合理性。（二）预算审批1.活动预算编制完成后，由行政部门提交至公司管理层进行审批。审批通过后的预算作为活动费用控制的依据。2.如预算超出公司规定的标准或审批额度，活动策划小组应分析原因，并提出调整预算的建议。调整后的预算需重新提交审批。（三）预算执行与控制1.活动费用的报销应严格按照公司财务制度执行。报销凭证应真实、合法、有效，经相关负责人审核签字后，方可报销。2.活动组织人员要严格控制活动费用支出，确保各项费用支出在预算范围内。如因特殊情况需要超出预算支出，需提前向公司管理层申请，并说明原因和金额。3.行政部门定期对活动预算执行情况进行检查和分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应及时与活动策划小组沟通，共同查找原因并采取措施进行调整。五、活动安全管理（一）安全责任落实1.公司成立活动安全管理小组，负责全面统筹活动安全管理工作。活动安全管理小组由行政部门负责人担任组长，相关部门负责人和活动组织人员为成员。2.明确活动安全管理小组各成员的职责，将活动安全责任落实到具体人员。活动策划小组在策划活动时，应充分考虑安全因素，制定相应的安全措施和应急预案。3.活动组织人员要对活动现场的安全负责，提前检查活动场地、设施设备等是否存在安全隐患。在活动过程中，要加强现场安全管理，及时发现和处理安全问题。（二）安全教育与培训1.对于参与活动的人员，活动组织人员应提前进行安全教育和培训，告知活动现场的安全注意事项和应急逃生方法。2.根据活动特点和实际需求，组织相关人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处置能力。培训内容包括消防安全、人员疏散、突发事件应急处理等方面。（三）安全设施与措施1.确保活动场地具备必要的安全设施，如消防器材、安全出口标识、疏散通道等。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常使用。2.在活动现场设置明显的安全警示标识，提醒参与人员注意安全。对于可能存在危险的区域，要设置隔离设施，防止人员误入。3.根据活动规模和参与人数，合理安排活动场地的人员密度，避免人员过于拥挤导致安全事故。（四）应急预案制定与演练1.针对活动可能出现的各类突发事件，制定完善的应急预案。应急预案应包括突发事件的类型、应急组织机构、应急响应流程、应急处置措施等内容。2.定期组织应急演练，检验应急预案的可行性和有效性。通过演练，提高活动组织人员和参与人员的应急处置能力，确保在突发事件发生时能够迅速、有序地进行应对。六、活动宣传管理（一）宣传策划1.根据活动主题、目的和目标受众，制定活动宣传策划方案。宣传策划方案应包括宣传目标、宣传渠道、宣传内容、宣传时间安排等方面。2.确定宣传内容时，要突出活动亮点和特色，吸引员工或相关受众的关注。宣传内容可以包括活动主题、时间、地点、参与方式、活动亮点、奖品设置等信息。（二）宣传渠道选择1.结合公司内部和外部的宣传渠道，选择合适的方式进行活动宣传。内部宣传渠道可包括公司内部邮件、微信群、宣传栏、OA系统等；外部宣传渠道可包括社交媒体平台、行业网站、合作伙伴渠道等。2.根据活动性质和目标受众的特点，有针对性地选择宣传渠道。如针对内部员工的活动，主要通过内部渠道进行宣传；对于对外商务活动，可利用外部渠道进行推广。（三）宣传执行与效果评估1.按照宣传策划方案，组织实施活动宣传工作。宣传人员要及时发布宣传信息，并根据活动进展情况进行动态更新。2.定期对活动宣传效果进行评估，分析宣传渠道的传播效果、参与人员的反馈意见等。根据评估结果，及时调整宣传策略和内容，提高宣传效果。七、活动档案管理（一）档案收集1.活动结束后，活动组织人员应及时收集与活动相关的各类资料，包括活动申请表、策划方案、预算报表、宣传资料、签到表、活动照片、视频等。2.对收集到的资料进行分类整理，确保资料的完整性和准确性。（二）档案归档1.将整理好的活动资料按照公司档案管理规定进行归档。归档时要注明活动名称、时间、类别等信息，便于查找和查阅。2.活动档案应妥善保管，保存期限按照公司档案管理要求执行。对于重要活动的档案，应长期保存。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅活动档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人审核签字后，提交至行政部门。2