公司会务组管理制度

公司会务组管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会务组的规范化管理，提高会议组织效率和质量，确保会议顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类会议的组织、筹备、服务等相关会务工作。（三）基本原则1.高效原则：以提高会议效率为核心，合理安排会议流程和资源，确保会议按时、高质量完成。2.规范原则：明确会务工作各环节的标准和要求，做到流程规范、操作有序。3.服务原则：以服务参会人员为宗旨，提供周到、细致的服务，保障会议顺利开展。二、会议分类及组织流程（一）会议分类1.公司级会议：包括年度总结大会、季度工作会议、月度例会等，由公司高层领导主持，各部门负责人及相关人员参加。2.部门级会议：由各部门自行组织召开的部门内部会议、部门间协调会议等。3.专项会议：针对特定项目、工作任务或问题召开的会议，如项目研讨会、问题解决会等。（二）组织流程1.会议发起公司级会议由总经理办公室根据公司工作安排发起，提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等信息，并下达会议通知。部门级会议由各部门负责人发起，提前向分管领导报备，确定会议相关信息后通知部门内部人员。专项会议由相关业务部门或项目负责人发起，经上级领导批准后组织召开，并通知相关人员参加。2.会务筹备成立会务组：根据会议规模和要求，由发起部门或指定专人负责成立会务组，明确各成员职责。会务组成员一般包括会议主持人、记录员、资料准备人员、设备保障人员、后勤服务人员等。确定会议议程：根据会议主题和目的，由发起部门或主持人制定会议议程，报上级领导审核通过。会议议程应明确会议的各项议题、时间安排、发言顺序等。准备会议资料：根据会议议程，准备相关的会议资料，如会议报告、文件、数据图表、演示文稿等。资料应确保准确、完整、清晰，并提前发放给参会人员。布置会议场地：根据会议类型和规模，选择合适的会议场地，并进行布置。会议场地应整洁、舒适、通风良好，配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、桌椅等。在会议前，应检查设备是否正常运行，确保会议顺利进行。安排会议餐饮：根据会议时间和参会人员数量，合理安排会议餐饮。餐饮应注重营养搭配，满足不同人员的口味需求。如有特殊饮食要求，应提前统计并做好相应安排。3.会议通知会议通知应提前发布，确保参会人员有足够的时间准备。通知内容应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、所需携带资料等信息。对于重要会议，应采用多种通知方式，如邮件、短信、内部公告等，确保通知到每一位参会人员。同时，应提醒参会人员按时参加会议，如有特殊情况不能参加，应提前请假。4.会议召开会务组人员应提前到达会议场地，做好各项准备工作，如签到、发放资料、调试设备等。会议开始前，主持人应宣布会议纪律，要求参会人员将手机调至静音或关机状态，保持会议秩序。按照会议议程有序进行会议，主持人应引导会议讨论，确保会议围绕主题进行，避免偏离议题。记录员应认真记录会议内容，包括会议发言、讨论要点、决议事项等。在会议过程中，会务组人员应密切关注会议进展情况，及时提供必要的服务，如添加茶水、更换话筒电池等。5.会议结束会议结束后，会务组人员应组织参会人员有序离场。清理会议场地，检查设备是否关闭、资料是否齐全等。整理会议记录，形成会议纪要。会议纪要应准确、客观地反映会议内容和决议事项，经主持人审核后，及时发送给参会人员和相关部门。对会议决议事项进行跟踪落实，明确责任人和时间节点，确保会议精神得到有效贯彻执行。三、会务组成员职责（一）会议主持人职责1.负责会议的组织和主持工作，确保会议按照预定议程顺利进行。2.引导会议讨论，把握会议节奏，避免会议偏离主题或出现冷场情况。3.协调参会人员之间的关系，处理会议中的突发情况和争议问题。4.总结会议内容，明确会议决议事项，并对下一步工作进行部署。（二）记录员职责1.认真记录会议发言内容、讨论要点、决议事项等，确保记录准确、完整。2.对会议记录进行整理和编辑，形成清晰、规范的会议纪要。3.在会议结束后，及时将会议纪要发送给参会人员和相关部门，并负责会议记录的存档保管。（三）资料准备人员职责1.根据会议议程和要求，准备相关的会议资料，如会议报告、文件、数据图表、演示文稿等。2.对资料进行审核和校对，确保资料内容准确、清晰、完整。3.在会议前，将资料发放给参会人员，并在会议过程中根据需要及时提供相关资料。（四）设备保障人员职责1.负责会议场地内各种设备的调试和维护，确保设备正常运行。2.在会议过程中，密切关注设备运行情况，及时处理设备故障和技术问题。3.会议结束后，对设备进行清理和检查，做好设备的保管工作。（五）后勤服务人员职责1.负责会议场地的布置和清理工作，确保场地整洁、舒适。2.安排会议餐饮，保证餐饮质量和供应及时性。3.为参会人员提供必要的服务，如添加茶水、发放文具等。4.负责会议期间的安全保卫工作，确保会议秩序和人员安全。四、会议资料管理（一）资料收集1.会议发起部门或相关责任人应提前收集与会议主题相关的资料，包括但不限于工作报告、数据统计、项目进展情况等。2.资料应确保真实、准确、完整，并按照一定的分类标准进行整理。（二）资料审核1.对收集到的会议资料进行审核，确保资料内容符合会议要求，不存在错误或歧义。2.审核人员应对资料的格式、排版等进行检查，保证资料的规范性。（三）资料整理与归档1.根据会议议程和内容，对审核通过的资料进行进一步整理，形成清晰的资料体系。2.会议结束后，将会议资料进行归档保存，以便日后查阅和参考。归档资料应包括会议通知、会议议程、会议记录、会议纪要、参会人员名单、会议资料等。3.建立电子档案和纸质档案，确保档案的安全性和完整性。电子档案应进行备份，并按照一定的命名规则和文件夹结构进行存储。（四）资料查阅1.公司内部人员因工作需要查阅会议资料，应填写《会议资料查阅申请表》，注明查阅目的、资料名称、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到档案管理人员处查阅。2.档案管理人员应按照规定提供资料，并做好查阅记录，记录查阅人员姓名、查阅时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应妥善保管查阅的资料，不得擅自复印、转借或带出档案室。如需复印相关资料，应按照规定办理复印手续。五、会议设备管理（一）设备采购1.根据会议需求和实际情况，由会务组提出会议设备采购申请，经审批后进行采购。2.采购设备时，应选择质量可靠、性能稳定、价格合理的产品，并与供应商签订采购合同，明确设备的规格、型号、数量、价格、售后服务等条款。（二）设备验收1.设备到货后，由会务组、使用部门和相关技术人员共同进行验收。验收内容包括设备的外观、数量、规格、型号、性能等方面。2.对验收合格的设备，应填写《设备验收单》，并办理入库手续。对验收不合格的设备，应及时与供应商联系，要求其更换或处理。（三）设备使用与维护1.制定会议设备使用操作规程，明确设备的使用方法、注意事项等内容。会务组人员应按照操作规程使用设备，避免因操作不当造成设备损坏。2.定期对会议设备进行维护保养，检查设备的运行状况，及时发现和解决设备故障。对于重要设备，应建立维护档案，记录设备的维护情况。3.设备出现故障时，应及时通知设备保障人员进行维修。维修人员应做好维修记录，包括故障现象、维修时间、维修方法、更换部件等信息。（四）设备报废与更新1.对于已无法正常使用或维修成本过高的会议设备，由会务组提出报废申请，经审批后进行报废处理。2.设备报废后，应及时清理资产账目，并将报废设备进行妥善处理，如变卖、捐赠等。3.根据公司发展和会议需求，适时对会议设备进行更新换代，确保设备的先进性和适用性。六、会议费用管理（一）费用预算1.在会议筹备阶段，会务组应根据会议规模、时间、地点、议程等因素，编制会议费用预算。会议费用预算应包括场地租赁费用、设备租赁费用、餐饮费用、资料印刷费用、交通费用、礼品费用等各项支出。2.会议费用预算经审批后，作为会议费用控制的依据。在会议实施过程中，应严格按照预算执行，确保费用支出合理、合规。（二）费用报销1.会议结束后，会务组应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务制度进行报销。报销凭证应包括发票、收据、费用清单、审批单等相关资料。2.报销人员应确保报销凭证真实、合法、有效，并按照规定填写报销单。报销单应注明会议名称、时间、地点、费用明细等信息。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合报销规定的凭证，财务部门应要求报销人员补充或更正相关资料。（三）费用控制1.会务组应严格控制会议费用支出，确保各项费用不超出预算范围。如因特殊情况需要调整预算，应提前办理审批手续。2.在会议筹备过程中，应合理安排会议资源，避免浪费。对于可重复使用的设备、资料等，应尽量减少不必要的采购。3.定期对会议费用进行统计和分析，总结费用支出情况，为今后的会议组织提供参考依据。七、会议保密管理（一）保密范围1.会议涉及的公司机密信息，如商业秘密、技术秘密、财务数据、人事信息等。2.会议过程中讨论的尚未公开的决策事项、业务计划、项目进展等内容。3.参会人员在会议中提供的个人隐私信息。（二）保密措施1.对会议场地进行选择和布置时，应考虑保密性要求，避免在公共场所或容易被监听的地方召开重要会议。2.限制参会人员范围，严格控制知悉会议机密信息的人员数量。对参会人员进行保密教育，要求其遵守保密规定，不得泄露会议内容。3.在会议资料准备过程中，对涉及机密信息的资料进行加密处理，并标注保密等级。会议结束后，及时收回相关资料，妥善保管，防止丢失或泄露。4.会议期间，禁止无关人员进入会议场地。会务组人员应做好会议现场的安全保卫工作，防止会议内容被窃听或泄露。5.会议记录、纪要等文件应按照公司保密制度进行管理，明确传阅范围和保管期限。对涉及机密信息的文件，应进行加密存储，并严格控制查阅权限。（三）泄密处理1.如发现会议内容被