项目采购制度管理制度

项目采购制度管理制度总则目的为规范公司项目采购管理工作，确保采购活动合法、合规、高效进行，满足公司项目需求，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司内部所有项目采购活动，包括但不限于工程建设项目、设备采购项目、物资采购项目等。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：在满足项目需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。3.公开、公平、公正原则：采购过程应透明，确保所有符合条件的供应商有平等机会参与竞争。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合项目要求。采购组织与职责采购决策机构公司设立采购决策委员会，负责对重大采购项目进行决策。采购决策委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。其职责包括：1.审议采购战略和政策。2.审批重大采购项目预算。3.决策重大采购项目的供应商选择、采购方式等。采购执行部门采购部门作为公司采购活动的执行机构，负责具体采购工作的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.组织供应商选择和采购谈判。3.签订采购合同并跟踪执行。4.协调解决采购过程中的问题。需求部门项目需求部门负责提出采购需求，参与采购过程中的技术规格确定、验收等工作。其职责包括：1.根据项目需要，准确提交采购申请。2.协助采购部门制定技术规格要求。3.参与采购验收工作，确保所采购物资和服务符合项目需求。财务部门财务部门负责采购预算的审核、采购资金的支付管理等工作。其职责包括：1.审核采购项目预算。2.监督采购资金的使用。3.办理采购款项的支付手续。法务部门法务部门负责对采购合同等法律文件进行审核，确保采购活动合法合规。其职责包括：1.审查采购合同条款的合法性和完整性。2.提供法律咨询和建议，防范法律风险。采购流程采购需求提出1.项目需求部门根据项目计划和实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等内容。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。采购计划制定1.采购部门收到《采购申请表》后，进行汇总和分析。2.根据项目进度和库存情况，制定采购计划，明确采购时间、采购方式、采购预算等。3.采购计划报采购决策委员会审批通过后执行。供应商选择与管理1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.根据采购项目的要求，从供应商数据库中筛选出符合条件的供应商，并向其发送询价函或招标邀请书。3.对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉等方面。4.组织供应商进行报价或投标，采购部门对报价或投标文件进行评审，选择综合实力强、价格合理、信誉良好的供应商作为中标候选人。5.与中标候选人进行采购谈判，确定最终的采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。6.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评估，对于表现不佳的供应商，采取警告、暂停合作、取消合作等措施。采购合同签订1.采购部门与选定的供应商协商一致后，起草采购合同。2.采购合同经法务部门审核通过后，由公司授权代表与供应商签订。3.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购执行与跟踪1.采购部门根据采购合同要求，及时向供应商下达订单或发货通知。2.跟踪供应商的生产进度和发货情况，确保按时交货。3.协调解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、质量问题等。4.采购物资到货前，采购部门通知需求部门做好验收准备工作。采购验收1.需求部门组织相关人员按照采购合同和质量标准对采购物资或服务进行验收。2.验收合格后，填写《采购验收单》，经参与验收人员签字确认。3.对于验收不合格的物资或服务，采购部门应及时与供应商沟通协商解决，如要求供应商补货、换货、退货或承担相应的违约责任等。采购付款1.采购部门根据采购合同和《采购验收单》，填写《付款申请单》，附上相关发票、合同等凭证。2.《付款申请单》经采购部门负责人、财务部门审核、公司领导审批后，由财务部门办理付款手续。3.财务部门按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。采购方式招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：编制招标文件，明确招标项目的技术规格、商务条款、评标标准等内容。发布招标公告，邀请潜在供应商参与投标。接收投标文件，对投标文件进行初步评审，筛选出符合要求的投标人。组织开标、评标会议，按照评标标准进行评标，确定中标候选人。发布中标公告，与中标人签订采购合同。询价采购1.适用范围：适用于规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：向多家供应商发出询价函，要求其提供报价。收集供应商的报价文件，进行比较分析。选择报价合理、信誉良好的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：成立谈判小组，制定谈判文件。邀请符合条件的供应商参与谈判。与供应商进行谈判，明确采购需求和谈判要点。要求供应商进行报价，谈判小组根据谈判情况进行综合评审，确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.单一来源采购程序：采购部门提出单一来源采购申请，说明理由和相关情况。采购决策委员会审批单一来源采购申请。与唯一供应商进行谈判，确定采购价格和其他条款。签订采购合同。采购预算管理预算编制1.采购部门根据项目需求和公司年度预算安排，编制采购预算草案。2.采购预算草案应包括采购项目名称、规格、数量、预算金额、资金来源等内容。3.采购预算草案经财务部门审核、采购决策委员会审批后，纳入公司年度预算。预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.如因特殊原因需要调整采购预算，采购部门应提出书面申请，说明调整原因和调整金额。3.采购预算调整申请经财务部门审核、采购决策委员会审批后执行。预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题。2.采购部门应配合财务部门做好预算监控和分析工作，提供相关数据和信息。3.根据预算监控和分析结果，采取相应的措施，确保采购预算的合理执行。采购风险管理风险识别与评估1.采购部门会同相关部门对采购过程中可能存在的风险进行识别，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。风险应对措施1.市场风险：关注市场动态，建立价格预警机制，合理安排采购时间，降低市场价格波动对采购成本的影响。2.供应商风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，降低供应商违约风险。3.质量风险：严格把控采购质量，加强验收环节管理，要求供应商提供质量保证文件，对不合格产品及时处理。4.合同风险：加强合同管理，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免合同纠纷。5.法律风险：法务部门参与采购过程，对采购合同等法律文件进行审核，防范法律风险。风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行评估和监控。2.当采购风险达到预警值时，及时发出预警信号，采取相应的风险应对措施。采购信息管理采购信息收集1.采购部门通过多种渠道收集采购相关信息，包括市场价格信息、供应商信息、政策法规信息等。2.建立采购信息收集渠道清单，明确信息来源和收集方式。采购信息整理与分析1.采购部门对收集到的采购信息进行整理和分类，建立采购信息数据库。2.定期对采购信息进行分析，为采购决策提供参考依据。采购信息共享1.采购部门与需求部门、财务部门、法务部门等相关部门实现采购信息共享，确保各部门及时了解采购情况。2.建立采购信息共享平台，方便各部门之间查询和交流采购信息。采购绩效评估评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否合理。2.采购质量：评估所采购物资和服务是否符合质量要求。3.采购效率：包括采购周期、交货及时性等，评估采购工作的效率。4.供应商管理：评估供应商的选择、评估、合作等情况。5.合同执行：评估采购合同的执行情况，包括付款及时性、交货准确性等。评估方法1.定期对采购绩效进行评估，可采用定量分析和定性分析相结合的方法。2.收集采购相关数据，进行数据分析和对比，得出采购绩效评估结果。3.组