保密器材室管理制度

保密器材室管理制度一、总则（一）目的为加强公司保密器材室的管理，确保保密器材的安全、完整和有效使用，防止保密器材的丢失、损坏、泄密等情况发生，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司保密器材室的管理，包括保密器材的采购、存储、使用、维护、销毁等环节，以及涉及保密器材使用的所有人员。（三）基本原则1.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，确保保密器材在各个环节不发生泄密事件。2.安全性原则：采取必要的安全措施，保障保密器材的存储、使用安全，防止被盗、损坏等情况。3.规范性原则：规范保密器材的管理流程，明确各环节的操作要求和责任，确保管理工作有序进行。二、保密器材的定义与范围（一）定义保密器材是指用于保护公司商业秘密、敏感信息等，防止信息泄露的各类设备、工具和材料。（二）范围1.加密设备：如加密硬盘、加密U盘、加密软件等。2.存储介质：包括光盘、磁带、移动硬盘等用于存储保密信息的介质。3.防窃听、防偷拍设备：如干扰器、屏蔽器、摄像头探测器等。4.保密文件柜、保险箱等存储容器。5.其他经公司认定为保密用途的器材。三、职责分工（一）保密委员会1.负责审批保密器材室的建设、改造、设备采购等重大事项。2.监督保密器材室管理制度的执行情况，对违规行为进行处理。（二）人事行政部门1.负责保密器材室的日常管理工作，包括人员出入登记、安全检查等。2.制定保密器材的采购计划，组织采购、验收、入库等工作。3.建立保密器材台账，记录器材的采购、使用、维护、销毁等情况。（三）使用部门1.根据工作需要，提出保密器材的领用申请，并负责器材的正确使用和日常保管。2.定期对使用的保密器材进行检查，发现问题及时报告并配合处理。（四）安全保卫部门1.负责保密器材室的安全保卫工作，制定安全保卫制度，加强巡逻和监控。2.协助人事行政部门进行安全检查，对发现的安全隐患及时整改。（五）保密管理员1.具体负责保密器材的日常管理，包括器材的存放、发放、回收等。2.对保密器材的使用情况进行监督，确保器材的规范使用。3.协助做好保密器材的维护、保养和报废鉴定等工作。四、保密器材的采购与验收（一）采购1.使用部门根据工作需要，填写《保密器材采购申请表》，详细说明器材名称、规格、数量、用途等，经部门负责人审核后提交人事行政部门。2.人事行政部门对采购申请进行审核，符合要求的报保密委员会审批。3.经审批通过后，人事行政部门按照公司采购流程进行采购，选择具有资质、信誉良好的供应商。4.采购合同中应明确保密器材的规格、质量标准、售后服务等条款，并要求供应商签订保密协议，确保其对所提供器材的保密性负责。（二）验收1.保密器材到货后，人事行政部门组织相关人员进行验收。验收人员应包括使用部门代表、保密管理员等。2.验收内容包括器材的数量、规格、型号、质量、外观等是否与采购合同一致，是否具备相关的技术资料和证书。3.对加密设备等关键保密器材，应进行功能测试，确保其加密性能、存储容量等符合要求。4.验收合格后，填写《保密器材验收单》，相关人员签字确认。验收不合格的，及时与供应商联系退换货或整改。五、保密器材的存储（一）存储环境1.保密器材室应设置在安全、保密的区域，远离人员密集场所和易发生火灾、盗窃等事故的区域。2.室内应保持干燥、通风良好，温度、湿度适宜，配备必要的消防、防盗设备，如灭火器、防盗门、监控摄像头等。3.保密器材应分类存放，不同类型的器材应分开存储，并有明显的标识。（二）存储方式1.加密设备、存储介质等应存放在专门的文件柜或保险箱内，文件柜和保险箱应具备一定的防盗、防火、防潮性能。2.保密文件柜应设置密码锁或钥匙锁，并由专人负责保管钥匙或密码。3.存储介质应按照重要程度、存储内容等进行分类标识，存放在防静电、防磁的存储盒或袋中。（三）库存管理1.保密管理员应建立保密器材库存台账，详细记录器材的名称、规格、型号、数量、入库时间、存放位置等信息。2.定期对库存保密器材进行盘点，确保账物相符。发现账物不符的，应及时查明原因并报告处理。3.对长期闲置或不再使用的保密器材，应及时清理并报告人事行政部门，按照规定进行处理。六、保密器材的使用（一）领用1.使用部门人员因工作需要领用保密器材时，填写《保密器材领用申请表》，注明器材名称、规格、数量、使用期限等，经部门负责人审核后提交保密管理员。2.保密管理员根据库存情况进行发放，并在《保密器材领用登记表》上记录领用时间、领用人、器材名称、规格、数量等信息。3.领用人应签字确认领取的保密器材，并负责妥善保管和正确使用。（二）使用规范1.严格按照保密器材的使用说明书进行操作，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。2.使用加密设备存储保密信息时，应按照规定设置高强度密码，并定期更换。3.在使用存储介质存储保密信息前，应进行格式化或加密处理，确保信息存储安全。4.禁止在非保密环境下使用保密器材处理或存储保密信息。5.使用过程中如发现保密器材出现故障或异常情况，应立即停止使用，并报告保密管理员和相关部门进行处理。（三）归还1.使用完毕后，领用人应及时将保密器材归还保密器材室，并填写《保密器材归还登记表》。2.保密管理员对归还的保密器材进行检查，确认器材完好无损、功能正常后，办理归还手续。3.如发现归还的保密器材有损坏或丢失情况，领用人应说明原因，并按照规定进行赔偿。七、保密器材的维护与保养（一）定期维护1.保密管理员应制定保密器材维护计划，定期对保密器材进行维护保养，确保其性能良好、运行正常。2.对加密设备、存储介质等，应定期进行杀毒、数据备份等操作，防止数据丢失或被病毒感染。3.对防窃听、防偷拍设备等，应定期进行功能测试和检查，确保其正常工作。（二）故障维修1.保密器材出现故障时，使用部门应及时报告保密管理员，由保密管理员联系专业维修人员进行维修。2.在维修过程中，应确保维修人员具备相关资质和保密意识，维修人员应对维修过程中接触到的保密信息严格保密。3.维修后的保密器材应进行测试和验收，合格后方可继续使用。（三）报废处理1.保密器材因损坏、老化等原因无法继续使用时，由使用部门提出报废申请，填写《保密器材报废申请表》，说明报废原因、器材名称、规格、型号、数量等。2.人事行政部门组织相关人员对报废申请进行鉴定，确认符合报废条件的，报保密委员会审批。3.经审批通过后，由人事行政部门负责联系专业的销毁机构对报废的保密器材进行销毁，并填写《保密器材销毁登记表》，记录销毁时间、地点、方式等信息。八、人员管理（一）人员出入管理1.进入保密器材室的人员必须经过授权，佩戴有效证件，并进行登记。登记内容包括姓名、部门、进入时间、事由等。2.非本公司人员因工作需要进入保密器材室的，必须经公司相关部门负责人批准，并在专人陪同下进入。进入人员应遵守保密规定，不得擅自操作或查看保密器材。3.严禁无关人员进入保密器材室。（二）人员培训1.对涉及保密器材使用的人员，应定期进行保密培训，提高其保密意识和操作技能。2.培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密器材的使用方法和注意事项等。3.培训后应进行考核，考核合格后方可继续从事相关工作。（三）人员监督1.加强对保密器材使用人员的日常监督，发现违规行为及时纠正和处理。2.保密管理员应定期检查保密器材的使用情况，确保使用人员严格按照规定操作。3.对违反保密规定的人员，按照公司相关制度进行处罚，情节严重的依法追究法律责任。九、安全与保密措施（一）安全措施1.保密器材室应安装监控摄像头，24小时进行监控，监控资料保存一定期限，以备查阅。2.配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.制定安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。（二）保密措施1.对保密器材室的门窗、文件柜等进行加固，防止外部人员非法侵入。2.对保密器材的存储、使用等信息严格保密，未经授权不得向任何单位或个人透露。3.在保密器材上标注保密标识，提醒使用人员注意保密。十、监督与检查（一）内部监督1.人事行政部门定期对保密器材室的管理情况进行检查，包括器材的存储、使用、维护等环节。2.保密委员会不定期对保密器材室进行抽查，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对保密器