营销用品库存管理制度

营销用品库存管理制度总则目的本制度旨在规范公司营销用品库存管理，确保营销用品的合理储备、安全存储、有效使用和准确核算，满足公司营销活动的需求，提高营销资源的利用效率，降低库存成本，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内所有用于营销活动的各类用品库存管理，包括但不限于宣传资料、促销礼品、展示道具、包装材料等。基本原则1.合理规划原则：根据公司营销计划和市场需求预测，合理确定营销用品的储备数量和品种，避免库存积压或缺货。2.安全第一原则：确保营销用品在存储过程中的安全，防止损坏、变质、丢失等情况发生。3.先进先出原则：在发放和使用营销用品时，按照先入库的先发出原则，保证库存物品的时效性。4.账实相符原则：建立准确的库存账目，定期进行盘点，确保库存数量与账目记录一致。5.节约成本原则：在保证营销活动正常开展的前提下，尽可能降低库存成本，提高资源利用效率。管理职责营销部门1.根据营销计划和市场需求，提出营销用品的需求申请，明确品种、规格、数量等要求。2.负责营销用品的使用和发放，确保其在营销活动中得到合理利用，并及时反馈使用情况。3.协助库存管理部门进行库存盘点和清理工作。库存管理部门1.负责营销用品的采购、验收、存储、保管和发放等日常管理工作。2.建立健全营销用品库存管理制度和台账，准确记录库存物品的出入库情况。3.定期对库存进行盘点，编制盘点报告，及时发现和处理库存管理中存在的问题。4.根据库存情况，提出库存预警和补货建议，协助营销部门合理安排库存。财务部门1.负责营销用品采购费用的审核和报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.参与营销用品库存盘点工作，监督库存管理的财务核算，确保账实相符。3.根据库存管理部门提供的库存数据，进行成本核算和分析，为公司决策提供财务支持。采购管理需求预测与计划1.营销部门应结合年度营销计划、市场推广活动安排以及过往营销用品的使用情况，于每月末制定次月的营销用品需求预测表，详细列出各类营销用品的名称、规格、预计需求量等信息。2.需求预测表需经营销部门负责人审核签字后提交给库存管理部门。库存管理部门结合现有库存水平，对需求预测进行综合评估，如有必要，可与营销部门进行沟通调整，最终确定采购计划。采购申请1.库存管理部门根据确定的采购计划，填写营销用品采购申请表，明确采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间、采购预算等内容。2.采购申请表需依次经库存管理部门负责人、财务部门负责人审核，确保采购需求合理、预算可行后，报公司分管领导审批。供应商选择与管理1.采购部门负责建立营销用品供应商名录，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商。2.定期对供应商进行评估和考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于表现不佳的供应商，及时进行整改或淘汰。采购合同签订1.采购部门根据审批通过的采购申请与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。2.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给库存管理部门、财务部门等相关部门，以便跟踪采购进度和进行付款安排。采购执行与到货验收1.采购部门按照采购合同要求，及时跟进采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。2.营销用品到货后，库存管理部门应会同质量检验部门按照合同约定和相关标准进行验收。验收内容包括数量、规格、型号、外观质量等。如发现质量问题或数量不符，应及时与供应商沟通协商解决。3.验收合格的营销用品，由库存管理部门办理入库手续；验收不合格的，应及时通知采购部门与供应商协商退货、换货或补货等事宜。库存管理入库管理1.营销用品到货后，采购人员应及时通知库存管理人员办理入库手续。库存管理人员应根据送货单、采购合同等核对物品的名称、规格、数量、质量等信息，确认无误后在送货单上签字。2.库存管理人员按照规定的分类方法和存放位置，将营销用品妥善存放，并在库存管理系统中录入入库日期、入库单号、物品名称、规格、数量、供应商等信息，生成入库记录。3.对于贵重或易损的营销用品，应单独存放，并采取相应的防护措施。存储管理1.库存管理部门应设置专门的营销用品仓库，保持仓库环境整洁、通风良好、干燥防潮，确保库存物品不受损坏。2.按照营销用品的类别、规格、型号等进行分区存放，并设置明显的标识牌，便于查找和管理。3.建立库存盘点制度，定期对库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，平时可进行不定期抽盘。4.对库存物品进行定期检查，查看是否有损坏、变质、过期等情况。如发现问题，应及时记录并报告，采取相应的处理措施。5.加强仓库安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，严禁无关人员进入仓库。做好防盗、防火、防潮、防虫等工作，确保库存物品的安全。出库管理1.营销部门因开展营销活动需要领用营销用品时，应填写营销用品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、用途、预计归还日期（如有）等信息。2.领用申请表需经营销部门负责人审核签字后，提交给库存管理部门。库存管理部门根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知采购部门补货或与营销部门协商调整领用数量。3.库存管理人员按照审核通过的领用申请表发放营销用品，并在库存管理系统中录入出库日期、出库单号、领用部门、物品名称、规格、数量等信息，生成出库记录。4.对于需归还的营销用品，领用部门应在规定时间内归还。库存管理人员在验收归还物品时，如发现损坏、丢失等情况，应按照相关规定进行处理。库存盘点1.库存管理部门应定期组织库存盘点工作，盘点人员包括库存管理人员、财务人员等。盘点前，应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、时间、方法、人员分工等。2.盘点过程中，盘点人员应认真核对库存物品的实际数量与库存管理系统记录是否一致，同时检查物品的质量状况、存放位置等。对于盘盈、盘亏的情况，应详细记录并查明原因。3.盘点结束后，盘点人员应编制库存盘点报告，报告内容包括盘点时间、范围、方法、结果、差异原因分析及处理建议等。库存盘点报告经库存管理部门负责人审核签字后，提交给财务部门和公司领导。4.根据库存盘点报告，财务部门进行相应的账务调整，确保账实相符。对于盘盈、盘亏的处理，应按照公司相关规定执行，如属于责任人原因造成的损失，应追究责任人的责任。库存成本控制成本核算1.财务部门应建立营销用品库存成本核算体系，准确核算库存物品的采购成本、存储成本、损耗成本等。2.采购成本包括购买价格、运输费用、装卸费用、保险费用等；存储成本包括仓库租金、仓储设备折旧、保管人员工资、水电费等；损耗成本包括因损坏、变质、过期等原因造成的损失。成本分析与控制1.定期对营销用品库存成本进行分析，找出成本变动的原因和存在的问题，如库存积压、周转率低、损耗过大等。2.根据成本分析结果，采取相应的控制措施，如优化采购计划、合理控制库存水平、加强库存管理、降低损耗等，以降低库存成本，提高经济效益。信息化管理库存管理系统建设1.公司应建立完善的营销用品库存管理系统，实现库存信息的实时录入、查询、统计、分析等功能。2.库存管理系统应与采购管理系统、销售管理系统等进行有效集成，实现数据的共享和流通，提高工作效率和管理水平。数据维护与更新1.库存管理人员应及时准确地在库存管理系统中录入营销用品的出入库信息、库存盘点结果等数据，确保数据的真实性和完整性。2.定期对库存管理系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，根据公司业务发展和管理需要，及时对系统进行升级和优化，以满足库存管理工作的要求。监督与考核内部审计1.公司内部审计部门应定期对营销用品库存管理情况进行审计，检查库存管理制度的执行情况、采购流程的合规性、库存账目与实物的一致性等。2.对于审计过程中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。绩效考核1.建立营销用品库存管理绩效考核制度，对库存管理部门、营销部门等相关部门和人员的工作绩效进行考核评价。2.绩效考核指标包括库存准确率、库存周转率、采购成本控制、营销用品使用效率等方面。根据绩效考