行政采购招标管理制度

行政采购招标管理制度一、总则（一）目的为规范公司行政采购招标行为，加强对采购活动的管理与监督，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政办公所需的各类物资、服务等采购招标活动，包括但不限于办公用品、办公设备、办公家具、物业服务、车辆租赁、会议服务等。（三）基本原则1.合法性原则：采购招标活动必须遵守国家法律法规及相关政策的规定。2.公平公正原则：对待所有参与投标的供应商应一视同仁，确保评标过程和结果公平公正。3.公开透明原则：采购招标信息应公开披露，招标过程应接受公司内部监督及相关部门的监管。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的降低和采购效益的最大化。二、职责分工（一）采购部门1.负责行政采购招标项目的策划、组织与实施，包括编制采购文件、发布招标公告、组织开标、评标等工作。2.对供应商进行资格审查和考察，建立供应商信息库。3.与中标供应商签订采购合同，并跟进合同的执行情况。（二）需求部门1.根据工作需要提出行政采购需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量等要求。2.参与采购招标文件的评审工作，提供专业意见和建议。3.协助采购部门对采购物资或服务进行验收。（三）财务部门1.参与采购预算的编制和审核，提供财务方面的专业意见。2.负责采购资金的安排和支付审核，监督采购资金的使用情况。（四）审计部门1.对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的合规性、公正性和效益性。2.对采购合同的签订、执行和结算进行审计，防范采购风险。（五）法务部门1.为采购招标活动提供法律支持和咨询服务，审查采购文件和合同的合法性。2.协助处理采购过程中的法律纠纷。三、采购招标流程（一）采购申请需求部门根据工作需要填写《行政采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、预算金额、需求时间等信息，并提交部门负责人审核。部门负责人审核通过后，报分管领导审批。（二）采购预算编制与审核财务部门根据采购申请，结合公司预算安排，编制采购预算。采购预算应明确采购项目的资金来源、金额及使用计划。采购预算编制完成后，提交财务负责人审核，报公司领导审批。（三）招标方式确定根据采购项目的性质、金额及市场情况，确定招标方式。招标方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等。1.公开招标：适用于采购金额较大、技术规格较为明确、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。向不少于三家特定的供应商发出投标邀请书。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，不能事先计算出价格总额的项目。与不少于三家供应商进行谈判。4.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。与单一供应商进行协商。（四）采购文件编制采购部门根据招标方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标须知、技术规格、评标标准、合同条款等内容。采购文件应明确采购项目的要求、采购程序、评标方法、合同主要条款等，确保供应商能够清楚了解采购项目的相关信息。（五）供应商资格审查采购部门对报名参加投标的供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩情况、信誉状况等。通过资格审查的供应商方可参与投标。（六）招标公告发布1.公开招标：采购部门在公司内部网站、相关行业网站、政府采购平台等媒体上发布招标公告，公告期不得少于规定天数。招标公告应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。2.邀请招标：采购部门向不少于三家特定的供应商发出投标邀请书。投标邀请书应包括采购项目名称、采购内容、采购预算、投标人资格要求、投标截止时间、开标时间及地点等信息。（七）投标文件接收与开标1.采购部门在规定的投标截止时间前接收供应商的投标文件，并进行登记。2.在开标时间，采购部门组织开标会议，邀请需求部门、财务部门、审计部门等相关人员参加。开标会议应公开进行，当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（八）评标1.采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，成员人数应为单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.评标委员会按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。评标标准应包括价格、技术、服务、信誉等方面的因素，确保评标结果客观公正。3.评标过程应进行记录，评标委员会成员应在评标报告上签字确认。（九）中标通知采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、中标主要条款等内容。同时，将中标结果通知所有未中标的供应商。（十）合同签订采购部门与中标供应商按照中标通知书的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。合同签订后，报财务部门备案。（十一）合同执行与验收1.供应商按照采购合同的约定履行交货或提供服务的义务。采购部门负责跟进合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.采购物资或服务到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物资的规格、数量、质量等是否符合合同要求。验收合格后，填写《行政采购验收单》。（十二）付款财务部门根据采购合同和验收单，按照公司的财务管理制度办理付款手续。付款前，财务部门应对采购发票等相关凭证进行审核，确保付款的准确性和合规性。四、采购招标监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对采购招标活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、评标过程的公正性、采购合同的签订与执行等情况。2.公司设立举报信箱和举报电话，接受员工对采购招标活动中违规行为的举报。对举报事项进行调查核实，如发现违规行为，依法依规进行处理。（二）外部监管1.公司行政采购招标活动应接受政府相关部门的监管，遵守政府采购法律法规及相关政策的规定。2.积极配合政府有关部门的检查和监督，如实提供采购招标活动的相关资料和信息。（三）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，对表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰处理。（四）档案管理采购部门应建立采购招标档案管理制度，对采购招标活动中的文件、资料、记录等进行归档保存。采购招标档案应包括采购申请、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收单等。档案保存期限应符合公司相关规定。五、违规处理（一）对违规供应商的处理1.若供应商在采购招标活动中存在提供虚假材料、串通投标、恶意低价投标等违规行为，一经查实，取消其参与公司采购招标活动的资格，并依法追究其法律责任。2.已签订采购合同的，解除合同，并要求供应商返还已支付的款项，赔偿公司因此遭受的损失。（二）对公司内部违规人员的处理1.公司员工在采购招标活动中存在违规操作、收受贿赂、泄露商业机密等行为，视