信息共享室管理制度

信息共享室管理制度一、总则（一）目的为规范信息共享室的管理，确保信息的安全、有序共享，提高公司工作效率，促进各部门之间的协作与沟通，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有员工及因工作需要进入信息共享室的外部人员。（三）基本原则1.安全保密原则：确保共享信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改或丢失。2.规范有序原则：对信息共享室的使用、信息存储与管理等进行规范，保证各项工作有序开展。3.便捷高效原则：在确保安全保密的前提下，为员工提供便捷的信息共享渠道，提高工作效率。二、信息共享室管理职责（一）管理部门公司行政部负责信息共享室的日常管理工作，包括场地维护、设备管理、安全保障等。（二）使用部门及人员职责1.使用部门负责本部门共享信息的整理、上传和更新，确保信息的准确性和及时性。监督本部门员工在信息共享室的使用行为，遵守相关管理制度。2.使用人员严格遵守信息共享室的各项管理制度，爱护室内设备和设施。按照规定的流程使用共享信息，不得擅自传播、篡改或删除共享信息。离开信息共享室时，及时关闭设备电源，整理好个人物品。三、信息共享室使用规定（一）开放时间信息共享室的开放时间为[具体开放时间段]，如有特殊情况需要调整，行政部将提前通知。（二）使用申请1.公司员工因工作需要使用信息共享室，需提前[x]小时向行政部提交《信息共享室使用申请表》，注明使用时间、使用人数、使用目的等信息。2.行政部根据申请情况进行审核，审核通过后予以安排，并及时通知申请人。3.外部人员因工作需要进入信息共享室，需由公司相关部门负责人提前向行政部提交申请，并注明外部人员的基本信息、来访目的、陪同人员等，经公司领导批准后方可进入。（三）使用权限1.经授权的公司员工可在规定的开放时间内进入信息共享室使用相关设备和共享信息。2.外部人员进入信息共享室后，应在公司陪同人员的陪同下，按照指定的区域和用途使用，不得擅自更改或扩大使用范围。（四）使用行为规范1.保持信息共享室内安静，不得大声喧哗、追逐打闹。2.爱护室内设备和设施，如发现设备故障或损坏，应及时向行政部报告，不得自行拆卸或维修。3.保持室内整洁卫生，不得随地吐痰、乱扔垃圾，使用完毕后应将桌椅摆放整齐，清理好个人使用区域。4.不得在信息共享室内吸烟、饮食、存放易燃、易爆等危险物品。5.严格遵守信息安全规定，不得在共享信息中涉及国家机密、商业秘密及个人隐私等敏感信息。6.不得擅自将共享信息拷贝、带出信息共享室，如需使用，应按照规定的流程进行申请。四、信息共享管理（一）信息分类与整理1.共享信息分为公司文件、部门文档、项目资料、行业资讯等类别，各部门应根据信息的性质和用途进行分类整理。2.共享信息应按照统一的命名规则进行命名，确保文件名清晰、准确，便于查找和识别。（二）信息上传与更新1.各部门负责将本部门产生的共享信息及时上传至信息共享室，并确保信息的完整性和准确性。2.对于共享信息的更新，应注明更新日期和更新内容，以便其他人员了解信息的变化情况。3.涉及多个部门的共享信息，由相关部门共同负责整理和上传，并确保信息的一致性。（三）信息查询与使用1.公司员工可通过信息共享室的检索系统或共享文件夹，按照权限查询和使用共享信息。2.在查询共享信息时，应根据关键词、分类等方式进行精准查找，提高查询效率。3.使用共享信息时，应尊重信息提供者的知识产权，不得擅自将共享信息用于商业目的或其他非法用途。（四）信息安全与保密1.行政部负责对信息共享室的信息安全进行管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、数据加密、访问控制等，防止信息泄露和恶意攻击。2.对涉及公司机密和敏感信息的共享，应设置严格的访问权限，仅限经过授权的人员访问。3.员工在使用共享信息时，应严格遵守保密规定，不得向无关人员透露共享信息的内容。如发现信息安全问题，应及时向行政部报告。五、信息共享室设备管理（一）设备配备信息共享室内配备电脑、打印机、复印机、扫描仪、投影仪等设备，以满足员工的信息共享和办公需求。（二）设备使用1.员工在使用设备前，应熟悉设备的操作方法和注意事项，按照操作规程进行操作。2.使用设备过程中如发现故障或异常情况，应立即停止使用，并向行政部报告。未经允许，不得擅自修理设备。3.使用完毕后，应及时关闭设备电源，整理好设备周边环境。（三）设备维护与保养1.行政部定期对信息共享室的设备进行维护和保养，确保设备的正常运行。2.根据设备的使用情况和维护保养计划，安排专业人员对设备进行检修、清洁、更换耗材等工作。3.员工应积极配合行政部的设备维护工作，如发现设备有损坏或影响正常使用的情况，应及时告知行政部。（四）设备报废与更新1.对于已损坏且无法修复或已达到使用年限的设备，由行政部提出报废申请，经公司领导批准后进行报废处理。2.根据公司业务发展和工作需要，行政部适时对信息共享室的设备进行更新和升级，以提高设备的性能和使用效率。六、信息共享室环境卫生管理（一）日常清洁1.信息共享室的日常清洁工作由行政部安排专人负责，每天定时进行清扫，确保室内环境整洁卫生。2.清洁内容包括地面清扫、桌面擦拭、设备清洁、垃圾清理等，保持室内无灰尘、无杂物。（二）定期消毒1.行政部定期对信息共享室进行消毒，特别是在流感高发季节或传染病流行期间，增加消毒频次。2.消毒范围包括室内地面、桌椅、设备表面等，使用符合卫生标准的消毒剂进行消毒，确保消毒效果。（三）环境卫生维护1.公司员工应自觉维护信息共享室的环境卫生，不得随意丢弃垃圾，保持个人使用区域的整洁。2.禁止在信息共享室内张贴、涂写与工作无关的内容，保持室内墙面、门窗等整洁美观。七、信息共享室安全管理（一）安全防范措施1.信息共享室安装门禁系统、监控设备等安全防范设施，对进入人员进行身份识别和监控，确保室内安全。2.配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。（二）安全检查1.行政部定期对信息共享室进行安全检查，包括设备设施安全、信息安全、环境卫生等方面的检查，及时发现和消除安全隐患。2.对检查中发现的问题，行政部应及时记录，并下达整改通知，要求相关责任人限期整改。整改完成后进行复查，确保问题得到彻底解决。（三）应急处理1.制定信息共享室突发事件应急预案，如火灾、网络故障、信息泄露等，明确应急处理流程和责任分工。2.定期组织员工进行应急演练，提高员工的应急处理能力和自我保护意识。3.发生突发事件时，相关人员应按照应急预案迅速采取措施，确保人员安全和信息安全，并及时向上级报告。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权使用信息共享室或擅自更改使用权限。2.违反信息安全与保密规定，泄露共享信息。3.损坏信息共享室设备设施或不按规定使用设备。4.违反环境卫生管理规定，破坏室内环境卫生。5.违反安全管理规定，造成安全事故或安全隐患。（二）处理方式1.对于首次违规行为，行政部将给予口头警告，并要求当事人立即整改。2.对于多次违规或情节严重的行为，行政部将视情况给予书面警告、罚款