项目采购发票管理制度

项目采购发票管理制度一、总则1.目的为了加强公司项目采购发票的管理，规范发票的开具、取得、审核、报销等流程，确保发票的真实性、合法性、完整性，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有项目采购活动中涉及的发票管理，包括但不限于货物采购、服务采购、工程采购等。3.基本原则依法依规原则：严格遵守国家税收法律法规及相关发票管理规定。真实性原则：发票内容必须真实反映经济业务实际情况。完整性原则：发票各项要素填写齐全，印章清晰。及时性原则：应在规定时间内取得、开具发票，并及时进行相关处理。二、发票的开具1.开具要求公司作为销售方，应在发生经营业务确认营业收入时，按照规定向购买方开具发票。发票应按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。2.开具流程业务部门在与客户签订合同或协议时，应明确发票开具的相关要求，包括发票类型、开票信息等。业务发生后，业务人员根据实际业务情况填写发票开具申请单，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、项目名称、金额、税额等信息。财务部门收到发票开具申请单后，对开票信息进行审核，确保准确无误。审核通过后，安排专人开具发票。发票开具完成后，由专人将发票联和抵扣联交给客户，并做好交接记录。三、发票的取得1.取得要求公司作为购买方，应向销售方索取合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及相关发票管理规定，发票内容应与实际交易相符。取得发票时，应检查发票的真实性、完整性、合法性，包括发票的监制章、发票专用章、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目内容、金额、税额等。2.取得流程采购人员在采购项目实施前，应与供应商明确发票开具的要求和时间等事项。在采购业务发生时，采购人员应及时向供应商索取发票。取得发票后，应仔细核对发票信息，并在发票上签字确认。采购人员将发票及相关业务资料提交给财务部门。财务部门对发票进行初步审核，审核通过后，办理报销或入账手续。对于不符合要求的发票，采购人员应及时与供应商联系，要求其重新开具或补充相关资料。四、发票的审核1.审核内容发票的真实性：通过国家税务总局全国增值税发票查验平台等方式查验发票的真伪，核实发票是否为真发票，发票信息是否与实际交易一致。发票的合法性：审核发票是否符合国家税收法律法规及相关发票管理规定，如发票的开具范围、发票的格式、发票的印章等是否合规。发票的完整性：检查发票各项要素填写是否齐全，如发票抬头、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、项目内容、金额、税额、发票专用章等是否完整、清晰。发票的关联性：审核发票与采购业务的关联性，发票内容是否与采购合同、采购订单、验收报告等相关资料一致。2.审核流程财务部门收到发票及相关业务资料后，首先由财务经办人员进行初步审核。审核内容包括发票的基本信息、票面内容、与业务的匹配性等。初步审核通过后，将发票及相关资料提交给财务负责人进行复核。财务负责人重点审核发票的合法性、合规性以及金额的准确性等。对于金额较大或存在疑问的发票，财务部门可会同业务部门进行联合审核，必要时可咨询税务机关或专业机构。审核过程中如发现发票存在问题，应及时与供应商联系沟通，要求其更正或重新开具发票。对于不符合报销规定的发票，不得办理报销手续。五、发票的报销1.报销要求报销发票应符合本制度规定的审核要求，且在规定的报销期限内报销。报销人员应填写完整、规范的报销单，注明发票号码、发票金额、业务内容、报销金额等信息，并附上相关的业务资料，如采购合同、采购订单、验收报告等。报销单应由相关负责人签字审批，审批流程应符合公司费用报销审批制度的规定。2.报销流程报销人员将填写好的报销单及发票等相关资料提交给部门负责人。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签字确认。部门负责人审核通过后，将报销单提交给财务部门。财务部门按照发票审核流程对发票及报销单进行审核。财务审核通过后，按照公司费用报销审批制度的规定，提交给各级领导进行审批。审批通过后，财务部门办理报销付款手续。对于不符合报销要求的发票或报销单，财务部门应及时通知报销人员，并说明原因，要求其补充或更正相关资料。六、发票的保管1.保管责任公司财务部门负责发票的保管工作，指定专人负责发票的接收、登记、存放、保管等工作。发票保管人员应妥善保管发票，确保发票的安全、完整，防止发票丢失、被盗、损毁等情况发生。2.保管方式发票应存放在安全、干燥、通风的地方，按照发票种类、号码顺序进行存放，并建立发票登记簿，详细记录发票的取得、开具、使用、作废、销毁等情况。电子发票应定期进行备份，并妥善保存备份数据。3.保管期限发票的保管期限按照国家税收法律法规及相关规定执行。一般情况下，发票存根联和发票登记簿应保存5年。保管期限届满后，经税务机关查验后销毁。七、发票的遗失处理1.遗失报告如发生发票遗失情况，发票保管人员或相关责任人应立即向财务部门报告，并说明遗失发票的种类、号码、开具时间、金额等信息。财务部门应及时向税务机关报告发票遗失情况，并按照税务机关的要求办理相关手续。2.补救措施对于增值税专用发票遗失，购买方凭销售方提供的相应专用发票记账联复印件及销售方主管税务机关出具的《丢失增值税专用发票已报税证明单》，作为增值税进项税额的抵扣凭证。对于普通发票遗失，应取得原开具单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位会计机构负责人、会计主管人员和单位领导人批准后，才能代作原始凭证。八、发票的作废与红冲1.作废条件发票开具错误，如发票抬头、项目内容、金额、税额等填写错误。发生销售退回、折让等情况，需要作废发票。2.作废流程发票开具当月发现错误的，可直接在开票系统中进行作废操作。作废时应确保发票所有联次齐全，并加盖"作废"戳记。跨月发现发票错误或发生销售退回、折让等情况，不得直接作废发票，应开具红字发票进行冲减。开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定办理，在开票系统中申请开具红字发票信息表，经税务机关审核通过后，方可开具红字发票。3.红冲流程业务部门填写红字发票开具申请单，详细说明红冲原因、原发票号码、金额、税额等信息，并附上相关证明材料，如销售退回协议、折让协议等。财务部门对红字发票开具申请单进行审核，审核通过后，在开票系统中申请开具红字发票信息表。将红字发票信息表提交给税务机关进行审核，审核通过后，取得红字发票信息表编号。根据红字发票信息表编号，在开票系统中开具红字发票，并将红字发票的发票联和抵扣联交给购买方。九、监督与检查1.内部监督公司内部审计部门定期对发票管理情况进行审计检查，重点检查发票的开具、取得、审核、报销、保管等环节是否符合本制度规定。财务部门应定期对发票管理工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题。2.外部监督接受税务机关等相关部门的监督检查，如实提供发票管理相关资料，积极配合税务机关的工作。对于税务机关等相关部门提出的问题和整改要求，应及时进行整改落实。十、违规处理1.对违规开具发票行为的处理对于违反本制度规定开具发票的行为，责令改正，没收违法所得，可以并处1万元以下的罚款。有违法所得的予以没收。对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，视情节轻重给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.对违规取得发票行为的处理对于违反本制度规定取得发票的行为，不得作为财务报销凭证，任何单位和个人有权拒收。对直接负责的主管人员和其他直接责任人员，视情节轻重给予相应的纪律处分；涉及税务违法的，依法进行税务处理。3.对违规审核发票行为的处