铁路公司档案管理制度

铁路公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强铁路公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平和工作效率，依据国家有关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路公司总部及所属各部门、各分支机构、各基层站段等单位的档案管理工作。（三）档案定义本制度所称档案，是指铁路公司在各项工作活动中形成的，对国家、社会和公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。（四）管理原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案管理工作的统筹规划、组织协调、监督指导和档案的集中保管。2.完整性原则确保档案的收集齐全、整理规范、保管安全，维护档案的完整性和系统性。3.真实性原则保证档案内容真实可靠，如实反映公司各项工作活动的历史面貌。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息不泄露，维护公司的商业秘密和国家利益。5.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供便捷的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立综合管理部门作为档案管理部门，负责公司档案工作的归口管理。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等日常管理工作。3.建立和完善公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和信息化检索利用。4.定期对公司档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。5.负责公司档案的安全保管，做好档案库房的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.负责接待公司内部及外部有关单位对档案的查阅、借阅等利用服务工作，并做好登记和统计工作。8.积极开发档案信息资源，为公司领导决策、生产经营、技术创新等工作提供档案信息支持。（二）档案形成部门公司各部门、各分支机构、各基层站段等单位是档案的形成部门，负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并按规定向公司档案管理部门移交档案。其主要职责包括：1.明确本部门档案管理工作的兼职人员，负责本部门档案工作的具体组织和实施。2.按照公司档案管理制度的要求，做好本部门各类文件材料的收集、积累和整理工作，确保文件材料的齐全、完整、准确。3.负责将本部门整理好的档案按照规定的时间和要求向公司档案管理部门移交，并办理交接手续。4.配合公司档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用服务工作，根据工作需要及时提供相关档案资料。5.接受公司档案管理部门的业务指导和监督检查，积极参加公司组织的档案业务培训和宣传活动。（三）档案管理人员公司档案管理部门配备专职档案管理人员，各部门、各分支机构、各基层站段等单位配备兼职档案管理人员。档案管理人员应具备以下条件：1.政治素质高，责任心强，具备良好的职业道德和保密意识。2.熟悉档案管理业务知识，掌握档案整理、分类、编目、检索等技能。3.具备一定的计算机操作技能，能够熟练使用档案管理信息系统。4.经过档案管理专业培训，取得相应的岗位资格证书。档案管理人员的主要职责包括：1.负责档案的日常管理工作，严格遵守档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。2.认真做好档案的收集、整理、分类、编号、装订、编目、上架等工作，保证档案质量。3.负责档案库房的安全管理，定期检查档案保管状况，及时发现并处理档案保管中存在的问题。4.积极为档案利用者提供服务，做好档案的查阅、借阅登记和统计工作，及时归还档案。5.负责档案信息的录入、维护和更新工作，保证档案管理信息系统的正常运行。6.参与档案的鉴定和销毁工作，协助制定档案鉴定销毁计划，并做好相关记录。7.对本部门、本单位兼职档案管理人员进行业务指导，组织开展档案业务培训和交流活动。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级来文、公司发文、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务凭证、工程技术文件、设备资料、合同协议、人事档案、声像资料等。2.公司所属各部门、各分支机构、各基层站段等单位在工作中形成的反映本单位工作活动和历史面貌的文件材料。3.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件等。4.公司在重大活动、重要事件中形成的具有特殊意义的文件材料，如庆典活动、抢险救灾、技术改造等相关文件。5.公司员工在工作中形成的具有代表性的个人成果材料，如论文、著作、发明创造等。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时收集和完整无缺。2.对收集到的文件材料应进行初步筛选和整理，剔除重复、无用的文件，保证归档文件的质量。3.对于重要文件和紧急文件，应及时收集并优先归档。4.收集的文件材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.工程技术档案应在项目竣工验收后三个月内归档。3.设备档案应在设备开箱验收、安装调试、竣工验收等工作完成后及时归档。4.财务档案应按照国家有关财务档案管理规定的时间进行归档。5.人事档案应按照人事管理规定及时归档。（四）归档程序1.各部门、各单位的兼职档案管理人员对收集整理好的档案进行分类、编号、编目，填写档案移交清单。2.将整理好的档案连同档案移交清单一并报送公司档案管理部门。3.公司档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。4.审核通过后，双方办理档案交接手续，在档案移交清单上签字确认。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.对纸质档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，确定档案的类别和保管期限，编制档案编号和目录，将文件材料装订成册。2.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，按照档案的类别和编号进行命名和存储，确保电子档案的准确性和完整性。3.对声像档案进行整理，按照拍摄时间、内容等进行分类，编写文字说明，注明拍摄日期、地点、人物、事件等信息，并进行数字化存储。（三）分类标准公司档案分为以下十大类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、思想政治工作、企业文化建设等方面的文件材料。2.行政管理类：包括公司行政事务管理、办公自动化、会议管理、信访工作、外事工作等方面的文件材料。3.经营管理类：包括公司经营决策、市场营销、财务管理、人力资源管理、物资管理等方面的文件材料。4.生产技术类：包括公司生产计划、调度指挥、技术研发、工程建设、设备管理、安全管理等方面的文件材料。5.运输管理类：包括铁路运输组织、客货运输、行车安全、运输统计等方面的文件材料。6.机务管理类：包括机车运用、检修、整备、燃料供应等方面的文件材料。7.车辆管理类：包括车辆运用、检修、整备、安全等方面的文件材料。8.工务管理类：包括线路设备维修、养护、检测、桥隧建筑物管理等方面的文件材料。9.电务管理类：包括通信、信号设备的运行、维护、检修等方面的文件材料。10.其他类：包括上述各类未涵盖的其他具有保存价值的文件材料。在每大类下可根据档案的具体内容和特点进一步细分小类。五、档案的保管与保护（一）保管场所公司设立专门的档案库房，用于存放各类档案。档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件，确保档案的安全保管。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠设备等。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。（三）档案存放1.按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。2.对电子档案应进行异地备份存储，确保电子档案数据的安全。（四）档案清点与检查1.定期对档案进行清点，核对档案的数量、种类、保管期限等，确保档案的完整性。2.每年对档案保管状况进行全面检查，检查档案的存放情况、保管设备运行情况、档案有无损坏等，发现问题及时处理。（五）档案保护措施1.对纸质档案进行防虫、防霉、防潮处理，定期投放防虫药物，保持档案库房的清洁卫生。2.对电子档案进行定期杀毒和数据备份，防止电子档案数据丢失或损坏。3.对声像档案进行定期检查和维护，确保声像资料的清晰度和完整性。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（二）鉴定标准根据国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况，制定档案鉴定标准，对档案的保存价值进行评估。档案的保管期限分为永久、长期（30年）、短期（10年）三种。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，根据鉴定标准确定档案的保管期限和存毁意见。3.对拟销毁的档案编制档案销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限、存毁意见等。4.将档案销毁清册报公司领导审批，经批准后实施销毁。（四）销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案采用数据擦除等方式进行销毁，确保电子档案数据彻底删除。（五）销毁记录档案销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式、监销人员等信息，并由监销人员签字确认。销毁记录应长期保存。七、档案的利用与服务（一）利用范围公司内部员工因工作需要可查阅、借阅本部门及相关部门的档案。公司外部单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，须经公司领导批准。（二）利用方式1.查阅：公司内部员工可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。查阅重要档案应填写查阅申请表，经部门负责人签字同意后，方可查阅。2.借阅：公司内部员工因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过两周，如需延期，应办理续借手续。公司外部单位借阅档案的，应提供单位介绍信和查阅申请表，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅或借阅，并做好登记和监督工作。（三）利用登记对档案的查阅、借阅等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、部门、利用档案名称、数量、利用目的、归还时间等信息，以便统计和查询。（四）利用监督档案管理人员应对档案的利用过程进行监督，确保档案的安全和完整。利用结束后，应及时收回档案，检查档案有无损坏、涂改等情况。（五）档案复制因工作需要确需复制档案的，应填写档案复制申请表，注明复制档案的名称、数量、复制用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。档案管理人员应对复制过程进行监督，确保复制件与原件一致。复制件应加盖"档案复制件"印章，并注明出处。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化管理、信息化检索利用和远程传输共享，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化系统功能1.档案录入与管理：实现档案信息的电子化录入、分类、编号、编目、存储等功能，建立档案数据库。2.检索查询：提供多种检索方式，如按档案编号、名称、日期、关键词等进行检索，快速准确地查找所需档案信息。3.借阅管理：对档案的借阅申请、审批、登记、归还等流程进行信息化管理，实现借阅信息的实时跟踪和统计。4.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密，只有授权用户才能访问和操作相关档案。5.数据备份与恢复：定期对档案数据进行备份，防止数据丢失，并具备数据恢复功能，确保在数据出现问题时能够及时恢复。6.统计报表：生成各类档案统计报表，如档案数量统计、利用情况统计等，为档案管理决策提供数据支持。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案管理信息系统的安全防护，防止信息泄露、篡改和丢失。2.采用安全可靠的网络设备和软件系统，安装防火墙、杀毒软件等安全防护措施，定期进行安全检测和漏洞修复。3.对档案管理信息系统的用户进行身份认证和权限管理，严格控制用户的访问权限，防止非法用户登录系统。4.定期对档案数据进行备份，并将备份数据存储在异地安全场所，确保数据的安全性和可恢复性。九、奖励与处罚（一）奖励对在档案管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予表彰和奖励。具体奖励方式包括：1.通报表扬。2.颁发荣誉证书。3.给予一定的物质奖励。（二）