集体决策痕迹管理制度

集体决策痕迹管理制度一、总则（一）目的为规范公司集体决策行为，确保决策过程可追溯、决策责任可明确，提高决策的科学性、民主性和透明度，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及重大事项决策、重要干部任免、重大项目安排和大额资金使用（以下简称"三重一大"）等集体决策活动的痕迹管理。（三）基本原则1.依法依规原则：集体决策应严格遵守国家法律法规、公司章程及相关政策规定。2.科学民主原则：充分发扬民主，广泛征求意见，进行科学论证，确保决策符合公司实际和长远发展利益。3.全程留痕原则：对集体决策过程中的各个环节进行全面、准确、及时的记录，以便事后查询和监督。4.责任明确原则：明确决策过程中各参与人员的职责，对决策失误或违规行为追究相应责任。二、集体决策事项范围（一）重大事项决策1.公司发展战略、规划和年度经营计划的制定与调整。2.公司资产重组、并购、分立、改制等重大资本运作事项。3.公司重要规章制度的制定、修订和废止。4.公司重大投资项目、重大技术改造项目的决策。5.公司对外担保、大额贷款、重大资产处置等重大财务决策。（二）重要干部任免1.公司中层及以上管理人员的选拔、任用、免职、调动等。2.公司关键岗位人员的招聘、解聘等。（三）重大项目安排1.公司重大建设项目、技术研发项目、市场拓展项目等的立项、审批、实施和验收。2.公司与外部机构合作的重大项目，包括战略合作协议的签订、合作项目的推进等。（四）大额资金使用1.单项金额超过公司规定限额的资金支出，包括但不限于投资、采购、借款、捐赠等。2.预算外的重大资金支出。三、集体决策程序（一）决策提议1.公司领导班子成员、各部门负责人或其他相关人员根据工作需要，提出集体决策事项的提议，并填写《集体决策事项提议表》，详细说明提议事项的背景、内容、必要性和可行性等。2.提议事项应明确属于集体决策事项范围，并符合公司的战略规划和实际情况。（二）议题确定1.公司办公室对收到的提议事项进行初步审核，筛选出符合集体决策要求的议题，并报公司主要领导审定。2.公司主要领导根据工作实际和重要性，确定提交集体决策的议题，并将议题及相关材料提前送达参与决策的人员。（三）会前准备1.决策事项的提议部门或相关部门负责收集、整理与议题相关的资料，包括但不限于政策法规依据、市场调研分析、可行性研究报告、方案建议等，并确保资料的真实性、准确性和完整性。2.提前将议题及相关资料发送给参与决策的人员，以便其进行充分准备和思考。参与决策人员应认真查阅资料，必要时可进行实地调研或咨询相关专家，形成自己的意见和建议。（四）会议讨论1.召开集体决策会议，由公司主要领导或其指定的人员主持。参与决策人员应充分发表意见，对议题进行深入讨论和分析。2.讨论过程中，应注重听取不同意见，鼓励参会人员进行充分的沟通和交流，确保决策的科学性和民主性。3.决策事项的提议部门或相关部门负责人应对议题进行详细汇报，并解答参会人员的疑问。（五）决策表决1.会议主持人根据讨论情况，组织参会人员进行表决。表决方式可采用投票表决、举手表决或其他符合法律法规和公司章程规定的方式。2.参与决策人员应根据自己的意见进行表决，不得弃权。表决结果应当场公布，并记录在案。3.决策事项需经应到会人员半数以上通过方为有效。对于涉及重大利益关系或特别重大事项的决策，可根据公司章程规定提高通过比例。（六）决策形成1.根据表决结果，形成集体决策决议。决议应明确决策事项的内容、决策结论、实施部门和责任人、完成时间等。2.集体决策决议应以书面形式记录，并由参会人员签字确认。（七）决策执行1.决策事项的实施部门负责按照集体决策决议组织实施，并定期向公司领导汇报执行情况。2.公司办公室对决策执行情况进行跟踪和监督，确保决策得到有效执行。四、集体决策痕迹管理内容（一）决策提议环节痕迹1.《集体决策事项提议表》，详细记录提议人、提议时间、提议事项内容、背景、必要性、可行性等信息。2.与提议事项相关的初步调研资料、分析报告等。（二）议题确定环节痕迹1.议题审定记录，包括审定人、审定时间、审定意见等。2.确定后的议题清单及相关材料。（三）会前准备环节痕迹1.资料收集整理记录，包括资料来源、收集人、收集时间等。2.发送给参与决策人员的议题及相关资料清单。（四）会议讨论环节痕迹1.会议通知，包括会议时间、地点、参会人员、议题等信息。2.会议记录，详细记录会议讨论过程、参会人员发言内容、意见分歧及解决情况等。3.会议现场照片或视频（如有需要）。（五）决策表决环节痕迹1.表决票或表决记录，记录表决方式、表决结果等信息。2.表决结果统计过程记录。（六）决策形成环节痕迹1.集体决策决议文件，包括决议内容、签字页等。2.决议形成过程中的修改记录、沟通协调记录等。（七）决策执行环节痕迹1.决策事项实施计划，明确实施步骤、时间节点、责任人等。2.执行过程中的工作汇报、检查记录、问题处理记录等。3.决策执行结果报告，包括执行情况总结、效果评估等。五、痕迹管理方式与载体（一）方式1.纸质记录：采用专门的会议记录本、文件审批表、登记表等纸质文档进行记录。2.电子记录：利用公司内部办公系统、电子邮件、电子文档等电子形式进行记录和存储。（二）载体1.档案盒：设立专门的集体决策痕迹管理档案盒，将纸质记录资料按照时间顺序、类别等进行分类整理存放。2.电子文件夹：在公司内部办公系统中建立集体决策痕迹管理电子文件夹，将电子记录资料进行分类存储，并设置相应的权限进行管理。六、痕迹保管与查阅（一）保管1.纸质记录资料由公司办公室指定专人负责保管，按照档案管理规定进行整理、归档和存放。2.电子记录资料应定期进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并按照电子档案管理要求进行分类存储和维护。（二）查阅1.公司内部人员因工作需要查阅集体决策痕迹资料的，应填写《集体决策痕迹资料查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到公司办公室查阅。2.查阅过程中，应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照、传播相关资料。查阅结束后，应及时归还资料，并在查阅登记表上签字确认。3.外部单位或人员因特殊原因需要查阅集体决策痕迹资料的，须经公司主要领导批准，并按照公司相关规定办理查阅手续。七、责任追究（一）决策失误责任追究1.对因集体决策失误给公司造成重大损失或不良影响的，按照公司相关规定追究参与决策人员的责任。2.责任追究方式包括批评教育、责令作出书面检查、通报批评、扣发绩效奖金、降职、免职等，情节严重的依法追究法律责任。（二）违规操作责任追究1.对在集体决策过程中违反本制度规定，存在违规操作行为的，如未如实记录决策过程、擅自更改决策结果等，视情节轻重追究相关人员的责任。2.责任追究方式同决策失误责任追究方式。（三）痕迹管理不善责任追究1.对因保管不善导致集体决策痕迹资料丢失、损坏或泄露的，追究相关保管人员的责任。2.责任追