信息科采购管理制度

信息科采购管理制度总则目的为规范信息科采购行为，确保采购工作的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，满足公司信息科业务发展需求，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司信息科所有采购活动，包括但不限于硬件设备（如服务器、电脑、打印机等）、软件产品（如操作系统、办公软件、数据库等）、网络设备（如路由器、交换机等）、信息安全产品（如防火墙、入侵检测系统等）以及相关服务的采购。原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化，实现经济效益和社会效益的统一。3.公开透明原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督和相关部门的检查。4.公平竞争原则：通过公平竞争，选择优质的供应商和产品，确保采购质量。5.诚实守信原则：采购活动中各方应诚实守信，履行各自的义务。采购组织与职责采购决策机构成立信息科采购领导小组，由信息科负责人担任组长，成员包括相关技术骨干和财务人员。采购领导小组负责审议采购计划、采购预算、采购方式、供应商选择等重大采购事项，做出决策。采购执行部门信息科指定专人负责采购的具体执行工作，称为采购专员。采购专员负责采购项目的实施，包括编制采购文件、发布采购信息、组织采购评审、签订采购合同、跟踪采购进度、验收采购货物或服务等。相关部门职责1.信息科：提出采购需求，参与采购文件编制、供应商评审等工作，负责采购货物或服务的使用和验收。2.财务部门：审核采购预算、采购合同，负责采购资金的支付和核算。3.审计部门：对采购活动进行审计监督，确保采购过程合法合规。采购流程采购需求提出1.信息科各岗位根据业务发展和工作需要，定期或不定期提出采购需求，填写《信息科采购需求申请表》，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、预计采购时间等内容。2.采购需求申请表经本部门负责人审核后提交给采购专员。采购预算编制1.采购专员根据采购需求申请表，结合市场价格情况，编制采购预算草案，提交给财务部门审核。2.财务部门根据公司财务制度和预算安排，对采购预算草案进行审核，提出调整意见。采购专员根据审核意见对采购预算进行调整，形成最终的采购预算。采购方式选择1.根据采购项目的性质、金额、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标适用于采购金额较大、技术复杂、市场竞争充分的采购项目；邀请招标适用于具有特定资格要求、供应商数量有限的采购项目；竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目；单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目；询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。3.采购方式的选择需经采购领导小组批准。采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购专员编制采购文件。采购文件应包括采购公告（招标邀请书）、采购需求、技术规格、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件应明确采购项目的各项要求，确保供应商能够准确理解采购需求，编制合理的投标文件或响应文件。采购信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购专员应在公司内部网站、相关行业网站等平台发布采购公告（招标邀请书），公开采购项目信息，吸引潜在供应商参与投标。2.采购公告（招标邀请书）应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、供应商资格要求、报名时间、投标截止时间、开标时间及地点等内容。供应商选择与评审1.采购专员对报名参与采购项目的供应商进行资格审查，确定符合资格要求的供应商名单。2.组织成立评审小组，评审小组由信息科技术人员、财务人员、审计人员等组成。评审小组按照采购文件规定的评标标准，对供应商的投标文件或响应文件进行评审，推荐中标候选人或成交供应商。3.评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果。评审结果经采购领导小组批准后生效。采购合同签订1.采购专员根据评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确采购项目名称、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应提交财务部门和审计部门审核，确保合同条款符合法律法规和公司规定。审核通过后，由采购专员与供应商签订合同。采购项目实施与跟踪1.采购专员按照采购合同要求，跟踪供应商的供货进度，确保供应商按时、按质、按量提供货物或服务。2.如遇供应商无法按时交货或货物质量不符合要求等情况，采购专员应及时与供应商沟通协调，要求供应商采取补救措施，并向采购领导小组报告。采购验收1.采购货物或服务到货后，采购专员应及时通知信息科相关人员进行验收。验收人员应根据采购合同和采购文件的要求，对货物的数量、规格型号、质量、性能等进行验收。2.验收合格后，验收人员填写《信息科采购验收报告》，经信息科负责人签字确认后提交给采购专员。如验收不合格，采购专员应及时与供应商协商解决，要求供应商更换货物或采取其他补救措施，直至验收合格。采购付款1.采购专员根据采购合同和采购验收报告，填写《信息科采购付款申请表》，提交给财务部门审核。2.财务部门审核采购付款申请表后，按照公司财务制度和采购合同约定，办理采购付款手续。采购风险管理风险识别1.市场风险：市场价格波动、供应商垄断等可能导致采购成本增加。2.质量风险：供应商提供的货物或服务质量不符合要求，可能影响公司信息系统的正常运行。3.合同风险：采购合同条款不明确、合同履行过程中出现纠纷等可能给公司带来损失。4.法律风险：采购活动违反法律法规，可能导致公司面临法律责任。风险评估1.对识别出的采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，确定风险等级，为风险应对提供依据。风险应对1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势，合理安排采购时间和数量；对于供应商垄断情况，积极寻找替代供应商，拓宽采购渠道。2.质量风险应对：加强对供应商的质量管理，在采购合同中明确质量标准和验收条款；增加验收环节的严格性，对采购货物或服务进行全面检验。3.合同风险应对：加强采购合同管理，严格审查合同条款，确保合同内容明确、合法、有效；在合同履行过程中，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时协商解决。4.法律风险应对：加强对采购人员的法律法规培训，提高法律意识；在采购活动中，严格遵守法律法规，确保采购行为合法合规。采购监督与审计内部监督1.信息科定期对采购活动进行自查，检查采购流程是否规范、采购文件是否齐全、采购合同是否履行等情况。2.财务部门对采购资金的使用情况进行监督，确保采购资金专款专用，合理支出。3.审计部门定期对采购项目进行审计，重点审查采购过程的合法性、合规性、效益性，发现问题及时提出整改意见。外部监督接受公司内部其他部门、上级主管部门以及相关政府部门的监督检查，积极配合监督检查工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。供应商管理供应商选择标准1.具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。2.具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。3.有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。4.参加采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录。5.具有与采购项目相匹配的生产能力、供应能力和售后服务能力。供应商评价与考核1.建立供应商评价体系，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务、价格等方面进行评价。2.根据供应商评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、限期整改或淘汰。供应商关系维护1.加强与供应商的沟通与合作，定