门店收入闭环管理制度

门店收入闭环管理制度一、总则（一）目的为加强公司门店收入管理，确保收入的完整性、准确性和及时性，规范收入操作流程，防范收入风险，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的收入管理活动，包括但不限于商品销售、服务收费、促销活动收入等各类收入来源。（三）基本原则1.合法性原则：门店收入的确认、计量和记录必须符合国家法律法规以及财务会计准则的要求。2.准确性原则：确保收入数据的真实、准确，不得虚报、漏报或错报收入信息。3.及时性原则：及时收取款项并记录收入，保证收入资金及时足额流入公司账户。4.完整性原则：涵盖门店所有收入来源，不得遗漏任何一笔收入。二、收入流程管理（一）销售环节1.商品销售门店销售人员应根据顾客需求准确提供商品信息，确保顾客清楚了解商品的规格、价格、性能等。销售交易达成后，开具销售小票，详细记录商品名称、数量、单价、总价、交易时间、顾客信息等内容。销售小票应一式多联，分别用于顾客留存、门店记账、财务核对等。对于采用电子收银系统的门店，应确保系统准确记录每一笔销售交易，并定期进行数据备份，防止数据丢失。2.服务收费明确服务项目、收费标准及服务流程，向顾客进行清晰说明。服务完成后，按照既定标准收取费用，并开具相应的服务收费凭证，注明服务内容、收费金额、服务时间等。（二）收款环节1.现金收款门店应配备专门的现金收款人员，负责收取顾客现金款项。收款人员应具备良好的职业道德，严格遵守现金收款流程。在收款时，应仔细核对销售小票或服务收费凭证上的金额与顾客交付的现金数额是否一致，确保收款金额准确无误。收取现金后，立即在销售小票或收款凭证上加盖"现金收讫"章，并将现金放入专门的现金保管箱或保险柜，在规定时间内缴存银行。每日营业结束后，现金收款人员应与门店财务人员共同对当日现金收款进行清点、核对，并填写现金交款单，将现金缴存银行。现金交款单应详细记录交款日期、交款金额、款项来源等信息，银行回执联作为收款凭证留存财务。2.非现金收款银行卡收款：门店应具备银行卡刷卡收款设备，支持常见银行卡的刷卡支付。顾客刷卡支付后，收款人员应及时核对刷卡金额与销售金额是否一致，并打印交易凭条，由顾客签字确认。交易凭条作为收款凭证的一部分，与销售小票或服务收费凭证一同留存。电子支付：包括微信支付、支付宝支付等。门店应按照支付平台的要求，正确设置收款二维码或链接，确保顾客能够顺利完成支付。收款人员应及时关注电子支付平台的收款通知，核对支付金额与销售金额是否相符。每笔电子支付交易完成后，应在销售小票或服务收费凭证上注明支付方式及交易单号等信息。支票收款：如收到顾客支票，应仔细审核支票的票面信息，包括支票金额、出票日期、收款人名称、出票人签章等是否齐全、清晰，是否在支票有效期内。对审核无误的支票，应及时填写进账单，连同支票一并送交银行办理托收手续。在支票款项到账前，不得将商品或服务交付给顾客。（三）收入确认与记录环节1.财务核对门店财务人员每日应及时收集、整理销售小票、服务收费凭证、现金交款单、交易凭条、电子支付收款通知等各类收入相关凭证，与电子收银系统记录的数据进行仔细核对。核对内容包括交易金额、交易时间、顾客信息、支付方式等，确保账实相符、账账相符。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。2.收入确认根据销售商品或提供服务的风险和报酬是否转移，按照会计准则的规定确认收入。对于已完成销售并收取款项的交易，应在当期确认收入；对于尚未完成的销售交易，如存在预收款情况，应在预收款项对应的商品或服务交付时确认收入。财务人员应依据核对无误的收入相关凭证，编制收入记账凭证，准确记录收入的类别、金额、来源等信息，并登记相应的账簿，确保收入数据及时、准确地反映在财务报表中。3.收入报表编制定期（每日、每周、每月等，具体周期根据公司管理要求确定）编制门店收入报表，反映门店在一定期间内的收入情况。收入报表应包括不同收入来源的明细数据，如商品销售收入、服务收入、促销活动收入等，并进行分类汇总。对收入报表进行分析，对比不同期间的收入数据，分析收入变动的原因，如销售数量变化、价格波动、促销活动效果等，为门店经营决策提供数据支持。三、折扣与优惠管理（一）折扣类型1.商品折扣常规折扣：根据公司商品定价策略，对部分商品设定固定的折扣率，如换季商品、滞销商品等。销售人员应按照规定的折扣率向顾客销售商品，并在销售小票上注明折扣金额和折扣率。会员折扣：针对会员顾客提供的专属折扣。会员在消费时，系统应自动识别会员身份，并按照设定的会员折扣率计算应收金额。会员折扣的设置应根据公司会员制度的规定执行，不同等级的会员享受不同的折扣优惠。2.促销活动折扣限时折扣：在特定时间段内对部分商品进行折扣促销。门店应提前制定限时折扣活动方案，明确活动时间、参与商品范围、折扣率等信息，并通过店内海报、电子显示屏、微信公众号等渠道向顾客宣传。销售人员在活动期间按照规定的折扣率销售商品，并做好销售记录。满减活动：顾客购买商品达到一定金额后，给予相应金额的减免优惠。例如，满100元减20元，满200元减50元等。门店应在销售系统中设置满减活动规则，当顾客消费金额满足条件时，系统自动计算减免金额并生成实际应收金额。赠品活动：购买指定商品赠送相应的赠品。赠品应明确标注在销售小票或宣传海报上，作为销售活动的一部分。对于赠品的成本，应按照公司财务规定进行核算，可计入销售费用或作为库存商品的损耗处理。（二）折扣审批1.常规折扣：由门店店长根据公司商品管理规定和市场情况进行审批。店长应定期审核常规折扣的执行情况，确保折扣政策符合公司利益，并根据市场变化适时调整折扣策略。2.会员折扣：会员折扣的设置和调整由公司总部会员管理部门统一审批。门店应及时将会员信息变更、折扣调整等情况反馈给总部会员管理部门，确保会员折扣政策的准确执行。3.促销活动折扣：促销活动方案需提前报公司市场部门审批。市场部门应从市场推广、成本控制、销售目标等多方面对促销活动进行评估，审批通过后方可实施。促销活动期间，门店应严格按照审批后的方案执行，不得擅自更改活动内容和折扣标准。（三）折扣记录与核算1.对于各类折扣，门店销售人员应在销售小票上准确记录折扣类型、折扣金额、折扣率等信息，确保折扣信息清晰可查。2.财务人员在进行收入核算时，应根据销售小票上的折扣记录，正确计算实际收入金额。对于折扣金额，应单独进行账务处理，冲减相应的销售收入。例如，商品销售原价为100元，折扣率为10%，则实际销售收入为90元，折扣金额10元应在账务处理中冲减销售收入。3.定期对折扣情况进行统计分析，评估折扣活动对销售业绩、毛利率等指标的影响。分析结果可作为后续折扣政策调整和促销活动策划的参考依据。四、退货与退款管理（一）退货政策1.明确门店的退货条件，一般包括商品质量问题、与描述不符、顾客误购等情况。对于因顾客个人原因不喜欢、不需要等非质量问题的退货，应根据公司具体规定进行处理，如部分商品支持在一定期限内（如7天无理由退货）退货，部分商品则不支持无理由退货。2.制定退货流程，顾客提出退货申请后，销售人员应首先确认是否符合退货条件。如符合条件，应指导顾客填写退货申请表，注明退货商品名称、数量、购买时间、退货原因等信息，并收回原销售小票。3.对于质量问题的退货，销售人员应检查商品外观、性能等是否存在质量瑕疵，并确认商品是否已使用影响二次销售。如商品存在质量问题且不影响二次销售，应予以办理退货手续。（二）退货审批1.对于符合退货条件的申请，由门店店长进行审批。店长应审核退货原因、商品情况等是否属实，确保退货处理符合公司规定和顾客权益保护原则。2.对于涉及金额较大或批量退货的情况，店长应及时向上级主管部门汇报，经上级批准后方可办理退货手续。（三）退货处理1.审批通过后，门店仓库管理人员负责接收退货商品，并对退货商品进行验收。验收内容包括商品数量、规格、质量等是否与退货申请表一致，商品外观是否完好无损。2.验收合格的退货商品应及时入库，并在库存管理系统中更新库存信息。同时，财务人员根据退货申请表和原销售记录，办理退款手续。退款方式应与原收款方式一致，如原现金收款则退还现金，原银行卡支付则通过银行转账退款至原支付银行卡，原电子支付则将款项退还至原支付账户。3.对于因质量问题退货的商品，应按照公司售后服务政策进行处理，如维修、换货、报废等。相关处理情况应记录在案，以便跟踪和统计分析。（四）退款记录与核算1.财务人员在办理退款后，应及时记录退款日期、退款金额、退款原因、退款方式等信息，并在相关账簿中进行登记，确保退款记录准确完整。2.在收入核算时，应冲减相应的销售收入。如原销售商品收入为100元，现办理退货退款100元，则应在销售收入中冲减100元，同时调整相关库存成本等科目。3.定期对退货与退款情况进行统计分析，评估退货率、退款原因分布等指标，分析对门店经营业绩和顾客满意度的影响。根据分析结果，提出改进措施，如加强商品质量管理、优化商品描述、完善售后服务等，以降低退货与退款率，提高门店运营效益。五、应收账款管理（一）信用政策制定1.根据公司业务特点和市场情况，制定门店应收账款信用政策，明确信用额度、信用期限、信用评估标准等内容。2.信用额度是指公司允许顾客在一定时期内赊购商品或服务的最高金额。信用期限是指顾客应支付货款的最长时间。信用评估标准应综合考虑顾客的信用记录、财务状况、经营规模等因素，对不同顾客设定相应的信用等级。3.对于新顾客或信用状况发生变化的顾客，应进行信用评估。信用评估可通过查阅顾客信用报告、实地考察、与供应商或合作伙伴沟通等方式进行，评估结果作为确定其信用额度和信用期限的依据。（二）应收账款监控1.门店应建立应收账款台账，详细记录每一笔应收账款的客户信息、销售日期、金额、信用期限、到期日、收款情况等。财务人员应定期对应收账款台账进行核对和更新，确保数据准确无误。2.按照信用期限和到期日，对应收账款进行分类监控。对于即将到期的应收账款，提前向顾客发送催款通知，提醒顾客按时付款。催款通知应明确欠款金额、到期日期、逾期后果等内容，可通过电话、短信、邮件、书面函件等方式发送。3.关注应收账款的账龄结构，分析不同账龄段应收账款的占比和变化趋势。对于账龄较长的应收账款，应加大催收力度，采取必要的催收措施，如上门催收、法律诉讼等，以降低坏账风险。（三）应收账款催收1.对于逾期未付款的顾客，根据逾期时间和欠款金额采取不同的催收策略。对于逾期较短的顾客，以友好提醒为主，通过电话或短信方式与顾客沟通，了解未付款原因，争取尽快收回款项。对于逾期较长且欠款金额较大的顾客，可安排专人上门催收。催收人员应具备良好的沟通技巧和法律知识，向顾客说明逾期付款的不利后果，要求顾客尽快制定还款计划并履行还款义务。对于多次催收无效且欠款金额较大的顾客，可考虑通过法律途径解决。委托专业律师事务所发送律师函或提起诉讼，维护公司的合法权益。2.在催收过程中，应注意保留相关证据，如催款通知回执、电话录音、短信记录、上门催收照片等，以备后续可能的法律纠纷使用。（四）坏账处理1.对于确实无法收回的应收账款，按照公司财务制度的规定进行坏账核销。坏账核销需经过严格的审批流程，由门店提出申请，详细说明坏账形成原因、催收过程及相关证据，经财务部门审核、公司管理层批准后进行核销处理。2.已核销的坏账应建立备查账簿，继续保留对该客户的追索权。如后期发现该客户有还款能力或有新的线索表明可以收回部分或全部款项，应及时恢复应收账款并进行催收。六、收入审计与监督（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对门店收入进行审计，检查收入管理制度的执行情况、收入流程的合规性、收入数据的准确性等。2.审计内容包括销售交易记录、收款凭证、折扣与优惠处理、退货与退款管理、应收账款管理等方面。通过查阅相关文件、凭证，核对系统数据，实地盘点库存等方式进行审计工作。3.内部审计人员应编制审计报告，详细记录审计发现的问题、问题产生的原因及影响，并提出改进建议和措施。门店应根据审计报告及时整改存在的问题，完善收入管理流程和制度。（二）财务监督1.门店财务人员应加强对收入业务的日常监督，确保收入操作符合公司规定和财务制度要求。每日对收入数据进行核对和分析，及时发现异常情况并向店长汇报。2.财务部门定期对门店收入情况进行汇总分析，对比不同门店、不同时期的收入数据，评估收入目标完成情况，分析收入变动趋势及原因，为公司管理层决策提供财务数据支持。3.对于重大收入事项或涉及金额较大的收入交易，财务部门应进行重点监督，参与相关业务流程的审核和决策，确保收入的真实性、合法性和准确性。（三）外部监督1.接受税务机关等外部监管部门的监督检查，确保门店收入按照国家税收法律法规的规定进行申报和缴纳税款。2.配合会计师事务所等中介机构的审计工作，提供真实、完整的收入相关资料，确保公司财务报表的真实性和可靠性。七、信息系统管理（一）系统功能要求1.门店使用的收入管理信息系统应具备完善的销售记录、收款管理、折扣与优惠处理、退货与退款管理、应收账款管理等功能模块，确保能够准确记录和处理各类收入业务。2.系统应能够实时更新库存信息，根据销售情况自动调整库存数量，避免因库存管理不善导致的销售失误或退货积压。3.具备数据备份和恢复功能，定期对收入相关数据进行备份，防止数据丢失。在系统出现故障或数据损坏时，能够及时恢复数据，确保业务的连续性。4.支持多维度的数据查询和统计分析功能，能够按照不同条件（如时间、门店、商品类别、顾