酒店财务应酬管理制度

酒店财务应酬管理制度总则目的为了加强酒店财务应酬管理，规范应酬行为，控制应酬费用，确保酒店运营的合理性和效益性，特制定本制度。适用范围本制度适用于酒店各部门及全体员工在经营活动中发生的财务应酬事项。基本原则1.合规性原则：应酬活动必须符合国家法律法规及酒店相关规定。2.必要性原则：应酬应基于业务需要，避免不必要的开支。3.适度性原则：应酬费用应合理控制，不得铺张浪费。4.审批性原则：所有应酬事项需按规定程序进行审批。应酬范围界定业务招待1.接待来访的客户、合作伙伴、政府部门等，包括安排餐饮、住宿、娱乐等活动。2.参加行业会议、展会期间的招待活动。商务宴请1.因业务合作需要宴请客户、供应商等，以促进业务洽谈与合作。2.答谢长期合作的重要客户举办的宴请。礼品赠送1.向客户、合作伙伴赠送具有纪念意义或宣传性质的礼品。2.在节日、重要活动等期间赠送礼品。应酬流程申请1.员工因业务需要进行应酬活动，应提前填写《应酬申请表》，详细注明应酬对象、事由、时间、地点、预计费用等信息。2.申请表需经部门负责人审核，确保应酬活动与业务相关且合理必要。审批1.部门负责人审核通过后，将申请表提交至上级领导审批。2.根据应酬费用的额度，按照酒店的审批权限进行分级审批。一般应酬费用由部门经理、分管领导审批；较大金额的应酬费用需总经理审批。实施1.经审批后的应酬活动，员工应严格按照申请内容执行。2.选择合适的应酬场所和方式，确保符合酒店形象和成本控制要求。3.在应酬过程中，应妥善保管相关票据，作为报销的依据。报销1.应酬活动结束后，员工应及时整理票据，填写费用报销单，并附上《应酬申请表》。2.报销单经部门负责人审核、财务部门审核后，按照酒店的报销流程进行报销。3.财务部门对报销的应酬费用进行严格审核，对于不符合规定的费用有权拒绝报销。应酬标准业务招待1.一般客户来访，可安排在酒店内部餐厅进行简餐招待，人均费用控制在[X]元以内。2.重要客户或合作伙伴来访，可根据情况安排在酒店特色餐厅或外部合适场所宴请，人均费用不超过[X]元。3.对于外地客户的接待，如需安排住宿，应根据客户级别选择合适的房型，费用标准按照酒店的客房定价执行。商务宴请1.普通商务宴请，人均费用控制在[X]元左右。2.重要商务宴请或与大客户的宴请，人均费用可适当放宽至[X]元，但需提前经上级领导特批。礼品赠送1.一般性礼品，每份价值不超过[X]元。2.重要客户或合作伙伴的礼品，每份价值可根据情况在[X]元[X]元之间，但每年对同一客户的礼品总支出不得超过[X]元。财务控制与核算预算管理1.酒店应根据年度经营计划，制定应酬费用预算。2.应酬费用预算应分解到各部门，各部门应严格按照预算控制应酬支出。账务处理1.财务部门对应酬费用进行单独核算，设置专门的会计科目。2.应酬费用的报销凭证应真实、合法、有效，确保账务记录准确无误。审计监督1.酒店定期对应酬费用进行审计，检查应酬活动的合规性、合理性和费用支出情况。2.对于发现的问题，及时进行整改，并追究相关人员的责任。礼品管理礼品采购1.礼品采购应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商。2.采购的礼品应符合酒店的品牌形象和业务需求，同时保证质量和性价比。礼品发放与登记1.礼品发放时，应填写《礼品发放登记表》，详细记录礼品名称、数量、领取人、发放时间等信息。2.领取人应在登记表上签字确认，确保礼品发放的准确性和可追溯性。礼品库存管理1.建立礼品库存管理制度，定期对礼品进行盘点，确保账实相符。2.对于过期、损坏或不再使用的礼品，应及时进行清理和处理。监督与处罚监督机制1.酒店设立专门的监督小组，负责对应酬活动进行不定期检查。2.员工有权对违规的应酬行为进行举报，酒店应及时进行调查处理。处罚措施1.对于违反本制度的应酬行为，视情节轻重给予相应的处罚。2.情节较轻的，给予警告、批评教育，并责令退回违规报销的费用。3.情节严重的，给予降职、降薪、辞退等处理，并依法追究相关责任。附则解释权