销售行业合同管理制度

销售行业合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售合同的规范化管理，维护公司合法权益，提高销售业务效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售合同的签订、履行、变更、解除及终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法合规原则：销售合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应体现公平公正，保障双方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同签订流程1.销售业务人员在与客户洽谈达成初步合作意向后，应及时填写《合同审批表》，详细说明客户信息、项目内容、合同金额、付款方式、交货时间等关键条款。2.将《合同审批表》提交至销售部门负责人审核，销售部门负责人应重点审核合同条款的合理性、业务的可行性以及对公司利益的保障程度等，提出审核意见。3.《合同审批表》经销售部门负责人审核通过后，流转至法务部门。法务部门对合同条款进行合法性审查，确保合同不存在法律风险，并出具法律审查意见。4.若法务部门提出修改意见，销售业务人员应与客户协商修改合同条款，修改后的合同再次提交审核，直至通过法务审核。5.经销售部门负责人和法务部门审核通过的《合同审批表》，提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体业务战略和风险评估情况进行审批。6.分管领导审批通过后，销售业务人员方可与客户签订正式合同。合同签订应使用公司统一印制的合同文本，确保合同内容准确、完整、清晰。（二）合同签订注意事项1.合同主体资格审查：销售业务人员应认真核实客户的营业执照、法定代表人身份证明等相关资料，确保客户具有合法的签约主体资格。对于特殊行业客户，还需审查其行业资质证书等。2.合同条款明确：合同应明确约定双方的权利和义务，包括产品或服务的名称、规格、数量、质量标准、价格、交货地点、交货时间、付款方式、验收标准、违约责任等条款，避免模糊不清或歧义。3.价格条款：合同价格应明确具体，对于价格调整的条件和方式应做出明确约定。如有特殊价格政策，应在合同中注明。4.付款方式：应根据公司的资金回笼计划和风险承受能力，合理确定付款方式，如一次性付款、分期付款、银行承兑汇票等，并明确付款的时间节点和逾期付款的违约责任。5.知识产权条款：对于涉及公司知识产权的产品或服务，应在合同中明确知识产权归属、使用限制等条款，保护公司的知识产权。6.保密条款：对于在合同履行过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等信息，双方应签订保密协议，明确保密责任和保密期限。三、合同履行管理（一）合同执行计划制定1.销售业务人员应根据合同约定，制定详细的《合同执行计划》，明确各阶段的工作任务、责任人、时间节点等内容。2.《合同执行计划》应提交至销售部门负责人审核，确保计划的合理性和可操作性。（二）产品交付1.生产部门应根据销售合同和《合同执行计划》，按时、按质、按量组织产品生产。2.产品生产完成后，质量检验部门应按照合同约定的质量标准进行检验，确保产品质量合格。3.物流部门应根据合同约定的交货地点和时间，及时安排产品运输，确保产品安全、准时交付给客户。4.产品交付时，销售业务人员应与客户共同办理交货手续，如签收货物清单、验收报告等，并妥善保存相关凭证。（三）货款回收1.销售业务人员应密切关注合同付款条款的执行情况，及时提醒客户按时付款。2.对于逾期未付款的客户，销售业务人员应按照合同约定，及时向客户发送催款通知，并与客户沟通协商解决付款问题。3.若客户仍未按时付款，销售部门应及时将情况反馈至法务部门，由法务部门根据合同约定和相关法律法规，采取必要的法律措施，维护公司的合法权益。（四）合同履行跟踪与协调1.销售业务人员应定期对合同履行情况进行跟踪检查，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。2.对于涉及多个部门协作的合同履行事项，销售部门应负责协调各部门之间的工作，确保合同顺利履行。3.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法按时履行，销售业务人员应及时通知客户，并与客户协商解决方案，同时按照公司规定办理相关手续。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因市场情况变化、客户需求调整等原因需要变更合同条款，合同双方应协商一致，并签订《合同变更协议》。2.提出合同变更的一方应填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等。（二）变更审批1.《合同变更申请表》提交至销售部门负责人审核，销售部门负责人应评估变更对公司业务和利益的影响，提出审核意见。2.经销售部门负责人审核通过后，流转至法务部门进行合法性审查。法务部门出具法律审查意见后，提交至公司分管领导审批。3.分管领导审批通过后，合同双方方可签订《合同变更协议》。（三）变更后的合同履行1.合同变更后，销售业务人员应根据变更后的合同条款，调整《合同执行计划》，并确保各部门按照变更后的要求履行合同义务。2.对于因合同变更导致的价格调整、交货时间变化等事项，应及时与客户沟通确认，并做好相关记录。五、合同解除与终止管理（一）解除与终止情形1.合同双方协商一致，可以解除合同。2.合同约定的解除条件成就时，一方有权解除合同。3.因不可抗力致使合同目的不能实现的，合同可以解除。4.一方严重违约，另一方有权解除合同。5.合同履行完毕，合同自然终止。（二）解除与终止申请1.符合合同解除或终止条件的，提出解除或终止合同的一方应填写《合同解除/终止申请表》，详细说明解除或终止的原因及依据。2.将《合同解除/终止申请表》提交至销售部门负责人审核，销售部门负责人应审核解除或终止合同的必要性和合法性，提出审核意见。（三）审批流程1.经销售部门负责人审核通过后，流转至法务部门进行法律审查。法务部门出具法律审查意见后，提交至公司分管领导审批。2.分管领导审批通过后，合同双方按照约定办理合同解除或终止手续。（四）后续事宜处理1.合同解除或终止后，销售业务人员应及时与客户办理相关结算手续，如货款结算、费用清算等。2.对于因合同解除或终止可能涉及的违约责任、赔偿责任等问题，应按照合同约定和法律法规进行处理。3.合同解除或终止后，相关业务资料应妥善保管，以备后续查阅和审计。六、合同档案管理（一）档案收集1.销售业务人员应在合同签订后及时将合同文本及相关附件、《合同审批表》、《合同执行计划》、往来函件、验收报告、结算凭证等资料收集整理。2.合同履行过程中的所有与合同相关的文件资料都应作为档案进行收集。（二）档案整理与归档1.收集到的合同资料应按照类别、时间顺序进行整理，确保资料的完整性和准确性。2.将整理好的合同档案移交至公司档案管理部门统一归档保存。档案管理部门应建立合同档案台账，对合同档案进行详细登记和分类管理。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.如需借阅合同档案，借阅人应填写《合同档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.借阅人应妥善保管借阅的合同档案，不得擅自涂改、复印、转借或泄露档案内容。借阅期满后，应及时归还档案。（四）档案保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。七、合同风险管理（一）风险识别与评估1.销售部门应定期对销售合同进行风险识别和评估，分析合同可能存在的风险因素，如市场风险、信用风险、法律风险等。2.根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.市场风险应对：关注市场动态，及时调整销售策略和合同条款，以降低市场变化对合同履行的影响。2.信用风险应对：加强客户信用管理，对客户进行信用评级，建立客户信用档案。对于信用状况不佳的客户，采取适当的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。3.法律风险应对：加强合同法律审查，确保合同条款合法合规。定期组织合同法律培训，提高业务人员的法律意识和风险防范能力。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对销售合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，确保合同管理制度的有效执行。2.销售部门应定期向公司管理层汇报销售合同管理情况，及时发现和解决存在的问题。（二）考核评价1.建立销售合同管理考核评价机制，对销售业务人员和相关部门在合同管理工