酒店疫情会议管理制度

酒店疫情会议管理制度一、总则1.目的为有效应对疫情期间的特殊情况，规范酒店各类会议的组织与管理，确保会议安全、有序、高效进行，保障参会人员的健康与安全，同时保证酒店运营的正常开展，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有部门组织召开的各类会议，包括但不限于部门例会、业务研讨会、培训会议、跨部门协调会等。3.基本原则健康安全优先：将参会人员的健康安全放在首位，严格遵守疫情防控相关规定，采取必要的防控措施，降低疫情传播风险。灵活高效并重：在确保疫情防控要求落实的前提下，充分利用现代信息技术手段，灵活调整会议形式和组织方式，提高会议效率。规范有序管理：明确会议组织、参与各方的职责和流程，加强会议全过程的管理和监督，确保会议规范有序进行。二、会议前管理1.会议计划与审批各部门应提前制定会议计划，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程等信息。对于涉及多个部门或重要事项的会议，需提前提交书面申请，经分管领导审批后实施。会议计划应充分考虑疫情防控要求，合理安排会议规模和时间，尽量减少人员聚集。如非必要，可采用线上会议形式召开。2.参会人员管理人员筛选：根据会议需求，严格筛选参会人员，避免无关人员参会。对于近期有发热、咳嗽等症状或有疫情中高风险地区旅居史的人员，不得参加现场会议。信息通知：通过邮件、短信、微信等方式提前向参会人员发送会议通知，明确会议的疫情防控要求，如佩戴口罩、测量体温、出示健康码等。同时，提醒参会人员提前做好个人防护准备。3.会议场地安排场地选择：优先选择通风良好、空间较大的会议室作为会议场地。如在室内会议室召开会议，应提前做好通风换气工作，保持空气流通。座位布置：合理安排会议座位，保持参会人员之间的安全距离。建议座位间隔不小于1米，避免人员过于密集。防控设施配备：在会议场地入口处设置体温检测点，配备体温检测设备；放置免洗洗手液、消毒湿巾等防疫物资，供参会人员使用；在会议室显著位置张贴疫情防控宣传海报，提醒参会人员做好个人防护。4.会议资料准备尽量采用电子文档形式准备会议资料，减少纸质资料的使用。如确需提供纸质资料，应提前对资料进行消毒处理，并在会议结束后及时回收和清理。在会议资料中加入疫情防控相关提示，提醒参会人员遵守会议期间的防控要求。三、会议期间管理1.体温检测与健康码查验参会人员在进入会议场地前，需在体温检测点接受体温检测。体温正常（低于37.3℃）且健康码为绿码方可进入会议室。对于体温异常或健康码非绿码的人员，禁止进入会议场地，并及时报告酒店疫情防控工作领导小组，按照相关规定进行处理。2.个人防护要求参会人员应全程佩戴口罩，保持良好的个人卫生习惯，避免相互交谈、握手等近距离接触行为。会议期间，如出现发热、咳嗽等不适症状，应立即报告会议组织者，并及时前往酒店指定的隔离观察区域进行观察，必要时联系医疗机构进行诊治。3.会议组织与流程主持人引导：会议主持人应在会议开始前，再次强调会议期间的疫情防控要求，引导参会人员遵守相关规定。会议议程执行：严格按照会议议程进行，合理控制会议时间，避免会议时间过长导致人员疲劳和聚集风险增加。互动环节管理：对于会议中的互动环节，如讨论、发言等，应有序进行，避免人员过于集中和混乱。鼓励采用线上互动方式，减少现场近距离交流。4.通风与消毒会议期间，应保持会议室通风良好，定期开窗通风换气。如使用空调系统，应确保空调运行正常，且新风系统正常工作，保证室内空气质量。会议结束后，及时对会议场地进行全面消毒。重点对会议桌椅、门把手、话筒、投影仪等高频接触部位进行消毒，消毒时间不少于30分钟。消毒完成后，关闭门窗，保持室内空气流通。四、会议后管理1.参会人员信息跟踪会议结束后，对参会人员进行信息跟踪，了解参会人员会后的健康状况。如发现有人员出现发热、咳嗽等症状或被确诊为新冠肺炎病例，应及时报告酒店疫情防控工作领导小组，并配合相关部门做好流行病学调查和防控措施。2.会议资料回收与处理及时回收会议期间发放的纸质资料，并进行消毒处理后妥善保管或销毁。对于电子资料，应进行备份存储，并做好保密工作。3.会议场地清理与消毒组织人员对会议场地进行全面清理，清理垃圾和杂物，保持场地整洁。然后按照会议期间的消毒要求，对会议场地再次进行消毒，确保场地安全卫生。4.会议总结与评估会议组织者应及时对会议进行总结，评估会议效果和疫情防控措施的执行情况。针对会议中发现的问题和不足之处，提出改进措施和建议，不断完善会议管理制度和疫情防控工作。五、线上会议管理1.平台选择与准备根据会议需求和参会人员情况，选择合适的线上会议平台，如腾讯会议、钉钉会议等。提前测试平台功能，确保会议期间网络稳定、音视频清晰。会议组织者应提前在平台上创建会议房间，设置会议密码，并将会议链接或邀请码发送给参会人员。同时，告知参会人员提前下载安装相应的会议软件，并熟悉操作流程。2.参会人员管理线上会议同样需要对参会人员进行严格管理，提前确认参会人员名单，提醒参会人员按时参加会议。对于无法参加会议的人员，应提前说明情况。要求参会人员在会议期间保持良好的网络环境和设备状态，确保能够正常参与会议。同时，提醒参会人员遵守线上会议纪律，保持视频开启，不得随意离开会议画面。3.会议组织与流程主持人引导：线上会议主持人应在会议开始前，通过文字或语音方式再次强调会议纪律和疫情防控要求，确保参会人员知晓并遵守。会议议程执行：按照预定的会议议程进行线上会议，合理安排发言顺序和时间。会议过程中，主持人应及时把控会议节奏，确保会议顺利进行。互动环节管理：鼓励参会人员通过线上平台的互动功能进行发言和讨论，但要避免出现刷屏、恶意攻击等不良行为。对于重要的互动内容，主持人应及时进行整理和记录。4.会议记录与存档安排专人负责线上会议的记录工作，通过文字记录、截图、录制会议视频等方式，全面记录会议内容。会议记录应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等信息。会议结束后，及时对会议记录进行整理和存档，形成电子文档或纸质文档。电子文档应妥善保存，便于日后查阅和追溯。六、特殊情况处理1.参会人员出现异常情况在会议期间，如发现参会人员出现发热、咳嗽等疑似新冠肺炎症状，会议组织者应立即组织会议暂停，并安排专人将异常人员引导至酒店指定的隔离观察区域进行隔离。及时报告酒店疫情防控工作领导小组，联系当地医疗机构进行诊治。同时，对与异常人员有密切接触的其他参会人员进行登记，并按照疫情防控要求进行相应的隔离观察和核酸检测。2.疫情防控政策调整如遇疫情防控政策调整，导致酒店会议管理要求发生变化，酒店应及时组织相关部门和人员进行学习和培训，确保新的防控政策得到有效落实。根据新政策要求，对会议管理制度进行相应的修订和完善，并及时通知各部门和参会人员，确保会议组织和管理工作符合最新的疫情防控标准。3.会议期间突发疫情若会议期间酒店所在地区出现突发疫情，会议组织者应立即停止会议，组织参会人员按照酒店应急预案进行疏散和安置。配合当地政府和疫情防控部门做好相关防控工作，提供必要的信息和协助。对会议场地进行全面消毒和封闭管理，等待疫情防控部门的进一步指示。七、监督与考核1.监督机制酒店成立疫情防控监督小组，定期对会议组织和管理情况进行检查和监督。重点检查会议疫情防控措施的落实情况、参会人员个人防护情况、会议场地通风消毒情况等。设立举报邮箱和电话，接受员工和参会人员对违反会议疫情防控规定行为的举报。对于举报信息，及时进行核实和处理，并将处理结果反馈给举报人。2.考核措施将会议疫情防控工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在会议组织和管理中严格遵守疫情防控规定、表现突出的部门和个人给予表彰和奖