公司行政章管理制度

公司行政章管理制度总则目的为加强公司行政章的管理，确保行政章的正确使用，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司行政章的刻制、启用、保管、使用、更换、废止等相关事宜。定义本制度所称行政章，是指公司以法定名称在工商行政管理部门登记注册的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。行政章的刻制与启用刻制1.行政章的刻制由公司办公室统一负责，根据公司实际需要提出刻章申请。2.申请刻章时，需填写《行政章刻制申请表》，详细说明刻章的名称、用途、数量等信息，并经公司法定代表人或授权代表签字批准。3.办公室应选择具有资质的正规刻章单位进行刻制，确保印章质量和安全性。4.刻章单位完成印章刻制后，应将印章及印模交付公司办公室，并提供刻章证明等相关资料。启用1.新刻制的行政章启用前，办公室应进行登记备案，记录印章的名称、规格、启用日期、保管人等信息。2.行政章启用时，应举行启用仪式，由公司法定代表人或授权代表宣布印章正式启用，并对印章的使用和管理提出要求。3.启用后的行政章应按照规定进行保管和使用，确保印章的安全和正常使用。行政章的保管保管原则1.行政章应指定专人负责保管，保管人应具备高度的责任心和保密意识。2.行政章的保管应实行双人保管制度，即由两名保管人分别保管印章的不同部分，如印章主体和印鉴卡等，使用时需两人同时在场。3.行政章的保管应确保印章的安全，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。保管地点行政章应存放在公司办公室的保险柜或专门的印章保管箱内，确保印章存放环境安全、干燥、通风。保管要求1.保管人应妥善保管行政章，不得擅自将印章转借他人或带出公司使用。2.行政章应保持清洁，定期进行擦拭和保养，确保印章的清晰和正常使用。3.保管人应定期检查行政章的保管情况，如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应的措施进行处理。行政章的使用使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署，以及公司内部的重要文件、报告等的盖章。2.合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同、协议等的盖章。3.财务专用章主要用于公司财务票据、报表、凭证等的盖章。使用流程1.用章申请各部门或个人需要使用行政章时，应填写《行政章使用申请表》，详细说明用章的事由、文件名称、份数、盖章位置等信息。申请表应经部门负责人签字批准，并根据用章性质报公司分管领导或法定代表人审批。2.用章审核办公室收到用章申请后，应对申请表的内容进行审核，检查用章事由是否合理、文件是否合规、审批手续是否齐全等。对于不符合规定的用章申请，办公室应及时退回申请人，并说明理由。3.用章登记经审核通过的用章申请，办公室应进行登记，记录用章的日期、申请人、用章事由、文件名称、份数、盖章位置等信息。4.印章使用保管人根据用章登记信息，取出行政章，按照规定的盖章位置进行盖章，并确保印章清晰、端正。盖章完成后，保管人应在《行政章使用登记表》上签字确认。5.用章归还用章完毕后，申请人应及时将行政章归还保管人，并在《行政章使用登记表》上签字确认。保管人应对归还的行政章进行检查，确保印章完好无损，并将印章妥善保管。使用限制1.行政章不得用于与公司业务无关的事项，严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖行政章。2.未经公司法定代表人或授权代表批准，任何人不得擅自使用行政章。3.用章人应严格按照规定的使用范围和流程使用行政章，不得擅自扩大用章范围或改变用章用途。行政章的更换与废止更换1.行政章因磨损、损坏等原因无法正常使用时，办公室应及时提出更换申请，并填写《行政章更换申请表》。2.更换申请应经公司法定代表人或授权代表签字批准后，由办公室负责联系刻章单位进行更换。3.新印章刻制完成后，应按照规定进行启用，并同时废止旧印章。4.办公室应将行政章的更换情况进行登记备案，记录印章的更换日期、新旧印章的名称、规格等信息。废止1.行政章因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因不再使用时，办公室应及时提出废止申请，并填写《行政章废止申请表》。2.废止申请应经公司法定代表人或授权代表签字批准后，由办公室负责对废止的行政章进行妥善处理。3.对于废止的行政章，办公室应采用销毁、封存等方式进行处理，并在《行政章废止登记表》上记录废止的日期、印章名称、规格等信息。4.行政章废止后，应停止使用该印章，并及时通知公司内部各部门和外部相关单位。监督与检查监督机制1.公司办公室负责对行政章的使用和管理情况进行监督检查，定期或不定期对行政章的保管、使用记录等进行检查。2.公司审计部门负责对行政章的使用和管理情况进行审计监督，检查行政章的使用是否符合规定、审批手续是否齐全等。违规处理1.对于违反本制度规定使用行政章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用行政章给公司造成经济损失或其他不良影响的，责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究其法律责任。附则解释权