会务组织与管理制度

会务组织与管理制度一、总则（一）目的为了规范公司各类会议的组织与管理，提高会议效率，确保会议质量，促进公司信息流通和工作协调，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部召开的各类会议，包括但不限于董事会会议、经理办公会、部门例会、专题会议、项目会议等。（三）会议组织原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，避免形式主义。2.明确目的原则：会议应围绕明确的主题和目的进行组织，确保会议内容具有针对性和实用性。3.充分准备原则：会前应做好充分的准备工作，包括议题确定、资料准备、人员通知等，确保会议顺利进行。4.规范有序原则：会议组织应遵循一定的程序和规范，确保会议流程清晰、秩序良好。5.责任落实原则：明确会议组织各环节的责任人和职责，确保各项工作落实到位。二、会议分类与职责分工（一）董事会会议1.定义：由公司董事会成员参加，审议公司重大决策、战略规划、财务预算等事项的会议。2.职责分工董事会办公室：负责会议的筹备工作，包括会议通知、资料准备、会议记录等。相关部门：根据会议议题，准备相关汇报材料，并负责在会议上进行汇报和解答。（二）经理办公会1.定义：由公司经理层成员参加，研究公司日常经营管理工作、协调各部门工作的会议。2.职责分工行政部：负责会议的组织安排，包括场地预订、会议通知、资料准备、会议记录等。各部门：根据会议议题，准备相关汇报材料，并负责在会议上进行汇报和沟通。（三）部门例会1.定义：由各部门定期召开的部门内部会议，总结工作进展，安排下一阶段工作任务。2.职责分工部门负责人：负责会议的组织和主持，确定会议议题和议程。部门秘书：负责会议记录，并协助部门负责人进行会议组织和协调工作。（四）专题会议1.定义：针对特定的业务问题或项目召开的专门会议，研究解决方案和推进措施。2.职责分工发起部门：负责会议的发起和组织，确定会议主题、参会人员和议程。行政部：协助发起部门进行会议的组织安排，包括场地预订、会议通知、资料准备等。（五）项目会议1.定义：围绕公司项目开展过程中召开的各类会议，如项目启动会、项目进度会、项目协调会等。2.职责分工项目经理：负责项目会议的组织和主持，根据项目进展情况确定会议议题和议程。项目团队成员：根据会议要求，准备相关汇报材料，并参加会议，汇报项目工作进展和问题。三、会议筹备（一）会议计划制定1.各类会议主办部门应提前制定会议计划，明确会议的时间、地点、参会人员、议题、议程等内容。2.会议计划应提前提交至行政部备案，行政部根据公司整体工作安排进行统筹协调。（二）会议通知1.根据会议计划，提前向参会人员发送会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、议程、参会要求等内容。2.对于重要会议，应提前[x]天发送通知；对于一般性会议，应提前[x]天发送通知。3.会议通知可通过邮件、短信、即时通讯工具等方式发送，确保参会人员及时收到通知。（三）资料准备1.根据会议议题，准备相关的会议资料，如汇报材料、数据报表、文件草案等。2.会议资料应确保内容准确、完整，提前打印或整理好，并在会议前发放给参会人员。3.对于需要现场演示的资料，应提前做好设备调试和演示准备工作。（四）场地安排1.根据会议规模和要求，选择合适的会议场地。会议场地应具备良好的通风、照明、音响等条件，确保会议顺利进行。2.提前预订会议场地，并进行现场布置。会议现场应摆放好桌椅、名牌、投影仪、麦克风等设备，营造良好的会议氛围。3.对于重要会议，应安排专人负责会议场地的接待和引导工作。（五）人员安排1.根据会议需要，安排会议主持人、记录员、摄像师等相关人员。2.会议主持人应具备良好的沟通能力和组织协调能力，能够有效地引导会议进程，确保会议按议程进行。3.会议记录员应认真记录会议内容，确保记录准确、完整。会议记录应在会议结束后及时整理，并发送给参会人员和相关领导。4.对于重要会议，可安排摄像师进行会议记录，以便后续查阅和存档。四、会议组织与实施（一）会议签到1.参会人员应提前到达会议现场，在会议签到表上进行签到。2.会议签到表应记录参会人员的姓名、部门、职务等信息，确保签到信息准确无误。（二）会议开场1.会议主持人应提前到达会议现场，做好会前准备工作。2.会议开始时，主持人应简要介绍会议目的、议程和参会人员，宣布会议开始。（三）会议进行1.会议应按照预定的议程进行，主持人应引导参会人员围绕议题展开讨论，确保会议讨论有序、高效。2.参会人员应积极发言，表达自己的观点和意见，但应注意发言的秩序和时间，避免出现跑题、争吵等情况。3.对于重要的讨论内容，主持人应及时进行总结和归纳，确保会议讨论的重点突出。（四）会议记录1.会议记录员应认真记录会议内容，包括会议议题、参会人员发言要点、决议事项等。2.会议记录应采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行记录，确保记录的准确性和完整性。3.会议记录应在会议结束后及时整理，经主持人审核后，发送给参会人员和相关领导。（五）会议决议1.会议应形成明确的决议事项，对于决议事项应明确责任部门、责任人、完成时间等要求。2.会议决议应在会议结束后及时发布，确保相关人员了解会议决议内容，并按照要求执行。3.对于重要的会议决议，应跟踪落实情况，定期进行检查和反馈，确保决议事项得到有效执行。五、会议后续工作（一）会议纪要整理1.会议结束后，会议记录员应及时整理会议纪要，会议纪要应包括会议基本信息、会议议程、会议主要内容、会议决议等内容。2.会议纪要应语言简洁、重点突出，确保能够准确反映会议的主要精神和决议事项。3.会议纪要经主持人审核后，发送给参会人员和相关领导，并在公司内部进行存档。（二）决议事项跟踪1.责任部门应按照会议决议要求，制定具体的工作计划，并组织实施。2.行政部应定期对会议决议事项的执行情况进行跟踪检查，及时发现问题并协调解决。3.对于未能按时完成的决议事项，责任部门应及时向公司领导汇报原因，并提出改进措施和计划。（三）会议资料归档1.会议结束后，会议主办部门应将会议相关资料进行整理归档，包括会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等。2.会议资料应按照公司档案管理规定进行分类、编号、装订，并妥善保管。3.会议资料的归档工作应在会议结束后[x]个工作日内完成，确保资料的完整性和可查阅性。六、会议纪律与要求（一）参会人员纪律1.参会人员应按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前向会议主持人请假，并安排合适的人员代为参会。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与讨论，尊重他人发言，不得打断他人讲话。4.参会人员应按照会议要求提供相关资料和汇报工作，确保会议信息的准确和完整。（二）会议组织人员纪律1.会议组织人员应认真履行职责，做好会议的筹备、组织和服务工作。2.会议组织人员应严格遵守会议时间安排，确保会议按时开始和结束。3.会议组织人员应保守会议机密，不得泄露会议讨论的内容和决议事项。4.会议组织人员应及时处理会议期间出现的各种问题，确保会议顺利进行。七、会议费用管理（一）费用预算1.会议主办部门应根据会议规模和要求，提前编制会议费用预算，明确会议各项费用的支出标准和金额。2.会议费用预算应包括场地租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用、设备租赁费用等。3.会议费用预算经公司领导审批后，方可执行。（二）费用报销1.会议结束后，会议主办部门应及时整理会议费用报销凭证，并按照公司财务制度进行报销。2.会议费用报销凭证应包括发票、收据、报销清单等，确保凭证真实、合法、有效。3.会议费用报销应严格按照预算执行，对于超出预算的费用，应提前报公司领导审批。（三）费用控制1.公司应加强对会议费用的控制和管理，严格审核会议费用支出，确保费用合理、