酒店物资设备管理制度

酒店物资设备管理制度一、总则1.目的为加强酒店物资设备管理，保障酒店运营的正常进行，提高物资设备的使用效率，降低成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有物资设备的采购、验收、入库、存储、发放、使用、维修、盘点、报废等全过程管理。3.管理原则归口管理原则：物资设备管理工作由酒店指定的部门归口负责，实行统一领导、分级管理。预算控制原则：根据酒店经营计划和财务预算，合理安排物资设备采购资金，严格控制费用支出。高效使用原则：优化物资设备配置，提高使用效率，充分发挥其经济效益。责任追究原则：对物资设备管理过程中的违规行为，追究相关责任人的责任。二、物资设备管理组织架构及职责1.物资设备管理委员会组成：由酒店总经理担任主任，副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。职责：审议酒店物资设备管理的重大决策和规章制度。协调解决物资设备管理过程中的重大问题。监督检查物资设备管理工作的执行情况。2.归口管理部门通常为财务部或专门设立的物资设备管理部门。职责：负责制定物资设备管理制度和工作流程。组织物资设备的采购、验收、入库、存储、发放等工作。建立物资设备台账和档案，定期进行盘点和清查。审核物资设备的维修、报废申请，组织相关鉴定和处理。分析物资设备的使用情况和成本效益，提出改进建议。3.使用部门酒店内各使用物资设备的部门。职责：负责本部门物资设备的日常使用、维护和保管。根据业务需要，提出物资设备的采购申请。配合归口管理部门进行物资设备的验收、盘点等工作。及时反馈物资设备的使用状况和存在问题。三、物资设备采购管理1.采购计划使用部门应根据业务发展、设备更新、物资消耗等情况，提前制定物资设备采购计划，明确采购物资设备的名称、规格、型号、数量、用途等。采购计划应经部门负责人审核后报归口管理部门。归口管理部门汇总各部门采购计划，结合酒店库存情况和预算安排，编制年度、季度和月度采购计划。2.供应商选择与管理建立供应商评估体系，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行综合评估。通过招标、询价、谈判等方式选择合格供应商，并与其签订采购合同。定期对供应商进行考核，对不合格供应商及时淘汰，建立优质供应商名录。3.采购实施采购人员应按照采购计划和合同要求，及时组织物资设备采购。在采购过程中，应严格控制采购成本，确保采购物资设备的质量和交货期。对于重要物资设备采购，应实行集体决策或招标采购，确保采购过程公开、公正、公平。4.采购验收物资设备到货后，采购人员应及时通知使用部门和归口管理部门进行验收。验收人员应按照采购合同和相关标准，对物资设备的数量、规格、型号、质量等进行严格验收。对于验收合格的物资设备，应办理入库手续；对于验收不合格的物资设备，应及时与供应商协商处理。四、物资设备入库管理1.入库流程物资设备到货后，仓库管理人员应根据送货单、采购合同等核对物资设备的名称、规格、型号、数量等。对物资设备进行外观检查，如有破损、短缺等情况，应及时记录并通知采购人员处理。验收合格的物资设备，仓库管理人员应办理入库手续，填写入库单，注明物资设备的名称、规格、型号、数量、入库日期等，并签字确认。将入库单分别送交采购人员、财务部门和使用部门。2.入库存储物资设备应按照类别、规格、型号等分类存放，标识清晰，便于查找和管理。仓库应保持整洁、干燥、通风良好，确保物资设备不受损坏。对贵重物资设备和易燃易爆物资设备，应实行专人保管，设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。五、物资设备发放管理1.发放原则以满足酒店经营和业务需要为前提，严格按照规定的审批程序发放物资设备。实行限额领料制度，控制物资设备的消耗。优先发放库存积压物资设备，避免浪费。2.发放流程使用部门根据实际需要填写物资设备领用申请表，注明领用物资设备的名称、规格、型号、数量、用途等，并经部门负责人签字审核。将领用申请表送交归口管理部门审批。归口管理部门根据库存情况和审批意见，开具物资设备发放单。仓库管理人员凭发放单发放物资设备，并在发放单上签字确认。使用部门领取物资设备后，应及时在物资设备台账上登记。六、物资设备使用管理1.使用培训归口管理部门应对新购置的物资设备组织使用部门相关人员进行操作培训，确保其熟悉设备性能、操作规程和注意事项。使用部门应定期对员工进行物资设备使用知识培训，提高员工的操作技能和维护意识。2.使用规范使用部门应按照物资设备的操作规程和使用说明书正确使用物资设备，严禁违规操作。对物资设备的使用情况进行记录，包括使用时间、使用人员、运行状况等，发现问题及时报告。物资设备使用完毕后，应及时清理、保养，恢复到良好状态，并妥善存放。3.维护保养建立物资设备维护保养制度，明确维护保养的周期、内容和责任人。使用部门负责物资设备的日常维护保养工作，定期对设备进行检查、清洁、润滑、紧固等。归口管理部门应定期组织专业人员对重要物资设备进行全面维护保养和检修，确保设备正常运行。对物资设备的维护保养情况进行记录，建立维护保养档案。七、物资设备维修管理1.维修申请使用部门在物资设备出现故障或损坏时，应及时填写维修申请表，注明设备名称、规格、型号、故障现象、维修要求等，并经部门负责人签字后送交归口管理部门。维修申请表应附上设备故障的详细说明和相关照片。2.维修审批归口管理部门收到维修申请表后，应组织专业人员对设备故障进行评估，确定维修方案和维修费用预算。根据维修费用预算，按照酒店财务审批权限进行审批。3.维修实施归口管理部门根据审批意见，选择合格的维修单位或安排酒店内部维修人员进行维修。在维修过程中，维修人员应做好维修记录，包括维修时间、维修内容、更换零部件等。维修完成后，维修人员应填写维修报告，经使用部门和归口管理部门验收合格后，办理维修费用结算手续。八、物资设备盘点管理1.盘点计划归口管理部门应制定物资设备盘点计划，明确盘点的范围、时间、方式和人员分工。盘点计划应提前通知各使用部门和相关人员做好准备工作。2.盘点实施盘点人员应按照盘点计划对物资设备进行逐一清点，核对物资设备的数量、规格、型号、状态等是否与台账记录一致。对盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损等情况，应详细记录，并查明原因。3.盘点报告盘点结束后，盘点人员应编制盘点报告，包括盘点基本情况、盘盈盘亏情况及原因分析、处理建议等。盘点报告经盘点负责人审核签字后报酒店管理层。4.差异处理酒店管理层根据盘点报告，对盘盈盘亏等差异情况进行审批处理。对于盘盈物资设备，应及时办理入库手续；对于盘亏物资设备，应查明原因，追究相关责任人的责任，并进行相应的账务处理。九、物资设备报废管理1.报废鉴定物资设备使用部门或归口管理部门发现物资设备已无法正常使用或维修成本过高时，应填写报废申请表，并附上设备的相关资料和报废鉴定报告。报废鉴定报告应由专业技术人员或相关部门进行审核，确认设备确实已无使用价值。2.报废审批报废申请表经使用部门和归口管理部门负责人签字后，报酒店管理层审批。根据酒店财务审批权限，对报废申请进行审批。3.报废处理经审批同意报废的物资设备，归口管理部门应组织相关人员进行清理和处置。报废物资设备的处置方式包括变卖、捐赠、报废拆解等，应按照国家有关规定和酒店相关程序进行操作。对报废物资设备的处置情况进行记录，包括处置时间、处置方式、处置收入等。十、物资设备档案管理1.档案建立归口管理部门应对物资设备建立档案，档案内容包括物资设备的采购合同、验收报告、使用说明书、维护保养记录、维修报告、盘点报告、报废申请及审批文件等。物资设备档案应按照类别和时间顺序进行整理归档，便于查阅和管理。2.档案保管档案管理人员应妥善保管物资设备档案，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。3.档案查阅因工作需要查阅物资设备档案的，应填写档案查阅申请表，经归口管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在档案管理人员的监督下进行，不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。十一、监督与考核1.监督检查酒店定期对物资设备管理工作进行监督检查，检查内容包括物资设备采购、验收、入库、存储、发放、使用、维修、盘点、报废等环节的执行情况。对监督检查中发现的问题，及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核评价建立物资设备管理考核评价体系，对各部门和相关责任人的物资设备管理工作进行考核评价。考核评价指标包括物资设备采购成