付客户回扣管理制度

付客户回扣管理制度一、总则（一）目的为规范公司业务活动中涉及向客户支付回扣的行为，维护公司合法权益，确保公司经营活动的合规性、公正性和廉洁性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及向客户支付回扣的业务活动，包括但不限于销售业务、采购业务、项目合作等。（三）基本原则1.合规性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保向客户支付回扣的行为合法合规。2.公正性原则支付回扣应基于公平、公正的基础，不得因客户身份、关系等因素而有所偏袒。3.廉洁性原则杜绝不正当利益输送，维护公司的廉洁形象，防止商业贿赂行为的发生。4.必要性原则只有在符合公司利益且确有必要的情况下，方可考虑支付回扣，且支付金额应合理、适度。二、定义与认定（一）回扣定义本制度所称回扣，是指在公司业务往来中，公司或其工作人员为谋取交易机会或竞争优势，在账外暗中给予对方单位或者个人的财物或者其他利益。（二）回扣认定1.财物认定包括现金、实物、有价证券等各种形式的资产。2.账外暗中认定"账外暗中"是指未在依法设立的反映其生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载，包括不记入财务账、转入其他财务账或者做假账等。3.谋取交易机会或竞争优势认定旨在通过给予回扣，影响客户的决策，使其选择与本公司进行交易，或在已有交易基础上给予特殊优惠待遇，以获取或维持竞争优势。三、审批流程（一）业务部门申请1.业务人员在认为有必要向客户支付回扣时，应填写《回扣支付申请表》，详细说明支付回扣的原因、对象、金额、支付方式等内容。2.申请表需经业务部门负责人审核，确保支付回扣符合业务实际需求和公司利益，并在申请表上签署审核意见。（二）财务部门审核1.财务部门收到《回扣支付申请表》后，对申请金额的合理性、支付方式的合规性以及是否符合公司财务制度进行审核。2.财务部门应审查相关业务的成本效益情况，评估支付回扣对公司利润的影响，并在申请表上签署财务审核意见。（三）法务部门审查1.法务部门对支付回扣行为的合法性进行审查，核实是否存在法律风险，如是否违反反不正当竞争法、刑法等相关法律法规。2.法务部门根据审查结果，在申请表上出具法律意见。（四）高层审批1.《回扣支付申请表》经业务部门、财务部门、法务部门审核通过后，提交公司高层领导审批。2.高层领导应综合考虑公司整体利益、业务发展战略、合规风险等因素，做出最终审批决定。（五）记录与存档1.经审批同意支付回扣的，由业务部门负责按照审批意见执行，并及时将支付情况反馈给财务部门进行账务处理。2.财务部门应妥善保存与回扣支付相关的凭证、记录等资料，作为财务核算和审计的依据。3.同时，相关申请审批文件、合同等资料应进行存档，以备后续查阅和追溯。四、支付方式与记录（一）支付方式1.现金支付原则上不允许采用现金支付回扣的方式。如因特殊情况确需现金支付，必须严格履行额外的审批手续，详细记录现金支付的全过程，包括支付时间、地点、金额、收款人等信息，并确保现金支付过程的安全性和可追溯性。2.转账支付通过银行转账的方式支付回扣时，应确保转账信息准确无误，包括收款单位名称、账号、开户行等。转账记录应作为支付凭证妥善保存，以便查询和核对。3.实物支付以实物形式支付回扣的，应按照公司固定资产或存货管理规定进行处理。明确实物的名称、数量、规格、价值等信息，并办理相应的出入库手续。同时，应记录实物支付的去向和用途，确保实物支付的合理性和合规性。（二）记录要求1.详细记录无论采用何种支付方式，都应详细记录回扣支付的具体情况，包括支付日期、支付对象、支付金额、支付原因、支付依据（如合同条款、审批文件等）、支付方式等信息。2.凭证保存与回扣支付相关的发票、收据、转账记录、审批文件等凭证应妥善保存，保存期限按照国家法律法规和公司财务制度的规定执行，一般不少于[x]年。3.电子记录鼓励采用电子文档的形式保存相关记录，确保记录的完整性和可检索性。电子记录应进行定期备份，防止数据丢失。五、监督与检查（一）内部审计监督1.公司内部审计部门定期对涉及回扣支付的业务活动进行审计检查，审查回扣支付的合规性、真实性和合理性。2.审计部门应重点关注支付回扣的业务是否符合公司审批流程，支付金额是否与业务实际相符，支付记录是否完整准确等方面。3.对于审计过程中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务监督1.财务部门应加强对回扣支付的财务管理，定期对回扣支付情况进行统计分析，检查支付是否符合公司财务制度和预算安排。2.财务人员在日常账务处理过程中，如发现回扣支付存在异常情况，应及时向财务负责人报告，并配合相关部门进行调查核实。（三）合规监督1.法务部门负责对公司业务活动中涉及回扣支付的行为进行合规性监督，确保公司运营符合法律法规要求。2.法务人员应关注国家法律法规和政策的变化，及时对公司回扣支付管理制度进行评估和修订，为公司业务活动提供合法合规的指导意见。3.对于发现的潜在合规风险，法务部门应及时发出风险提示，并协助相关部门采取措施进行防范和化解。（四）举报机制1.公司建立健全举报机制，鼓励员工、客户及其他利益相关方对公司业务活动中涉及的回扣等违规行为进行举报。2.设立专门的举报邮箱、电话或其他举报渠道，并向公司内外公布。举报信息应严格保密，保护举报人权益。3.对于收到的举报信息，公司应及时进行调查核实。如举报属实，将对相关责任人依法依规进行严肃处理，并给予举报人适当奖励。六、违规处理（一）对违规行为的界定1.未经审批擅自支付回扣的行为。2.虚报、多报回扣支付金额的行为。3.采用不正当手段获取回扣支付审批的行为。4.违反本制度规定的支付方式和记录要求的行为。5.其他违反本制度及相关法律法规的回扣支付行为。（二）违规处理措施1.对于违反本制度的员工，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等纪律处分。2.涉及违法犯罪的，将依法移送司法机关追究其法律责任。3.因员工违规支付回扣给公司造成经济损失的，公司有权要求违规员工承担相应的赔偿责任。4.对于因违规支付回扣而获得的业务合同，公司有权依法采取措施予以撤销或变更，并要求对方返还已支付的回扣及相关利益。5.公司将对违规支付回扣的行为进行内部通报批评，以起到警示作用，防止类似问题再次发生。七、附则（一）制度解释权本制度由公司人力资源部负责解释。在执行过程中，如遇具体问题或需要进一步明确相关规定的，由人力资源部会同相关部门进行研究并做出解释。（