费用审批权限管理制度

费用审批权限管理制度一、总则（一）目的为加强公司费用支出管理，规范费用审批流程，明确各级审批权限，有效控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各下属分公司、子公司的所有费用支出审批管理。（三）基本原则1.预算控制原则：各项费用支出应严格控制在预算范围内，不得超预算支出。2.分级审批原则：根据费用金额大小，实行分级审批制度，确保审批流程的规范与高效。3.权责对等原则：各级审批人员应在其职责范围内行使审批权，承担相应的审批责任。4.真实性与合理性原则：费用支出应真实、合理，符合公司业务实际需要。二、费用分类及定义（一）办公费用指公司日常办公所需的文具、纸张、墨盒、硒鼓、文件夹、笔记本等办公用品费用。（二）差旅费包括员工因公务出差发生的交通费、住宿费、餐饮费、市内交通费等。（三）业务招待费用于公司与客户、合作伙伴等进行业务往来时发生的餐饮、礼品、娱乐等费用。（四）通讯费员工因工作需要产生的手机话费、固定电话话费、网络费等。（五）车辆费用涵盖公司车辆的燃油费、过路费、停车费、保养费、维修费用等。（六）会议费组织召开各类会议所发生的场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。（七）培训费员工参加外部培训课程、内部培训讲座等所产生的培训费用，包括学费、教材费、差旅费等。（八）广告宣传费用于公司产品或服务的广告制作、投放、宣传活动策划与执行等方面的费用。（九）其他费用除上述费用外，公司日常经营活动中发生的其他费用，如水电费、物业费、审计费、咨询费等。三、费用审批流程（一）费用申请1.费用发生前，由费用发生部门或个人填写《费用申请表》，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并附上相关的费用预算明细（如有）。2.《费用申请表》需经部门负责人审核签字，确认费用的真实性、合理性及必要性，并对费用是否在部门预算范围内进行审核。（二）部门初审1.部门负责人对费用申请进行初审，重点审查费用是否符合部门业务需求、是否在预算范围内、申请资料是否齐全等。2.如初审通过，部门负责人在《费用申请表》上签字批准，并将申请提交至上级领导或相关审批部门。（三）财务审核1.财务部门收到费用申请后，对费用的合规性、预算执行情况、报销标准等进行审核。2.财务审核人员主要审查费用是否符合公司财务制度和相关规定，发票是否真实有效，金额计算是否准确等。3.对于不符合规定的费用申请，财务审核人员应在《费用申请表》上注明原因，并退回申请部门或个人进行修改。（四）各级审批1.根据费用金额大小，按照以下审批权限进行审批：小额费用（[具体金额区间1]以下）：经部门负责人初审、财务审核后，由分管副总经理审批。中额费用（[具体金额区间2]）：在完成部门初审、财务审核后，依次由分管副总经理、总经理审批。大额费用（[具体金额区间3]以上）：部门初审、财务审核后，先经分管副总经理审核，再提交总经理审批，重大金额费用还需经公司董事会审议通过（如有规定）。2.各级审批人员应认真审查费用申请，对审批事项的真实性、合理性负责。如同意审批，应在《费用申请表》上签字；如不同意，应明确说明理由并退回申请。（五）费用报销1.费用发生后，费用报销人应在规定时间内（一般为费用发生后的[x]个工作日内），将填写完整的《费用报销单》及相关原始凭证一并提交至财务部门。2.《费用报销单》应与《费用申请表》内容一致，附上经各级审批通过的《费用申请表》、有效的发票及其他相关证明材料。3.财务部门对报销单据进行再次审核，确认无误后予以报销付款。如发现报销单据存在问题，财务部门有权要求报销人补充或更正相关资料，直至符合报销要求。四、费用审批权限划分（一）部门负责人审批权限1.审批本部门预算范围内金额在[具体金额]以下的日常费用支出，如办公费用、市内交通费、小额通讯费等。2.对本部门员工的差旅费、业务招待费等费用申请进行初审，确保费用符合业务实际需要和公司相关规定。（二）分管副总经理审批权限1.审批本分管业务范围内金额在[具体金额区间1]以下的费用支出，包括但不限于项目费用、部门专项费用等。2.对涉及多个部门或金额较大的费用申请进行审核，提出审核意见后报总经理审批。（三）总经理审批权限1.审批公司所有费用支出，包括但不限于重大项目费用、大额业务招待费、超预算费用等。2.对公司整体费用支出的合理性、合规性进行把控，确保费用支出符合公司战略目标和财务状况。（四）董事会审批权限（如有规定）对于公司重大投资项目、大额融资费用、重大资产重组费用等涉及公司重大利益的费用支出，需经公司董事会审议通过。董事会审批时，应综合考虑公司的战略规划、财务状况、市场环境等因素，对费用支出的必要性、可行性进行全面评估。五、特殊费用审批规定（一）预算外费用1.如因特殊业务需要发生预算外费用，费用申请部门应提前编制《预算外费用申请报告》，详细说明费用发生的原因、预计金额、对公司业务的影响等，并附上相关的业务资料和财务分析。2.《预算外费用申请报告》经部门负责人审核签字后，依次提交分管副总经理、总经理审批。总经理审批通过后，报公司董事会（如有规定）审议。董事会审议通过后，财务部门方可按照预算外费用管理流程进行审核报销。（二）超预算费用1.原则上不允许超预算支出费用。如遇特殊情况确需超预算支出，费用申请部门应在费用发生前向财务部门提交《超预算费用申请报告》，说明超预算的原因、预计超支金额及拟采取的弥补措施等。2.《超预算费用申请报告》经部门负责人、分管副总经理审核签字后，报总经理审批。总经理审批同意后，财务部门按照超预算费用管理规定进行审核报销，但需对超预算情况进行记录和分析，作为后续预算管理的参考依据。（三）业务招待费特殊规定1.业务招待应遵循必要、适度、节俭的原则，严格控制业务招待费支出。严禁以业务招待为名进行高消费娱乐活动或赠送贵重礼品。2.业务招待费报销时，应详细注明招待对象、招待事由、招待时间、招待地点等信息，并附上相应的招待清单。如招待费用涉及宴请，应注明参加宴请的人员名单。3.单次业务招待费用超过[具体金额]的，除履行正常审批流程外，需提前向总经理报备，说明招待的必要性和预计费用情况。（四）差旅费特殊规定1.员工出差应严格按照公司规定的出差标准执行，选择经济、便捷的交通方式和住宿地点。如因特殊情况需要乘坐飞机头等舱、入住高星级酒店等，需提前经上级领导批准。2.出差期间的餐饮补贴应按照公司规定的标准执行，不得虚报冒领。如因业务需要发生额外的餐饮费用，需在报销时详细说明原因，并经审批通过后方可报销。3.员工出差返回后应及时办理差旅费报销手续，逾期未报的，如无特殊原因，财务部门有权不予受理。六、费用报销标准及要求（一）办公费用1.办公费用应按照公司办公用品采购制度进行采购，优先选择性价比高、质量可靠的产品。2.办公用品采购应通过公司指定的供应商进行，采购发票应注明办公用品的名称、规格、数量、单价、金额等详细信息。3.办公费用报销时，应附上办公用品采购清单或领用记录，确保费用支出的真实性和合理性。（二）差旅费1.交通费：员工应根据出差的实际情况选择合适的交通方式，优先选择火车、动车、高铁等经济实惠的交通工具。如因工作需要乘坐飞机，应提前经上级领导批准，并按照公司规定的航线和舱位等级乘坐。乘坐飞机的，可报销经济舱机票费用；乘坐火车、动车、高铁的，可按照实际票价报销，但不得超过公司规定的相应等级票价标准。乘坐长途汽车、轮船的，按照公司规定的标准报销。市内交通费应根据出差地的实际情况合理报销，一般按照公司规定的标准乘坐公共交通工具，如有特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因并经审批通过。2.住宿费：员工出差应根据公司规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿地点。住宿标准应根据出差地区的经济水平和公司实际情况制定，分为不同等级的城市和区域设定相应的标准。住宿费发票应注明住宿日期、房间号、单价、金额等详细信息，报销金额不得超过公司规定的住宿标准。如因特殊情况需要超出标准住宿的，需提前经上级领导批准。3.餐饮费：出差期间的餐饮补贴按照公司规定的标准执行，补贴标准应根据出差地区的实际情况制定，一般分为不同等级的城市设定相应的标准。餐饮补贴可凭出差期间的餐饮发票在标准范围内报销，但不得重复报销。如因业务需要发生额外的餐饮费用，需在报销时详细说明原因，并经审批通过后方可报销。（三）业务招待费1.业务招待费应严格按照公司规定的标准执行，具体标准可根据招待对象、招待事由等因素分为不同档次设定。2.业务招待费报销时，应附上详细的招待清单，包括招待对象、招待时间、招待地点、招待事由、参加人员等信息。如招待费用涉及宴请，应注明宴请的菜品、酒水等详细信息。3.严禁以业务招待为名进行高消费娱乐活动或赠送贵重礼品，如发现此类情况，公司将严肃处理，相关费用不予报销，并追究责任人的责任。（四）通讯费1.员工通讯费报销标准按照公司规定执行，分为不同职级设定相应的报销额度。2.通讯费报销应提供正规的发票，并注明手机号码、费用所属期间等信息。如员工手机号码发生变更，应及时通知财务部门，以便准确报销通讯费用。（五）车辆费用1.燃油费：公司车辆应按照规定的加油卡进行加油，加油发票应注明加油日期、加油金额、加油车辆车牌号等信息。2.过路费、停车费：过路费、停车费发票应注明车辆行驶路线、停车地点、费用金额等信息，报销时应与车辆使用记录相匹配。3.保养费、维修费用：车辆保养、维修应选择公司指定的维修保养点进行，维修保养发票应注明维修保养项目、费用金额等详细信息，并附上维修保养清单。维修保养费用较大的，需提前向分管领导报备。（六）会议费1.会议费报销应提供会议通知、会议议程、参会人员名单、会议签到表、会议费用发票等相关资料，发票应注明会议名称、会议时间、会议地点、费用明细等信息。2.会议费应严格控制在预算范围内，如因特殊情况需要超出预算的，需按照预算外费用审批流程进行审批。3.严禁将与会议无关的费用混入会议费报销，如发现此类情况，公司将严肃处理，相关费用不予报销，并追究责任人的责任。（七）培训费1.员工参加外部培训课程，应提前向公司提交培训申请，经审批通过后方可参加培训。培训费用报销时，应提供培训发票、培训证书、培训总结等相关资料。2.内部培训讲座等培训活动发生的费用，应提供培训计划、培训课件、培训讲师资质证明、培训费用发票等相关资料。3.培训费用应严格控制在预算范围内，如因特殊情况需要超出预算的，需按照预算外费用审批流程进行审批。（八）广告宣传费1.广告宣传费用应按照公司年度广告宣传计划进行支出，费用申请时应提供详细的广告宣传方案、预算明细、合作协议等相关资料。2.广告宣传费用报销时，应提供广告宣传活动的相关成果资料，如广告投放报告、宣传活动效果评估报告等，以及正规的发票和支付凭证。3.广告宣传费用应严格控制在预算范围内，如因市场变化等原因需要调整广告宣传计划和费用预算的，需按照预算调整流程进行审批。（九）其他费用1.其他费用报销应根据费用性质提供相应的发票和证明材料，确保费用支出的真实性、合理性和合规性。2.对于一些经常性发生的其他费用，如水电费、物业费等，公司可与相关供应商签订定期结算协议，按照协议约定进行费用支付和报销。七、费用审批的监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对公司费用支出情况进行审计检查，重点审查费用审批流程的执行情况、费用支出的真实性和合理性、报销标准的遵守情况等。2.内部审计人员可通过查阅费用申请及报销资料、实地走访、与相关人员沟通等方式进行审计，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督1.财务部门在日常费用报销审核过程中，应严格按照公司财务制度和费用审批流程进行审核，对发现的问题及时与报销人沟通并要求整改。2.财务部门定期对公司