高周转与合同管理制度

高周转与合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，提高合同管理效率，保障公司合法权益，促进公司高周转运营，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在经营活动中签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度。2.风险防控原则：充分评估合同风险，采取有效措施防范和化解风险，确保公司利益不受损失。3.高周转原则：在保证合同质量和风险可控的前提下，优化合同流程，提高合同签订、履行效率，促进公司资金、物资等资源的快速流转。4.权责明确原则：明确合同管理各环节的职责和权限，确保合同管理工作有序进行。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会公司设立合同管理委员会，由公司总经理担任主任，分管副总经理担任副主任，各相关部门负责人为成员。合同管理委员会负责审议重大合同、协调合同管理中的重大问题、监督合同管理制度的执行情况等。（二）合同管理部门公司指定[具体部门名称]为合同管理部门，负责合同的统一归口管理，履行以下职责：1.制定和完善合同管理制度、流程和标准文本。2.组织合同评审，提出评审意见和建议。3.负责合同的起草、审核、签订、编号、归档等日常管理工作。4.跟踪合同履行情况，协调解决合同履行中的问题。5.定期对合同管理工作进行总结和分析，提出改进措施和建议。（三）合同承办部门合同承办部门负责本部门合同的起草、谈判、履行等具体工作，并配合合同管理部门做好合同管理相关工作。主要职责包括：1.负责合同项目的前期调研、可行性分析等工作。2.起草合同文本，确保合同条款合法、合规、明确、具体。3.组织合同谈判，与合同对方进行协商，争取有利的合同条款。4.负责合同的履行，及时处理合同履行中的问题，并向合同管理部门报告。5.配合合同管理部门进行合同评审、归档等工作。（四）合同审批部门根据合同性质和金额大小，明确不同合同的审批部门。一般合同由合同承办部门负责人、分管副总经理审批；重大合同需经合同管理委员会审议后，由总经理审批。合同审批部门应在规定时间内完成审批工作，提出审批意见。三、合同签订管理（一）合同立项合同承办部门在签订合同前，应进行合同立项，填写《合同立项申请表》，详细说明合同项目的名称、背景、内容、预算、进度要求等情况，并提交相关资料。合同立项申请表经部门负责人审核后，报合同管理部门备案。（二）合同起草1.合同承办部门应根据合同立项申请，起草合同文本。合同文本应使用公司统一规定的标准格式，明确双方的权利和义务、合同标的、数量、质量、价款、履行期限、地点和方式、违约责任等主要条款。2.对于涉及法律、财务、技术等专业性较强的条款，合同承办部门应会同相关部门进行研究和起草，确保条款合法、合规、合理。（三）合同评审1.合同起草完成后，合同承办部门应将合同文本提交合同管理部门进行评审。合同管理部门组织相关部门（包括法务、财务、技术等）对合同进行评审，重点审查合同条款的合法性、完整性、准确性、可行性以及风险防范措施等。2.各评审部门应在规定时间内完成评审工作，并出具评审意见。评审意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。合同承办部门根据评审意见对合同文本进行修改完善，再次提交合同管理部门审核。3.对于重大合同或风险较大的合同，合同管理部门应组织合同管理委员会进行审议。合同管理委员会成员应充分发表意见，对合同的必要性、可行性、风险等进行全面评估，并形成审议决议。（四）合同签订1.经评审通过的合同，由合同承办部门负责人、法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。合同专用章的使用应严格按照公司印章管理制度执行。2.合同签订后，合同承办部门应及时将合同副本送合同管理部门、财务部门等相关部门存档，并按照合同约定履行合同义务。四、合同履行管理（一）合同交底合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，向合同履行人员详细说明合同的主要内容、双方的权利义务、履行要求、风险防范措施等，确保合同履行人员熟悉合同条款，明确工作责任。（二）合同执行跟踪1.合同承办部门应建立合同履行台账，及时记录合同履行情况，包括合同执行进度、款项收付、质量验收、变更事项等。2.合同管理部门应定期对合同履行情况进行跟踪检查，督促合同承办部门按时履行合同义务。对于合同履行中出现的问题，合同管理部门应及时协调相关部门进行处理，并向公司领导报告。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，合同承办部门应及时与合同对方协商，并签订书面的合同变更协议。2.合同变更协议应按照合同签订流程进行评审、审批，并及时送合同管理部门存档。合同管理部门应根据合同变更协议，对合同履行台账进行相应调整。（四）合同终止1.合同履行完毕或提前终止时，合同承办部门应及时通知合同对方，并办理合同终止手续。合同终止手续包括但不限于结算款项、清理物资、解除合同关系等。2.合同承办部门应在合同终止后及时将合同履行情况总结报告合同管理部门。合同管理部门应将合同终止情况记录在案，并对合同档案进行整理归档。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应会同相关部门定期对合同进行风险识别和评估，重点关注合同的法律风险、财务风险、市场风险、信用风险等。2.对于识别出的风险，应进行详细分析和评估，确定风险等级，并制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.法律风险应对：加强合同法律审查，聘请专业律师对重大合同进行审核，确保合同条款符合法律法规要求。在合同履行过程中，及时咨询法律意见，防范法律纠纷。2.财务风险应对：严格控制合同款项收付，加强财务审核，确保资金安全。对合同预算进行严格管理，防止超预算支出。建立应收账款管理制度，及时催收账款，降低坏账风险。3.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态，合理确定合同价格和履行期限。对于市场波动较大的合同，可采取套期保值等措施进行风险防范。4.信用风险应对：对合同对方进行信用调查和评估，建立信用档案。对于信用状况不佳的合同对方，应采取必要的风险防范措施，如要求提供担保、增加预付款比例等。六、合同档案管理（一）档案收集合同签订后，合同承办部门应及时将合同文本及相关资料（包括合同立项申请表、评审意见、变更协议、履行记录等）提交合同管理部门。合同管理部门负责对合同档案进行收集、整理和归档。（二）档案整理合同管理部门按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案资料齐全、完整、有序。对于电子档案，应进行备份，并建立索引目录，便于查询和使用。（三）档案保管合同档案应妥善保管，确保档案的安全和保密。档案保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。对于超过保管期限的合同档案，应按照规定进行销毁处理。（四）档案查阅因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经合同管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅制度，不得擅自复印、涂改、损毁档案资料。七、合同考核与奖惩（一）考核内容1.合同签订的及时性、准确性和合法性。2.合同履行的情况，包括履行进度、质量、款项收付等。3.合同风险防控情况，是否有效防范和化解合同风险。4.合同档案管理情况，档案资料是否齐全、完整、规范。（二）考核方式合同管理部门定期对各部门的合同管理工作进行考核评价，考核结果纳入公司年度绩效考核体系。考核方式包括日常检查、定期抽查、专项审计等。（三）奖惩措施1.对于合同管理工作表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，包括奖金、荣誉证书等。