集团行政日常管理制度

集团行政日常管理制度一、总则（一）目的为规范集团行政日常管理工作，提高工作效率，确保各项工作有序开展，营造良好的工作环境，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各下属子公司全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：各项管理规定应符合国家法律法规及相关政策要求。2.规范化原则：明确各项工作流程和标准，确保管理工作的规范性和一致性。3.效率原则：以提高工作效率为核心，优化工作流程，减少不必要的环节和延误。4.服务原则：行政部门要树立服务意识，为员工提供优质、高效的服务，保障公司各项业务顺利进行。二、办公环境管理（一）办公区域规划1.集团根据各部门职能和工作需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公地点。2.办公区域应保持整洁、卫生，通道畅通无阻，不得堆放杂物。（二）办公设施配备1.为员工配备必要的办公桌椅、电脑、打印机、复印机等办公设备，确保正常办公需求。2.定期对办公设备进行检查、维护和更新，确保设备正常运行。（三）环境卫生维护1.实行区域责任制，各部门负责本区域的环境卫生清扫和保持。2.每天上班前和下班后，员工应清理各自办公区域的垃圾，保持桌面整洁。3.每周组织一次全集团范围的卫生大扫除，对公共区域进行全面清洁。（四）噪音与安全管理1.员工在办公区域内应保持安静，避免大声喧哗、播放高分贝音乐等影响他人工作的行为。2.加强安全意识教育，提高员工的安全防范能力。办公区域内严禁吸烟，严禁使用大功率电器，确保用电安全。3.定期对办公区域进行安全检查，及时消除安全隐患。三、办公用品管理（一）办公用品采购1.行政部门根据各部门需求，制定办公用品年度采购计划，报集团领导审批后执行。2.采购办公用品应选择正规供应商，确保产品质量和售后服务。在采购过程中，要进行多方比价，选择性价比高的产品。3.对于批量采购的办公用品，应签订采购合同，明确双方的权利和义务。（二）办公用品发放1.设立办公用品仓库，对采购的办公用品进行分类存放、登记造册。2.员工根据工作需要，填写办公用品领用申请表，经部门负责人签字后到仓库领取。3.仓库管理人员应按照申请表的内容发放办公用品，并做好发放记录。（三）办公用品使用与节约1.员工应爱护办公用品，合理使用，杜绝浪费。2.对于可重复使用的办公用品，如文件夹、笔记本等，应妥善保管，以便下次使用。3.行政部门定期对办公用品的使用情况进行统计和分析，对于浪费严重的部门或个人进行通报批评，并采取相应的措施加以控制。四、文件与档案管理（一）文件管理1.文件的起草、审核、签发应按照集团规定的流程进行。重要文件应由相关部门负责人审核后，报集团领导签发。2.文件应分类编号，妥善存放。电子文件应按照规定的文件夹结构进行存储，并定期备份，防止数据丢失。3.严格控制文件的传阅范围，确保文件及时、准确地传达给相关人员。传阅文件时，应做好传阅记录，注明传阅时间、传阅人等信息。4.文件的借阅应履行审批手续，借阅人应在规定时间内归还文件，不得擅自转借他人或涂改、损坏文件。（二）档案管理1.档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等，各部门应指定专人负责档案的收集、整理、归档工作。2.档案应按照年度、类别进行分类整理，编制目录索引，便于查找和利用。3.建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限。借阅档案时，借阅人应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理人员签字同意后方可借阅。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。对过期、无用的档案，应按照规定进行销毁处理，并做好销毁记录。五、会议管理（一）会议分类1.集团会议分为年度工作会议、季度工作会议、月度工作会议、专题会议等。2.年度工作会议总结上一年度工作，部署本年度工作任务；季度工作会议和月度工作会议汇报阶段性工作进展情况，分析存在的问题，提出下一步工作计划；专题会议针对特定事项进行讨论和决策。（二）会议组织1.行政部门负责会议的组织工作，包括会议通知的发送、会议场地的安排、会议资料的准备等。2.会议通知应提前发送给参会人员，明确会议的时间、地点、主题、议程等内容。3.会议资料应在会议前准备齐全，包括会议报告、文件、图表等，并提前分发给参会人员。（三）会议纪律1.参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织者请假。2.参会人员应认真听取会议内容，做好会议记录，不得在会议期间交头接耳、玩手机、打瞌睡等。3.会议期间应保持良好的秩序，尊重发言人，不得随意打断他人发言。（四）会议决议执行1.会议结束后，行政部门应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后发送给参会人员和相关部门。2.各部门应按照会议决议，制定具体的工作计划和措施，并认真组织实施。行政部门负责对会议决议的执行情况进行跟踪和检查，及时向集团领导汇报。六、车辆管理（一）车辆配备1.根据集团业务需要，合理配备公务车辆，确保工作用车需求。2.车辆应统一标识，便于识别和管理。（二）车辆调度1.行政部门负责车辆的调度工作，根据工作任务和用车需求，合理安排车辆使用。2.员工因工作需要用车，应提前填写用车申请表，经部门负责人签字后提交给行政部门。行政部门根据车辆情况进行调度，并及时通知驾驶员。（三）车辆使用1.驾驶员应严格遵守交通规则，安全驾驶，确保行车安全。2.车辆使用过程中，驾驶员应做好车辆的日常维护和保养工作，定期检查车辆的性能和安全状况，及时发现和排除故障。3.严禁公车私用，如有违反规定的行为，将严肃处理。（四）车辆维修与保养1.车辆维修和保养应按照规定的流程进行。驾驶员发现车辆故障后，应及时报告行政部门，由行政部门安排车辆到指定的维修厂进行维修。2.维修厂应提供详细的维修清单和发票，经行政部门审核后报销。3.定期对车辆进行保养，确保车辆性能良好，延长车辆使用寿命。七、印章管理（一）印章种类集团印章分为公章、合同专用章、财务专用章、法人章等。（二）印章保管1.设立印章保管制度，明确印章保管人员及其职责。公章由行政部门负责人保管，合同专用章由法务部门负责人保管，财务专用章和法人章由财务部门负责人保管。2.印章保管人员应妥善保管印章，不得擅自将印章转借他人或带出办公区域。（三）印章使用1.印章使用应严格履行审批手续。使用印章时，申请人应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用时间、使用部门等信息，经相关部门负责人和集团领导审批后，方可使用印章。2.印章保管人员应按照审批意见进行用印，并做好用印记录。用印记录应包括用印时间、用印文件名称、用印份数、申请人等信息。（四）印章废止1.印章因损坏、遗失等原因需要废止时，保管人员应及时报告行政部门，并按照规定进行处理。2.废止的印章应妥善保管，不得随意丢弃，待集团批准后统一销毁，并做好销毁记录。八、证照管理（一）证照种类集团证照包括营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、荣誉证书等。（二）证照保管1.设立证照保管制度，指定专人负责证照的保管工作。证照保管人员应妥善保管证照，确保证照的安全和完整。2.证照应存放在专门的保险柜或文件柜中，并做好防盗、防火、防潮等措施。（三）证照使用1.员工因工作需要使用证照时，应填写证照使用申请表，经部门负责人和集团领导审批后，到证照保管人员处领取。2.证照使用完毕后，应及时归还证照保管人员，并做好归还记录。（四）证照年检与换证1.证照保管人员应定期关注证照的年检和换证时间，提前做好准备工作。2.按照相关部门的要求，及时办理证照的年检和换证手续，确保证照的有效性。九、通讯与网络管理（一）通讯管理1.集团为员工配备必要的通讯工具，如手机、固定电话等。员工应妥善保管通讯工具，不得擅自转借他人或损坏。2.员工应保持通讯畅通，以便及时接收工作任务和信息。如有特殊情况需要变更手机号码或停机，应提前通知行政部门。（二）网络管理1.集团建立内部网络系统，为员工提供办公所需的网络服务。员工应遵守网络使用规定，不得利用网络从事与工作无关的活动，如浏览不良网站、下载非法软件等。2.加强网络安全管理，设置防火墙、安装杀毒软件等，防止网络病毒和恶意攻击。定期对网络系统进行维护和更新，确保网络的稳定运行。3.员工应妥善保管网络账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。如发现账号被盗用或密码泄露，应及时报告行政部门，并采取相应的措施进行处理。十、接待管理（一）接待原则1.热情周到原则：以热情、友好的态度接待来访客人，提供优质的服务。2.对口接待原则：根据来访客人的目的和性质，安排相应的部门或人员进行接待。3.勤俭节约原则：在接待过程中，要严格控制费用支出，避免铺张浪费。（二）接待流程1.接待人员接到来访通知后，应及时了解来访客人的基本情况、来访目的和行程安排，提前做好接待准备工作。2.根据来访客人的情况，安排合适的接待场所，并准备好相关的资料和饮品。3.接待过程中