供应商日常管理制度

供应商日常管理制度一、总则（一）目的为加强公司供应商管理，规范供应商日常行为，确保供应商提供优质、稳定、及时的物资和服务，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于与公司有业务往来的所有供应商，包括原材料供应商、零部件供应商、设备供应商、服务供应商等。（三）基本原则1.公平公正原则：在供应商选择、评价、管理等过程中，遵循公平公正的原则，确保所有供应商享有平等的机会。2.合作共赢原则：与供应商建立长期稳定的合作关系，实现互利共赢，共同发展。3.质量优先原则：将供应商提供产品和服务的质量放在首位，确保符合公司要求和相关标准。4.诚实守信原则：要求供应商诚实守信，严格履行合同约定，保证提供的物资和服务真实可靠。二、供应商选择与准入（一）供应商信息收集1.采购部门、质量部门、技术部门等相关部门负责通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等。2.收集的信息应包括供应商基本情况（如公司名称、地址、联系方式、法定代表人等）、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等。（二）供应商筛选1.根据收集的供应商信息，采购部门会同相关部门对供应商进行初步筛选，确定潜在供应商名单。2.筛选标准可包括供应商资质（如营业执照、生产许可证、质量认证等）、生产能力、产品质量、价格合理性、交货期、售后服务等方面。（三）供应商实地考察1.对于初步筛选合格的供应商，采购部门应组织相关部门进行实地考察。2.考察内容包括供应商生产经营场所、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等情况。3.实地考察结束后，考察人员应撰写考察报告，对供应商的综合情况进行评价，提出是否推荐准入的意见。（四）供应商准入审批1.采购部门根据实地考察报告等资料，填写供应商准入申请表，连同相关证明材料一并提交至采购经理、质量经理、技术经理等相关负责人进行审批。2.审批通过后，将供应商纳入公司合格供应商名录，并建立供应商档案。三、供应商日常管理（一）供应商档案管理1.采购部门负责建立和维护供应商档案，档案内容应包括供应商基本信息、准入审批资料、合作记录（如采购订单、交货记录、质量反馈等）、评价记录等。2.定期更新供应商档案信息，确保档案内容的准确性和完整性。（二）供应商沟通与协调1.采购部门应与供应商保持定期沟通，及时传达公司需求、订单信息、质量要求等，了解供应商生产经营情况和存在的问题。2.对于供应商提出的疑问和问题，应及时给予答复和解决，确保沟通顺畅。3.在合作过程中，如出现重大问题或纠纷，采购部门应及时组织相关部门与供应商进行协调解决。（三）供应商交货管理1.采购部门应根据生产计划和库存情况，提前向供应商下达采购订单，明确采购物资的规格、数量、交货期、交货地点等要求。2.供应商应按照采购订单要求按时、按质、按量交货，并提供相应的送货单、发票等凭证。3.采购部门应及时跟踪供应商交货情况，如发现交货延迟或质量问题，应及时与供应商沟通，要求其采取措施解决。（四）供应商质量控制1.质量部门负责对供应商提供的物资进行检验和验收，确保物资质量符合公司要求和相关标准。2.采购部门应要求供应商提供产品质量证明文件，如质量检验报告、合格证等。3.对于质量不合格的物资，质量部门应及时通知采购部门，采购部门应要求供应商进行换货、补货或退货等处理，并承担相应的损失。4.定期对供应商的产品质量进行评估，如发现质量问题频繁出现，应采取相应的措施，如警告、暂停合作、取消合作等。（五）供应商价格管理1.采购部门应定期对供应商的价格进行评估，对比市场价格水平，确保采购价格合理。2.在与供应商谈判采购价格时，应充分考虑产品质量、交货期、售后服务等因素，争取最优惠的采购价格。3.如市场价格发生较大波动或供应商提出价格调整申请，采购部门应及时进行评估和审批，必要时重新谈判采购价格。（六）供应商售后服务管理1.供应商应提供良好的售后服务，及时解决产品使用过程中出现的问题。2.采购部门应要求供应商明确售后服务承诺和响应时间，如接到客户反馈后应在[x]小时内做出响应，在[x]个工作日内解决问题等。3.对于供应商售后服务不到位的情况，采购部门应及时与供应商沟通，要求其改进服务质量，如多次出现问题，可采取相应的处罚措施。四、供应商评价与考核（一）评价周期1.定期对供应商进行评价，评价周期为每[x]月/季度/半年/年进行一次。2.对于新合作的供应商，在合作满[x]个月后进行首次评价。（二）评价指标1.质量指标：包括产品合格率、退货率、质量问题发生率等。2.交货指标：包括交货准时率、交货准确率等。3.价格指标：包括采购价格合理性、价格调整情况等。4.服务指标：包括售后服务响应时间、解决问题效率、服务态度等。5.合作指标：包括合同履行情况、配合度、沟通效果等。（三）评价方法1.采用定量与定性相结合的评价方法，对供应商各项评价指标进行评分。2.定量指标根据实际数据进行计算评分，定性指标由相关部门人员根据实际情况进行打分评价。3.评价总分=质量指标得分×[x]%+交货指标得分×[x]%+价格指标得分×[x]%+服务指标得分×[x]%+合作指标得分×[x]%。（四）考核等级划分1.优秀：评价总分≥[x]分，表明供应商在各方面表现优秀，合作良好。2.良好：[x]分≤评价总分＜[x]分，表明供应商表现较好，基本满足公司要求。3.合格：[x]分≤评价总分＜[x]分，表明供应商存在一定问题，需要改进。4.不合格：评价总分＜[x]分，表明供应商表现较差，不能满足公司要求，应采取相应措施。（五）考核结果应用1.对于评价为优秀的供应商，给予表彰和奖励，如优先合作、增加采购量、提供优惠政策等。2.对于评价为良好的供应商，继续保持合作，同时提出改进建议，鼓励其进一步提高绩效。3.对于评价为合格的供应商，发出书面通知，要求其限期整改，整改期间暂停部分采购业务或降低采购量。4.对于评价为不合格的供应商，取消合作资格，不再与其进行业务往来，并在公司内部进行通报。五、供应商激励与处罚（一）激励措施1.物质激励：对表现优秀的供应商给予奖金、奖品、折扣优惠等物质奖励。2.精神激励：通过公司内部刊物、会议等形式对优秀供应商进行表彰和宣传，给予精神鼓励。3.合作机会激励：在新项目、新产品采购等方面，优先考虑优秀供应商，给予更多的合作机会。（二）处罚措施1.警告：对于出现轻微问题的供应商，发出书面警告，要求其限期整改。2.罚款：根据问题的严重程度和造成的损失，对供应商处以一定金额的罚款。3.暂停合作：对于问题较为严重的供应商，暂停其与公司的合作业务，直至问题解决。4.取消合作资格：对于严重违反公司规定或多次出现重大问题的供应商，取消其合作资格，并在公司供应商名录中删除。六、供应商风险管理（一）风险识别1.采购部门、质量部门、财务部门等相关部门应定期对供应商进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如市场风险、质量风险、交货风险、信用风险等。2.关注供应商的经营状况、财务状况、市场口碑等信息，及时发现潜在风险。（二）风险评估1.对识别出的风险因素进行评估，确定风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，将风险分为高、中、低三个等级，以便采取相应的风险应对措施。（三）风险应对1.风险规避：对于高风险供应商，如经营状况恶化、信用状况差等，应考虑终止合作，规避风险。2.风险降低：对于中风险供应商，采取相应的措施降低风险，如增加监督频率、要求提供担保等。3.风险接受：对于低风险供应商，在可承受范围内接受风险，同时保持关注。（四）风险监控1.建立供应商风险监控