阿里印章管理制度规定

阿里印章管理制度规定一、总则（一）目的为加强阿里巴巴集团（以下简称"集团"）印章管理，规范印章使用流程，防范印章使用风险，维护集团合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于集团总部及各分子公司、事业部等所属机构（以下统称"公司"）的各类印章管理。（三）印章定义本制度所指印章包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司意志的印章。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、样式、材质等信息，并经部门负责人、分管领导审批后，报至集团行政管理部门。2.集团行政管理部门审核《印章刻制申请表》，确认申请事项必要且合规后，提交至集团法务部门进行合法性审查。（二）印章刻制审批1.法务部门对印章刻制申请进行合法性审查，重点审查印章的名称、用途、样式等是否符合法律法规及公司规定，确保印章使用的合法性和有效性。2.经法务部门审查通过后，《印章刻制申请表》报集团总裁审批。总裁审批通过后，由集团行政管理部门负责安排印章刻制工作。（三）印章刻制1.集团行政管理部门应选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行印章刻制。2.印章制作单位应按照公司提供的印章样式、材质、规格等要求进行制作，并确保印章质量符合国家标准和公司规定。3.印章刻制完成后，制作单位应将印章及印模交付给集团行政管理部门，并提供印章制作相关资料，如印章材质证明、制作工艺说明等。（四）印章启用1.集团行政管理部门收到印章后，应进行印章登记，记录印章名称、编号、启用日期、保管人等信息，并填写《印章启用申请表》。2.《印章启用申请表》经部门负责人、分管领导审批后，报至集团总裁审批。总裁审批通过后，印章正式启用。3.印章启用前，集团行政管理部门应将印章启用信息通知相关部门和人员，并在公司内部进行公告。三、印章的保管（一）保管原则1.印章保管实行"专人专管、谁保管谁负责"的原则，确保印章安全存放，防止印章被盗用、丢失或损坏。2.严禁将印章交予非授权人员保管或使用，严禁在空白纸张、合同、协议等文件上加盖印章。（二）保管人员职责1.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，如发现印章丢失、被盗或损坏，应立即向所在部门负责人报告，并采取相应的应急措施。2.严格按照印章使用流程和审批权限使用印章，对每一次印章使用情况进行详细登记，记录使用日期、使用部门、使用事项、批准人等信息。3.定期对印章进行检查，确保印章清晰、完好，如发现印章磨损、变形等情况，应及时报告并申请更换。4.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应按照印章交接流程办理交接手续，确保印章交接清楚、责任明确。（三）印章存放1.公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管室，并配备必要的安全设施，如监控设备、报警装置等。2.部门章等一般印章可存放于部门负责人办公室抽屉或专门的文件柜中，但应确保存放安全，防止印章丢失或被盗用。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于以公司名义对外发布的各类文件、信函、合同、协议等，代表公司行使权力和履行义务。2.法定代表人章用于公司法定代表人授权的相关业务，如签署合同、办理银行结算等。3.合同专用章用于公司签订各类合同、协议等经济往来文件。4.财务专用章用于公司财务结算、票据开具等财务相关业务。5.发票专用章用于公司开具发票。6.部门章用于部门内部文件、通知、报表等的加盖，代表部门行使职责。（二）使用流程1.用印申请使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印日期等信息，并经部门负责人审批。2.审批流程涉及公司重大决策、重要合同、协议等事项的用印，需经分管领导、总裁审批。一般事项的用印，经部门负责人审批后即可。财务相关业务用印，需按照公司财务审批流程进行审批。3.印章使用印章保管人员收到经审批的《印章使用申请表》后，应认真核对申请表内容与用印文件内容是否一致，确认无误后，在规定位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上进行登记。4.用印监督用印过程中，如遇特殊情况需要现场监督用印的，应由申请用印部门或其他相关部门人员进行监督。监督人员应确保用印过程符合规定，印章加盖清晰、端正。（三）电子印章使用1.随着信息化技术的发展，集团逐步推广使用电子印章。电子印章与实体印章具有同等法律效力。2.电子印章的使用应遵循相关法律法规和公司规定，通过集团指定的电子印章管理系统进行操作。3.使用电子印章时，应按照电子印章使用流程进行申请、审批、盖章等操作，确保电子印章使用的合法性、真实性和安全性。五、印章的变更与废止（一）印章变更1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因需要变更印章的，应按照印章刻制与启用流程重新申请刻制印章，并办理原印章的废止手续。2.印章变更后，集团行政管理部门应及时更新印章登记信息，并通知相关部门和人员。（二）印章废止1.印章因磨损、损坏、遗失等原因无法继续使用，或因公司名称变更、业务调整等原因不再使用时，应及时办理印章废止手续。2.印章废止申请由印章保管部门或单位提出，填写《印章废止申请表》，详细说明印章废止原因，并经部门负责人、分管领导审批后，报至集团行政管理部门。3.集团行政管理部门审核《印章废止申请表》后，将印章废止信息通知法务部门备案。4.印章废止后，印章保管人员应将废止印章交回集团行政管理部门统一保管或销毁。印章销毁应按照公司规定的程序进行，确保印章销毁彻底，防止印章信息泄露。六、印章的检查与监督（一）定期检查1.集团行政管理部门应定期对公司印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。2.定期检查可采用现场检查、查阅资料、抽查用印记录等方式进行，检查结果应形成书面报告，并及时反馈给相关部门和领导。（二）不定期抽查1.集团法务部门、审计部门等有权对公司印章使用情况进行不定期抽查，重点检查印章使用的合法性、合规性以及审批流程的执行情况。2.不定期抽查可通过调阅用印文件、询问相关人员、核实登记记录等方式进行，发现问题应及时要求整改，并对违规行为进行严肃处理。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度规定，擅自使用印章、违规审批用印、印章保管不善导致印章被盗用或丢失等行为，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，包括警告、罚款、降职、撤职等。2.对于因印章管理不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责