财务会计档案管理制度

财务会计档案管理制度一、总则1.目的为了加强公司财务会计档案管理，保证财务会计档案的安全与完整，规范财务会计档案的整理、保管、查阅和销毁等行为，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》以及国家有关财务会计档案管理的规定，结合本公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分子公司的财务会计档案管理工作。财务会计档案是指公司在进行财务会计核算过程中形成的，记录和反映公司经济业务的重要历史资料和证据，包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告以及其他会计资料等。3.管理职责公司财务部负责财务会计档案的整理、装订、保管、移交等具体工作，并对财务会计档案的真实性、完整性和安全性负责。公司档案管理部门负责指导、监督和检查财务会计档案管理工作，提供必要的档案管理设施和场地，对财务会计档案进行统一保管，并按照规定办理档案的查阅、借阅和销毁等手续。各部门应积极配合财务部和档案管理部门做好财务会计档案管理工作，及时将应归档的财务会计资料移交财务部，确保财务会计档案的及时、完整收集。二、财务会计档案的内容1.会计凭证原始凭证，包括发票、收据、报销单、借款单、银行结算凭证等。记账凭证，根据审核无误的原始凭证编制，记录经济业务的会计分录和摘要。2.会计账簿总账，按照会计科目分类登记经济业务的总括情况。明细账，按照明细科目分类登记某一类经济业务的详细情况，如应收账款明细账、应付账款明细账、存货明细账等。日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，序时记录现金和银行存款的收支情况。其他辅助账簿，如固定资产卡片、低值易耗品台账、往来账备查簿等。3.财务会计报告月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。季度财务会计报告，在月度财务会计报告的基础上，增加一些分析性指标和说明。半年度财务会计报告，全面反映公司上半年的财务状况和经营成果。年度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及附注等，对公司全年的财务状况、经营成果和现金流量进行综合反映和分析。4.其他会计资料银行对账单及余额调节表，记录公司银行账户与银行之间的资金往来情况，以及对未达账项进行调节的记录。纳税申报表及税务资料，包括增值税申报表、企业所得税申报表、印花税申报表等，以及相关的税务审计报告、税务处理决定书等。财务预算、财务分析报告，对公司未来一定时期的财务收支情况进行预测和规划，以及对公司财务状况和经营成果进行分析和评价的报告。会计电算化数据备份，包括财务软件生成的电子会计凭证、会计账簿、财务会计报告等数据的备份，以防止数据丢失。财务印章使用记录，记录公司财务印章的使用情况，包括使用日期、使用人、使用事项等。财务人员交接清单，记录财务人员离职或岗位调动时，交接的财务会计资料、财务印章、未了事项等情况。三、财务会计档案的整理1.整理原则遵循会计核算的规律，保持财务会计资料之间的内在联系，便于查阅和利用。按照财务会计档案的形成时间、类别、保管期限等进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。2.会计凭证整理每月终了，会计人员应对当月的会计凭证进行整理。将原始凭证按照经济业务发生的先后顺序排列，同类原始凭证应粘贴在一起，并在粘贴单上注明张数、金额等信息。根据原始凭证编制记账凭证，记账凭证应填写完整，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等签字或盖章。将记账凭证连同原始凭证按照编号顺序装订成册，在装订线上加贴封签，并由装订人在封签处签名或盖章。装订后的记账凭证应整齐、牢固，不得有折角、缺页等现象。在记账凭证封面上注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、起止编号、本月共几册、本册是第几册等信息。3.会计账簿整理年度终了，会计人员应对各种会计账簿进行整理。将账页从账簿中取出，检查账页是否齐全，有无缺页、漏记等情况。对于活页式账簿，应将账页按照顺序编号，并加具封面和封底，装订成册。对于订本式账簿，应保持原有装订状态，不得随意拆封。在账簿封面上注明单位名称、账簿名称、年度、起止日期等信息，并由记账人员、会计主管等签字或盖章。将整理好的会计账簿按照类别、保管期限等分别存放，便于查阅和保管。4.财务会计报告整理年度终了，财务部门应将全年的财务会计报告按照月份、季度、半年度、年度顺序进行整理。将各类财务会计报告分别装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、报告种类、报告期等信息。对于财务会计报告中的附注，应单独成册，并与相应的财务会计报告装订在一起。将整理好的财务会计报告按照保管期限等分别存放，同时建立财务会计报告目录，便于查阅和检索。5.其他会计资料整理对于银行对账单及余额调节表，应按照月份或季度进行整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、月份或季度、银行账号等信息。纳税申报表及税务资料应按照税种、申报期等进行分类整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、税种、申报期等信息。财务预算、财务分析报告等应按照年度或季度进行整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度或季度、报告名称等信息。会计电算化数据备份应定期进行整理，将备份数据存储在安全的介质上，并注明备份日期、备份内容等信息。财务印章使用记录、财务人员交接清单等应按照时间顺序进行整理，装订成册，并在封面上注明单位名称、年度、记录名称等信息。四、财务会计档案的保管1.保管期限会计凭证类，保管期限为30年。会计账簿类，总账、明细账、日记账等保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。财务会计报告类，月度、季度、半年度财务会计报告保管期限为10年，年度财务会计报告永久保管。其他会计资料类，银行对账单及余额调节表保管期限为10年，纳税申报表及税务资料保管期限为10年，财务预算、财务分析报告等保管期限为10年，会计电算化数据备份保管期限为3年，财务印章使用记录、财务人员交接清单等保管期限为10年。2.保管要求财务会计档案应存放在专用的档案柜中，按照类别、保管期限等分类存放，并建立档案索引，便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，确保财务会计档案的安全。财务会计档案应保持整洁、完整，不得随意涂改、损坏、丢失。如有破损、褪色等情况，应及时进行修复或复制。财务会计档案管理人员应定期对档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。3.电子档案保管公司应建立财务会计电子档案管理制度，对电子档案的存储、备份、使用、安全等进行规范。财务会计电子档案应存储在安全的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应分别存储在不同的介质上，并异地存放。财务会计电子档案应设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问和使用。访问电子档案时，应进行身份验证和操作记录。定期对财务会计电子档案进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可用性。如发现电子档案损坏或丢失，应及时进行修复或恢复。五、财务会计档案的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅财务会计档案时，应填写《财务会计档案查阅申请表》，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅目的等信息，并经所在部门负责人和财务部门负责人批准。查阅财务会计档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案室。如需复印或复制档案资料，应经档案管理人员同意，并在复印件上注明用途。查阅财务会计档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损等。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理人员，并办理归还手续。2.借阅规定公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅财务会计档案时，应持有单位介绍信或相关证明文件，填写《财务会计档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅人姓名、借阅单位名称、借阅内容、借阅目的、归还日期等信息，并经公司财务部门负责人和公司主管领导批准。借阅财务会计档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，借阅人员不得擅自将档案带出公司。如需复印或复制档案资料，应经档案管理人员同意，并在复印件上注明用途。借阅财务会计档案的期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。借阅人员应在规定的期限内归还档案，并办理归还手续。借阅人员应对所借阅的财务会计档案的安全和完整负责，不得转借、转让、丢失、损坏档案资料。如发生档案资料丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。六、财务会计档案的销毁1.销毁条件财务会计档案保管期满，需要销毁时，由财务部提出销毁意见，会同档案管理部门共同鉴定，编造财务会计档案销毁清册。对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的财务会计档案不得销毁。2.销毁程序财务部会同档案管理部门编制财务会计档案销毁清册，详细列出拟销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。财务会计档案销毁清册应经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人、公司主管领导签字批准。销毁财务会计档案时，应由财务部、档案管理部门共同派员监销。监销人员在销毁档案前，应当按照销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司主管领导。3.销毁记录财务会计档案销毁后，应将销毁清册及销毁记录永久保存。销毁记录应包括销毁日期、销毁地