补建职工档案管理制度

补建职工档案管理制度总则目的为规范公司职工档案管理工作，确保职工档案的完整性、准确性和保密性，维护职工合法权益，为公司人力资源管理提供有力支持，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司全体在职职工、离职职工档案的补建及管理。基本原则1.真实性原则：职工档案内容应真实、准确地反映职工个人经历、政治思想、业务能力、工作表现等情况。2.完整性原则：全面收集职工各类相关材料，确保档案资料齐全，能够完整呈现职工职业生涯。3.保密性原则：严格遵守保密规定，保护职工个人隐私，防止档案信息泄露。4.动态管理原则：根据职工工作变动、岗位调整、奖惩情况等及时更新档案内容，保持档案的时效性。档案内容个人基本信息1.履历材料：包括职工的学历、学位、工作经历、培训经历等详细信息，按照时间顺序排列。2.身份证明材料：身份证、户口本等复印件。3.照片：近期免冠一寸照片若干。劳动合同及协议1.劳动合同：公司与职工签订的劳动合同文本。2.培训协议：涉及职工培训费用、服务期等内容的协议。3.保密协议：职工签署的保密协议。4.竞业限制协议：如有签订，相关协议文本。薪资福利材料1.工资单：每月工资发放明细。2.奖金分配记录：各类奖金的分配依据及发放记录。3.福利发放记录：如节日福利、社保缴纳记录、公积金缴纳记录等。考核评价材料1.绩效考核表：定期绩效考核结果记录。2.年度考核表：年度工作表现考核评价。3.奖惩记录：包括奖励证书、处罚决定书等。教育培训材料1.培训证书：参加公司内部或外部培训获得的证书。2.学历学位证书：最高学历、学位证书原件及复印件。3.职业资格证书：与工作相关的职业资格证书。岗位变动材料1.岗位调动申请表：记录岗位调动原因、时间、新岗位等信息。2.晋升审批表：晋升相关的审批文件及材料。其他材料1.健康体检报告：公司组织的定期健康体检报告。2.员工离职证明：离职职工的离职证明原件。3.其他与职工个人相关的重要材料。补建流程档案收集1.职工本人提供：职工按照档案内容要求，主动提供个人相关材料原件及复印件，并填写档案材料清单。2.部门协助收集：职工所在部门负责协助收集与职工工作相关的材料，如绩效考核表、岗位变动记录等，并及时交至人力资源部。3.人力资源部核查：人力资源部对职工提供及部门收集的材料进行初步核查，确保材料的真实性、完整性和规范性。档案整理1.分类排序：按照档案内容分类标准，对核查后的材料进行分类，并按照时间顺序或重要程度排序。2.材料审核：对每份材料进行详细审核，确保材料内容清晰、准确，签字盖章齐全。3.编号装订：为每份材料编号，采用统一规格的档案袋或文件夹进行装订，确保档案整齐、美观。档案录入1.建立电子档案：将纸质档案内容录入公司人力资源管理系统，建立电子职工档案，方便查询和管理。2.信息核对：录入过程中认真核对各项信息，确保电子档案与纸质档案内容一致。档案归档1.确定保管期限：根据档案内容及相关规定，确定每份档案的保管期限。2.存放位置标识：按照档案类别和保管期限，在档案库房设置明确的存放位置标识，便于查找。3.归档存放：将整理好的纸质档案和电子档案按照规定存放至档案库房。档案管理档案保管1.档案库房管理：档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备。定期对档案库房进行检查，确保档案存放安全。2.档案整理维护：每年定期对档案进行整理，检查档案材料的完整性和准确性，对破损、褪色等档案材料进行修复或复制。根据档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处理。档案查阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅职工档案的，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人及人力资源部负责人批准后方可查阅。外部单位或个人因特殊原因需要查阅职工档案的，须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司领导批准，并由人力资源部指定专人陪同查阅。2.查阅登记：查阅档案时，查阅人需在《档案查阅登记表》上详细记录查阅时间、查阅内容、查阅目的等信息。3.查阅要求：查阅人应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、抽取、撤换，查阅完毕后及时归还档案。档案借阅1.借阅权限：原则上不允许借阅职工档案，如有特殊情况确需借阅的，需经公司领导批准。2.借阅期限：借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，需办理续借手续。3.借阅登记：借阅人需填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经批准后进行借阅登记。4.借阅归还：借阅人应按时归还档案，归还时人力资源部应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应追究借阅人的责任。档案保密1.保密措施：档案管理人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。档案库房应设置门禁系统，限制无关人员进入。电子档案应设置不同级别的访问权限，确保信息安全。2.保密教育：定期对档案管理人员及可能接触档案的人员进行保密教育，提高保密意识。档案转递职工离职转递1.离职手续办理：职工离职时，所在部门应督促其办理完离职手续，包括归还公司财物、清理工作交接等。2.档案审核：人力资源部对离职职工档案进行审核，确保档案内容完整、无误。3.档案转递：审核通过后，人力资源部按照规定将离职职工档案转递至其新的工作单位或户籍所在地人才交流中心等，并办理档案转递手续，留存转递凭证。职工岗位调动转递1.岗位调动通知：职工岗位调动获批后，人力资源部向相关部门及档案管理人员发出岗位调动通知。2.档案调整：档案管理人员根据岗位调动情况，对职工档案进行相应调整，如更换岗位变动材料等。3.档案转递：调整后的档案转递至新的档案存放位置，并做好记录。监督与检查内部监督1.定期检查：人力资源部定期对职工档案管理工作进行检查，包括档案内容完整性、整理规范性、保管安全性等方面。2.问题整改：对检查中发现的问题及时进行整改，明确整改责任人及整改期限，确保档案管理工作规范有序。外部监督1.接受审计：公司接受内部审计或外部审计时，应积极配合提供职工档案相关资料，接受审计监督。2.合规审查：关注国家及地方有关档案管理的法律法规和政策变化，定期进行合规审查，确保公司档案管理工作符合相关规定。责任追究违规行为界定1.在档案收集过程中，故意提供虚假材料的。2.档案管理人员违反档案保管、查阅、借阅、保密等规定，造成档案信息泄露或档案损坏、丢失的。3.未经批准擅自查阅、借阅职工档案或违规转递档案的。责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于违规行为造成一定后果的，视情节轻重给予警告、记过、记大过等行