软件企业合同管理制度

软件企业合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类软件相关合同，包括但不限于软件开发合同、软件销售合同、软件服务合同、软件外包合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规和政策的规定。2.平等互利原则：合同双方的权利和义务应对等，遵循公平、公正、公开的原则。3.协商一致原则：合同条款应经双方充分协商达成一致意见，避免出现歧义或显失公平的条款。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司高层管理人员、法务人员、财务人员、相关业务部门负责人等组成。合同管理委员会负责审议重大合同、研究解决合同管理中的重大问题、监督合同的履行情况等。（二）合同管理部门公司指定法务部门为合同管理部门，负责合同的统一归口管理工作。其主要职责包括：1.制定和完善合同管理制度，并组织实施。2.参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、解除等全过程管理。3.建立合同台账，对合同的签订、履行情况进行跟踪、统计和分析。4.负责合同纠纷的处理，参与诉讼、仲裁等法律事务。5.定期组织合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和能力。（三）业务部门职责1.负责本部门合同的起草、谈判、签订、履行等具体工作。2.及时向合同管理部门报送合同签订、履行情况等相关信息。3.配合合同管理部门处理合同纠纷，提供相关资料和证据。三、合同的签订（一）合同签订流程1.业务部门根据业务需要，发起合同签订申请，填写《合同签订申请表》，详细说明合同的基本情况、签订背景、主要条款等内容，并提交相关业务资料。2.合同管理部门对合同签订申请进行初审，重点审查合同的合法性、合规性、完整性等方面。如发现问题，及时与业务部门沟通，提出修改意见。3.法务人员对合同条款进行法律审核，从法律角度对合同的风险进行评估，提出法律意见和建议。4.财务人员对合同的财务条款进行审核，确保合同的财务收支符合公司财务制度和相关规定。5.合同管理部门将审核通过的合同提交公司领导审批。根据合同金额、重要程度等因素，按照公司的授权审批制度进行审批。6.业务部门根据审批意见，与合同对方当事人进行谈判，协商确定合同条款。达成一致后，双方签订合同。（二）合同文本要求1.合同文本应使用公司统一制定的合同模板，如无合适模板，可由业务部门起草，但必须经过合同管理部门和法务人员审核。2.合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义或容易引起争议的语言。3.合同中应明确双方的权利和义务、合同价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方式等主要条款。4.对于涉及软件知识产权、保密条款、售后服务等特殊条款，应在合同中予以明确约定。（三）合同印章管理1.公司设立合同专用章，由合同管理部门负责保管。2.合同签订时，业务部门应填写《合同用印申请表》，经合同管理部门审核、公司领导审批后，方可加盖合同专用章。3.印章管理人员应严格按照审批意见加盖合同专用章，确保印章使用的合法性和严肃性。4.合同签订后，印章管理人员应及时将合同用印申请表归档保存，以备查阅。四、合同的履行（一）履行跟踪1.业务部门负责合同的具体履行工作，应按照合同约定的时间、地点、方式等要求，全面履行合同义务。2.合同管理部门应建立合同履行跟踪台账，定期对合同的履行情况进行检查和督促，及时发现并解决合同履行过程中出现的问题。3.业务部门应定期向合同管理部门报送合同履行情况报告，包括合同执行进度、款项收付情况、存在的问题及解决方案等。（二）款项收付管理1.财务部门负责合同款项的收付管理工作，严格按照合同约定的付款方式和时间进行款项收付。2.业务部门在申请付款时，应填写《付款申请表》，附上合同副本、发票、验收报告等相关资料，经合同管理部门审核、公司领导审批后，提交财务部门办理付款手续。3.财务部门收到款项后，应及时进行账务处理，并向业务部门反馈收款情况。4.对于逾期未付款项，业务部门应及时与对方沟通催款，并将情况报告合同管理部门。合同管理部门可根据情况采取相应的措施，如发函催款、追究违约责任等。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同条款，业务部门应及时与对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订流程进行审批和管理。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，业务部门应及时通知对方，并按照合同约定的解除程序办理相关手续。解除合同后，双方应进行清算，结清款项，办理交接手续。3.合同变更或解除后，合同管理部门应及时对合同台账进行更新，并将相关资料归档保存。五、合同的归档与保管（一）归档范围公司签订的所有软件相关合同及与合同有关的文件、资料，包括合同文本、合同签订申请表、合同用印申请表、审批文件、往来信函、补充协议、验收报告、发票等，均应进行归档。（二）归档要求1.合同管理部门应在合同签订或履行完毕后及时进行归档，确保归档资料的完整性和准确性。2.归档资料应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制目录，装订成册，并注明保管期限。3.对于电子合同及相关资料，应进行备份存储，并建立电子档案管理制度，确保电子档案的安全、完整和可检索。（三）保管期限合同档案的保管期限根据合同的重要程度和性质确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管期限为13年，中期保管期限为310年，长期保管期限为10年以上。具体保管期限按照公司档案管理制度执行。（四）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。2.外单位人员因工作需要查阅合同档案的，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准后，由合同管理部门安排专人陪同查阅，并严格按照查阅范围进行查阅。3.因工作需要借阅合同档案的，应填写《合同档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经合同管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人员应按时归还档案，不得擅自转借他人。六、合同风险防范与纠纷处理（一）风险防范1.合同管理部门和法务人员应加强对合同法律法规的学习和研究，及时了解和掌握国家法律法规和政策的变化，为合同管理提供法律支持。2.在合同签订前，应对合同对方当事人的主体资格、资信状况、经营能力等进行调查和评估，防范合同主体风险。3.加强合同条款的审核，特别是对于关键条款和风险条款，要进行重点审查，确保合同条款的合法性、合规性和完整性，防范合同条款风险。4.建立合同风险预警机制，对合同履行过程中可能出现的风险进行及时预警和提示，采取相应的防范措施，降低合同风险。（二）纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时报告合同管理部门，并积极与对方协商解决。协商过程中应注意收集和保留相关证据，如合同文本、往来信函、会议纪要、验收报告、发票等。2.如协商不成，合同管理部门应及时组织法务人员、财务人员等相关人员进行分析研究，制定纠纷处理方案。根据纠纷的性质和情况，可采取协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。3.在纠纷处理过程中，应严格按照法律法规和公司规定的程序进行，维护公司的合法权益。同时，应注意保守公司的商业秘密和机密信息，避免给公司造成不必要的损失。4.纠纷处理结束后，合同管理部门应及时总结经验教训，对纠纷产生的原因、处理过程和结果进行分析，提出改进措施和建议，完善合同管理制度，防止类似纠纷再次发生。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理部门应定期对公司合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同签订、履行、变更、解除、归档等环节的执行情况，合同管理制度的落实情况等。2.监督检查可采取定期检查和不定期抽查相结合的方式进行。定期检查每年至少进行[X]次，不定期抽查根据工作需要随时进行。3.对监督检查中发现的问题，合同管理部门应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）考核评价1.公司建立合同管理考核评价制度，对各业务部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的规范性、合同履行的及时性和准确性、合同纠纷的发生率、合同档案的管理情