规范完善合同管理制度

规范完善合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门对外签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订、履行必须遵守国家法律法规的规定。2.平等自愿原则：合同双方当事人在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同内容应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。4.诚实守信原则：合同双方当事人应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同管理部门及职责（一）法务部门1.负责合同文本的合法性审查，对合同条款是否符合法律法规的规定进行审核。2.参与重大合同的谈判，提供法律意见和建议。3.处理合同纠纷，代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序。（二）业务部门1.负责合同的起草、谈判、签订工作，确保合同内容符合业务需求。2.组织合同的履行，及时解决合同履行过程中出现的问题。3.负责合同的变更、解除等事宜的提出和办理。（三）财务部门1.负责对合同涉及的资金收付进行审核和监督。2.参与合同的评审，对合同的付款方式、结算期限等条款提出意见和建议。（四）行政部门1.负责合同档案的管理，包括合同的签订、履行、变更、解除等资料的收集、整理、归档。2.协助业务部门办理合同的审批手续，提供必要的行政支持。三、合同签订流程（一）合同起草1.业务部门根据业务需求起草合同文本，合同内容应明确双方的权利义务、标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任等条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，避免使用模糊、歧义的表述。（二）合同评审1.业务部门将起草好的合同文本提交给法务部门、财务部门、行政部门等相关部门进行评审。2.各评审部门应在规定的时间内对合同文本进行审核，并提出修改意见和建议。3.业务部门根据评审意见对合同文本进行修改完善，确保合同文本符合公司利益和法律法规的要求。（三）合同审批1.修改后的合同文本经业务部门负责人审核签字后，提交给公司领导审批。2.公司领导根据合同的重要程度和风险程度进行审批，审批通过后在合同文本上签字盖章。（四）合同签订1.合同经公司领导审批通过后，由业务部门负责与对方当事人签订合同。2.签订合同应使用公司统一印制的合同文本，合同文本一式多份，双方当事人各执一份，公司留存一份。3.签订合同应加盖公司公章或合同专用章，法定代表人或授权代表人签字。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应及时组织相关人员进行合同交底，明确合同的履行要求、责任分工等事项。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认。（二）合同执行1.业务部门应按照合同约定全面履行合同义务，确保合同的顺利执行。2.在合同履行过程中，如发现对方当事人有违约行为或可能影响合同履行的情况，应及时采取措施并向公司领导报告。（三）合同变更1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与对方当事人协商一致，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行审批和签订。（四）合同解除1.合同履行过程中，如出现法定或约定的解除事由，业务部门应及时与对方当事人协商解除合同，并签订书面的合同解除协议。2.合同解除协议应按照合同签订流程进行审批和签订。（五）合同纠纷处理1.合同履行过程中如发生纠纷，业务部门应及时收集相关证据，并与对方当事人进行协商解决。2.协商不成的，应及时向公司领导报告，并根据纠纷的性质和情况，决定是否通过诉讼、仲裁等法律途径解决。3.在合同纠纷处理过程中，法务部门应提供法律支持和协助。五、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，业务部门应及时将合同文本及相关资料提交给行政部门进行归档。2.合同履行过程中产生的变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等资料也应及时提交给行政部门归档。（二）档案整理1.行政部门应按照合同类别、时间顺序等对合同档案进行整理，确保档案资料的完整性和规范性。2.合同档案应包括合同文本、审批文件、评审意见、变更协议、解除协议、往来函件、纠纷处理文件等资料。（三）档案保管1.行政部门应建立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照档案管理的相关规定进行分类存放，便于查阅和使用。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到行政部门查阅。2.查阅合同档案应在行政部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自复印、拍照、涂改、损毁合同档案。3.外部单位因工作需要查阅合同档案的，应经公司领导批准，并按照公司的相关规定办理查阅手续。六、合同监督与考核（一）监督检查1.法务部门、财务部门、行政部门等相关部门应定期对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见和建议。2.公司领导也可根据工作需要对合同管理情况进行不定期的监督检查。（二）考核评价1.公司应建立合同管理考核评价制度，对业务部门的合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标应包括合同签订的及时性、合同履行的情况、合同纠纷的处理情况、合同档案的管理情况等。3.考核评价结果应与业务部门的绩