财务出纳工作管理制度

财务出纳工作管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司财务出纳工作流程，加强财务管理，确保公司资金的安全、准确、及时流转，提高资金使用效率，保障公司财务工作的正常运转。2.适用范围本制度适用于公司内所有涉及财务出纳工作的岗位及相关业务活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家有关法律法规及财务制度，依法办理各项出纳业务。准确性原则：确保现金、银行存款等账目记录准确无误，数据真实可靠。及时性原则：及时处理各类收支业务，保证资金流转顺畅，不影响公司正常运营。安全性原则：妥善保管库存现金、有价证券、财务印章及相关票据，确保资金和财务资料的安全。二、岗位职责1.现金收付管理负责公司日常现金收付业务，严格按照审批后的原始凭证进行现金收款和付款操作。认真审核现金收支凭证，检查凭证的真实性、完整性、合法性，对不符合规定的凭证予以拒绝受理。确保现金收付金额准确无误，当面点清现金，收付款后在相关凭证上加盖"现金收讫"或"现金付讫"章，并签字确认。2.银行存款管理办理银行存款的收付业务，包括支票、汇票、电汇等结算方式。及时与银行对账，每月初编制银行存款余额调节表，核对银行存款日记账与银行对账单的余额差异，查找未达账项原因，并及时处理。妥善保管银行账户密码、U盾等重要信息及资料，确保银行存款安全。3.票据及印章管理负责保管和使用各类票据，如支票、发票、收据等，建立票据领用、使用、核销登记制度。严格按照规定开具票据，确保票据内容准确、完整，票据填写错误时应按规定作废并妥善保管。妥善保管公司财务专用章、法人章等印章，按照规定用途和审批程序使用印章，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。4.资金日报编制每日下班前，统计当日现金及银行存款的收支情况，编制资金日报表，报送财务经理及相关领导。资金日报表应准确反映当日资金的收支明细、余额及资金变动情况，如有异常及时向领导汇报。5.库存现金管理遵守库存现金限额规定，不得超过限额留存现金。库存现金应日清月结，确保账实相符。定期对库存现金进行盘点，盘点结果与现金日记账核对，如有差异应及时查明原因并进行处理。库存现金出现长短款时，应及时报告财务经理，按照规定程序进行处理，长款应及时入账，短款由责任人赔偿。6.财务档案管理负责整理、装订和保管与出纳工作相关的财务档案，如现金日记账、银行存款日记账、收付款凭证、银行对账单等。按照档案管理规定，定期将财务档案移交公司档案室归档保存，确保档案的完整性和安全性。7.协助其他工作协助财务经理完成其他财务相关工作，如财务审计、税务申报等提供必要的资料和支持。配合公司其他部门开展工作，及时提供财务方面的信息和服务，确保公司各项业务的顺利进行。三、现金收支管理1.现金收入管理公司的现金收入主要包括销售货款、租金收入、押金收入等。所有现金收入必须及时、足额存入银行，不得坐支现金。业务人员收取现金时，应开具一式三联的收款收据，一联交付款人作为收款凭证，一联留存记账，一联交财务部门。收款收据应加盖公司财务专用章，并由收款人签字确认。财务人员收到现金收入后，应在收款当日或次日将现金存入银行，并在银行进账单上注明款项来源及相关业务信息。2.现金支出管理公司现金支出必须严格按照审批程序进行，由经办人填写费用报销单或借款单，注明支出事由、金额、支付方式等，并附上相关原始凭证。费用报销单或借款单需经部门负责人、财务经理、总经理审批签字后，出纳方可办理付款手续。现金支付应严格控制在规定的范围和限额内，超过现金支付限额的款项应通过银行转账支付。支付现金时，出纳应认真核对收款人身份，确保支付对象准确无误。收款人需在付款凭证上签字确认，对于代领款项的，还需提供代领人的有效身份证明及授权委托书。3.现金支出审批流程经办人申请：经办人根据业务需要填写费用报销单或借款单，详细说明支出事由、金额、支付方式等，并粘贴好相关原始凭证。部门负责人审核：部门负责人对经办人提交的申请进行审核，确认业务的真实性、合理性及费用的必要性，签字批准后交财务经理审核。财务经理审核：财务经理对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核支出是否符合公司财务制度和相关规定，金额计算是否正确，票据是否真实有效等。审核无误后签字批准，交总经理审批。总经理审批：总经理对重大支出事项进行最终审批，根据公司财务状况和业务发展需要，决定是否批准该支出。审批通过后，报销单或借款单返回财务部门进行付款处理。四、银行存款管理1.银行账户开设与变更公司银行账户的开设、变更、撤销等事项，由财务部门根据公司业务需要提出申请，经财务经理审核、总经理批准后，由专人负责办理相关手续。开设银行账户时，应选择信誉良好、服务优质的银行，并按照银行要求提供相关资料，确保账户开设手续合法合规。银行账户信息发生变更时，如账户名称、账号、开户行等，应及时通知银行办理变更手续，并在公司内部进行备案。2.银行存款收付业务出纳人员应严格按照银行结算制度和公司财务规定办理银行存款收付业务，确保资金收付的准确性和及时性。办理银行存款收款业务时，应及时将款项存入指定账户，并在收款凭证上注明款项来源及相关业务信息。收到银行进账单后，应及时与相关业务人员核对，确认款项到账情况。办理银行存款付款业务时，应根据审批后的付款申请，填写支票、汇票、电汇等付款凭证，并加盖预留银行印鉴。付款凭证应注明付款日期、收款人名称、账号、开户行、金额、用途等信息。对于重要的银行存款支付业务，如大额采购付款、大额资金拆借等，应实行双人操作制度，确保支付安全。3.银行对账单核对每月初，出纳人员应及时获取上月银行对账单，并与银行存款日记账进行逐笔核对。核对内容包括收支金额、日期、摘要等，确保两者相符。如发现银行存款日记账与银行对账单存在差异，应编制银行存款余额调节表进行调节。未达账项应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。银行存款余额调节表编制完成后，应由出纳人员、财务经理签字确认，并作为财务档案妥善保管。对于长期未达账项，应及时向财务经理汇报，查明原因并进行相应的处理。4.银行账户安全管理妥善保管银行账户密码、U盾等重要信息及资料，不得将其透露给他人。U盾应专人专用，使用完毕后应及时拔出并妥善保管。如需他人使用U盾进行操作，必须经过财务经理批准，并进行详细的登记记录。定期更换银行账户密码，确保密码的安全性。如发现密码可能泄露，应立即更换密码，并采取相应的防范措施。加强对银行账户的监控，关注账户资金变动情况，如发现异常交易或可疑资金流向，应及时向财务经理报告，并配合相关部门进行调查处理。五、票据及印章管理1.票据管理票据种类：公司涉及的票据主要包括支票、发票、收据等。票据购买：根据业务需要，由专人负责到税务机关或银行购买票据。购买票据时，应填写票据购买申请表，经财务经理批准后办理相关手续。票据领用：建立票据领用登记制度，出纳人员领用票据时，应在票据领用登记簿上注明领用日期、票据种类、号码、数量等信息，并签字确认。票据使用：严格按照规定开具票据，确保票据内容准确、完整。票据填写错误时应按规定作废，并在票据上加盖"作废"章，全联保存。作废票据应定期装订成册，与其他会计档案一并保管。票据核销：票据使用完毕后，应及时进行核销。出纳人员应将已使用的票据存根联与记账联进行核对，确保金额一致，并在票据领用登记簿上注明核销日期。核销后的票据存根联应按照会计档案管理规定妥善保管。2.印章管理印章种类：公司财务印章主要包括财务专用章、法人章等。印章保管：财务专用章由财务经理指定专人保管，法人章由法定代表人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。印章使用：印章使用必须严格按照规定的用途和审批程序进行。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用日期、用途、金额、支付对象等信息，并经相关负责人审批签字。审批通过后，印章保管人员方可在相关文件或票据上加盖印章。印章登记：建立印章使用登记制度，对每次印章使用情况进行详细记录，包括使用日期、用途、金额、支付对象、审批人等信息。印章使用登记薄应定期装订成册，与其他会计档案一并保管。印章交接：印章保管人员因工作调动或其他原因需要交接印章时，应办理严格的交接手续。交接双方应在印章交接清单上签字确认，注明交接日期、印章名称、数量等信息，并由监交人监交。交接清单应一式三份，交接双方各执一份，存档一份。六、资金日报编制与报送1.编制要求资金日报应准确反映当日公司现金及银行存款的收支情况，包括收入金额、支出金额、余额等信息。收支明细应详细列出每笔业务的日期、摘要、金额、来源或去向等，确保数据清晰、准确、完整。资金日报的数据应与现金日记账、银行存款日记账及相关收付款凭证核对一致，如有差异应及时查明原因并进行调整。2.编制流程每日下班前，出纳人员根据当日现金及银行存款的收付情况，进行分类汇总。分别计算现金和银行存款的收入合计、支出合计及余额，并填写在资金日报表相应栏目中。对资金日报表进行审核，确保数据准确无误后，签字确认。3.报送时间与对象资金日报应于每日下班前报送财务经理及相关领导。报送方式可采用纸质报表或电子报表，具体方式由公司财务部门规定。七、库存现金管理1.库存现金限额设定根据公司日常现金收支业务量及资金安全管理要求，合理设定库存现金限额。库存现金限额一般按照公司35天的日常零星开支所需现金量确定。库存现金限额的设定需经财务经理审核、总经理批准后执行。如有特殊情况需要调整库存现金限额，应按照上述审批程序重新办理。2.库存现金盘点出纳人员应每日对库存现金进行盘点，确保账实相符。盘点工作应在营业终了后进行，由出纳人员自行盘点，盘点结果与现金日记账余额进行核对。每月末，财务部门应组织对库存现金进行全面盘点，盘点人员至少包括出纳人员和财务经理。盘点结束后，应编制库存现金盘点表，详细记录盘点情况，盘点人员签字确认。如发现库存现金长款或短款，应及时查明原因。属于记账错误的，应及时调整账目；属于责任人失误的，应由责任人负责赔偿；如无法查明原因，长款应及时入账，短款应按照公司规定的审批程序进行处理。3.库存现金安全防范库存现金应存放在公司指定的保险柜内，保险柜应放置在安全可靠的位置，并有必要的防盗、防火、防潮措施。保险柜钥匙应由出纳人员专人保管，不得随意转借他人。如需他人协助开启保险柜，必须经过财务经理批准，并在相关人员的监督下进行操作。严禁将库存现金过夜存放于办公室抽屉或其他不安全的地方，确保库存现金的安全。八、财务档案管理1.档案范围与出纳工作相关的财务档案包括现金日记账、银行存款日记账、收付款凭证、银行对账单、收款收据存根、支票存根、印章使用登记薄、票据领用登记薄、库存现金盘点表、银行存款余额调节表等。2.档案整理出纳人员应定期对财务档案进行整理，按照时间顺序、类别等进行分类装订。装订后的档案应整齐、牢固，便于查阅和保管。对于各类凭证、票据等，应在左上角或右上角打孔装订，并使用线绳或装订机进行装订。装订时应确保凭证、票据的内容完整，不得有遗漏或损坏。在档案封面应注明档案名称、年度、月份、起止日期、册数等信息，并加盖装订人员印章。3.档案保管财务档案应妥善保管在公司指定的档案室或其他安全的地方，确保档案的完整性和安全性。档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。按照档案管理规定，定期将财务档案移交公司档案室归档保存。移交时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、移交日期等信息，交接双方签字确认。财务档案的保管期限应按照国家有关规定执行，期满后如需销毁，应按照规定的审批程序进行销毁处理。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅财务档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅原因等信息，并经财务经理批准。查阅档案时，应在档案室或指定地点进行，不得将档案带出公司。查阅人员不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅财务档案时，应持有相关单位的介绍信或证明文件，并经公司财务经理、总经理批准后，由财务部门指定专人陪同查阅。查阅过程中应严格遵守公司的档案管理制度，确保档案安全。九、财务监督与检查1.内部监督财务部门应建立健全内部监督机制，定期对出纳工作进行检查和监督，确保各项财务制度的执行和财务工作的规范。财务经理应定期检查现金日记账、银行存款日记账的记录情况，核对账实是否相符，收付款凭证是否合规。不定期抽查库存现金、票据及印章的保管情况，检查是否存在安全隐患。对发现的问题应及时提出整改意见，并督促相关人员进行整改。2.外部审计公司应按照国家有关规定，定期聘请外部审计机构对公司财务状况进行审计。外部审计机构在审计过程中，将对出纳工作进行检查和监督，提出审计意见和建