行政采购业务管理制度

行政采购业务管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政采购业务的管理，规范采购流程，提高采购效率，确保采购物资和服务符合公司需求，降低采购成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门的行政采购活动，包括办公用品、办公设备、办公家具、劳保用品、维修材料、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：在满足公司需求的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。3.公平公正原则：采购过程应公平、公正、公开，确保所有供应商有平等的参与机会。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品。5.廉洁自律原则：采购人员应廉洁奉公，杜绝收受供应商贿赂等违规行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策小组，由公司高层管理人员、财务部门负责人、相关使用部门负责人等组成。采购决策小组负责审议采购预算、采购计划、重大采购项目等，对采购事项进行决策。（二）采购执行部门公司行政部门为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责包括：1.制定和完善采购管理制度和流程。2.根据各部门需求，编制采购计划和预算。3.组织供应商筛选、评估和采购谈判。4.签订采购合同，跟踪采购合同执行情况。5.验收采购物资和服务，办理入库手续。6.整理采购档案，进行采购数据分析和总结。（三）使用部门职责1.根据工作需要，及时向行政部门提出采购需求，并提供详细的规格、型号、数量等要求。2.参与采购项目的评估和验收工作，对采购物资和服务的质量、适用性等进行确认。3.协助行政部门进行供应商管理，提供供应商评价意见。（四）财务部门职责1.审核采购预算和采购合同，确保采购资金的合理性和合规性。2.负责采购款项的支付和账务处理。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务建议。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、用途、预计金额等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到采购申请后，对采购申请的必要性、合理性进行初审。2.初审通过后，将采购申请提交至采购决策小组进行审批。对于金额较小的常规采购项目，可由行政部门负责人直接审批。3.采购决策小组根据公司采购政策和预算情况，对采购申请进行审议并做出审批决定。审批通过的采购申请进入采购流程，未通过的采购申请由行政部门反馈给申请部门并说明原因。（三）采购计划编制行政部门根据审批通过的采购申请，结合库存情况，编制采购计划。采购计划应明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、预计采购时间、采购预算等内容。（四）供应商选择与管理1.供应商筛选行政部门通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库。根据采购项目的要求，从供应商信息库中筛选出符合条件的潜在供应商。2.供应商评估对潜在供应商进行实地考察或要求其提供相关资料，评估其生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉等方面的情况。向供应商的过往客户了解其合作情况和口碑。根据评估结果，对供应商进行打分排序，选择排名靠前的供应商作为合作对象。3.供应商管理与选定的供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，包括产品质量标准、价格条款、交货期、售后服务等内容。定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、价格执行情况、售后服务等方面。对于考核不合格的供应商，及时进行整改或终止合作。（五）采购谈判与合同签订1.采购谈判行政部门与选定的供应商就采购物资或服务的价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行谈判。在谈判过程中，应充分了解市场行情，争取有利的采购条件。谈判结果应形成谈判记录，由双方代表签字确认。2.合同签订根据谈判结果，起草采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。采购合同经法律合规部门审核后，提交至公司授权代表签字盖章。合同签订后，行政部门应及时将合同副本分发给相关部门。（六）采购执行与跟踪1.采购订单下达行政部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资或服务的详细信息、交货时间、交货地点等内容。采购订单下达后，应及时通知供应商确认订单内容。2.采购执行跟踪定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，包括生产进度、发货情况等。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量问题等，及时与供应商协商解决，并向相关部门反馈。根据采购合同约定，及时提醒供应商按时交货，并做好收货准备。（七）验收与入库1.验收准备采购物资到货前，使用部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。行政部门应提前通知使用部门和相关人员参与验收。2.验收实施采购物资到货后，验收人员按照采购合同和相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。对于重要物资或大型设备，可邀请专业技术人员或第三方检测机构进行验收。验收过程中发现问题的，应及时与供应商沟通协商解决。如问题严重影响采购物资的使用，可拒绝验收，并要求供应商采取补救措施或更换物资。3.入库手续办理验收合格的采购物资，由仓库管理人员办理入库手续。入库时应填写《入库单》，注明物资的名称、规格、型号、数量、供应商等信息。《入库单》经仓库管理人员、验收人员签字确认后，一联留存仓库，一联交行政部门，一联交财务部门。（八）付款与结算1.付款申请采购物资验收合格并办理入库手续后，供应商提交付款申请。付款申请应包括采购合同编号、发票号码、金额、付款方式等信息。行政部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同执行情况、发票真实性、金额准确性等。审核通过后，将付款申请提交至财务部门。2.付款审批财务部门对付款申请进行复核，并按照公司财务管理制度进行付款审批。对于金额较大的采购项目，可能需要经过公司高层管理人员审批。3.付款结算经审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款结算。付款结算时，应确保付款信息准确无误，并做好付款记录。四、采购预算管理（一）预算编制1.行政部门根据公司年度工作计划和各部门采购需求预测，编制年度采购预算草案。2.年度采购预算草案应明确采购项目的名称、规格、型号、数量、预计金额等内容，并按照公司财务预算编制要求进行分类汇总。3.采购预算草案经财务部门审核后，提交至采购决策小组审议批准。（二）预算执行1.各部门应严格按照批准的采购预算执行采购活动，不得超预算采购。2.行政部门应定期对采购预算执行情况进行跟踪和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取相应的措施加以解决。3.如因特殊原因需要调整采购预算的，应按照公司预算调整程序进行申请和审批。（三）预算控制1.财务部门对采购预算执行情况进行监控，对超预算的采购申请不予审批。2.行政部门应建立采购预算预警机制，对接近预算上限的采购项目及时进行提醒和控制。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.行政部门定期对采购业务进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如市场价格波动、供应商违约、质量问题、法律合规风险等。2.根据风险识别和评估结果，确定风险等级和应对策略。（二）风险应对措施1.市场价格波动风险加强市场调研，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时间和数量。与供应商协商签订价格调整条款或采用套期保值等方式规避价格风险。2.供应商违约风险选择信誉良好、实力较强的供应商，并与其签订详细的合作协议，明确违约责任。定期对供应商进行评估和考核，及时发现潜在风险并采取措施加以防范。建立供应商备用机制，在供应商出现违约情况时，能够及时更换供应商，确保采购业务的连续性。3.质量问题风险严格控制采购物资的质量标准，加强验收环节的管理，确保采购物资符合质量要求。要求供应商提供质量保证文件，并对其产品进行定期抽检。对于出现质量问题的采购物资，及时与供应商协商解决，如退货、换货、索赔等。4.法律合规风险采购人员应熟悉国家法律法规和公司相关规定，确保采购活动合法合规。加强对采购合同的审核，避免合同条款存在法律漏洞。定期进行法律合规培训，提高采购人员的法律意识和风险防范能力。六、采购档案管理（一）档案范围采购档案包括采购申请表、采购审批文件、采购计划、供应商信息、采购合同、采购订单、验收报告、入库单、发票、付款记录等与采购业务相关的文件和资料。（二）档案整理与归档1.行政部门负责采购档案的整理和归档工作。采购业务完成后，应及时将相关文件和资料进行分类整理，确保档案资料的完整性和准确性。2.按照档案管理要求，将采购档案装订成册，并编制档案目录。档案目录应包括档案名称、编号、日期、保管期限等信息。3.将整理好的采购档案移交至公司档案室进行保管。（三）档案查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购档案的，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案室查阅。2.如需借阅采购档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限和用途，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期借阅，应办理延期手续。3.借阅人员应妥善保管采购档案，不得擅自涂改、转借、丢失。借阅期满后，应及时归还档案。七、监督与考核（一）监督机制1.公司内部审计部门定期对采购业务进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，发现问题及时提出整改意见。2.行政部门应建立内部监督机制，定期对采购工作进行自查自纠，发现问题及时整改。3.鼓励员工对采购业务中的违规行为进行举报，公司对举报属实的给予奖励。（二）考核指标1.采购成本控制：考核采购成本是否控制在预算范围内，与历史采购数据相比是否有降低。2.采购质量：考核采购物资和服务的质量是否符合要求，是否因质量问题导致生产或工作受到影响。3.采购及时性：考核采购订单是否按时完成，是否因采购延迟影响公司正常生产或工作。4.供应商管理：考核供应商的选择、评估、管理等工作是否到位，供应商的满意度是否达到一定标准。5.合规性：考核采购活动是否符合国家法律法规和公司相关规定。（三）考核方式与结果应用1.行政部门定期对采购人员进行考核，