行政公章使用管理制度

行政公章使用管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政公章的管理，规范公章使用流程，确保公章使用的合法性、严肃性和安全性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门以及与公司有业务往来的外部单位或个人涉及行政公章使用的相关事项。（三）定义本制度所称行政公章，是指公司正式对外使用的具有法律效力的各类印章，包括公司公章、法定代表人章、合同专用章等。二、公章的刻制、启用与废止（一）公章的刻制1.公司公章、法定代表人章、合同专用章等的刻制，须由公司行政管理部门根据公司相关规定提出申请，经公司法定代表人批准后，由行政管理部门统一办理。2.刻制公章必须选择具有公安机关指定资质的正规印章制作单位，确保公章的规格、样式符合国家相关标准和公司要求。3.新刻制的公章应及时在公司行政管理部门进行备案登记，详细记录公章的名称、规格、启用日期、使用范围等信息。（二）公章的启用1.新公章启用前，行政管理部门应将启用日期、使用范围等以书面形式通知公司各部门，并在公司内部发布公告。2.公章启用时，应进行印模留存，一式两份，一份由行政管理部门存档，一份交公司财务部门备案。（三）公章的废止1.公章因磨损、遗失、损坏或其他原因需要废止时，由使用部门提出申请，经公司行政管理部门审核后，报公司法定代表人批准。2.废止的公章应由行政管理部门统一封存或销毁，并在公司内部发布公告，声明该公章已失效。3.对废止的公章应进行详细登记，记录废止原因、日期、处理方式等信息，并存档备查。三、公章的保管（一）保管部门1.公司行政公章由行政管理部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管。2.保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章使用流程和相关规定，严格遵守公章保管制度。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.公章保管人员不得将公章转借他人使用，不得在空白纸张、介绍信、合同等文件上加盖公章。3.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应办理严格的交接手续，确保公章安全交接。交接手续应包括交接双方签字确认、行政管理部门监交等环节，并记录交接时间、内容等详细信息。四、公章的使用（一）使用原则1.严格按照规定的使用范围和审批程序使用公章，确保公章使用的合法性、真实性和严肃性。2.不得在与公司业务无关的文件、材料上加盖公章。3.严禁为空白合同、协议、介绍信等加盖公章。（二）使用范围1.公司公章的使用范围包括但不限于以下事项：以公司名义发布的各类文件、通知、报告等；公司对外签订的合同、协议、意向书等；公司出具的各类证明、介绍信等；公司参与的各类招投标文件、申请书等；其他需要加盖公司公章的事项。2.法定代表人章的使用范围主要用于公司法定代表人在相关文件、合同、票据等上的签字确认。3.合同专用章的使用范围仅限于公司对外签订的各类合同、协议等经济业务文件。（三）使用流程1.申请公司内部各部门因工作需要使用公章时，应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、份数、盖章位置等信息，并经部门负责人签字确认。涉及公司重大事项、重要合同等需要加盖公章的，还需经公司法定代表人或其授权的高级管理人员批准。外部单位或个人因业务往来需要使用公司公章时，应由公司相关业务部门负责对接，并按公司规定办理用章审批手续。2.审核《公章使用申请表》提交后，由行政管理部门对申请事项进行审核，重点审核用章事由是否符合公司规定、用章文件内容是否真实合法、审批流程是否完整等。对于不符合规定或存在疑问的申请，行政管理部门应及时与申请部门沟通核实，必要时可要求申请部门补充相关材料或做出说明。3.盖章经审核通过的申请，由公章保管人员在《公章使用申请表》上签字确认，并按照申请要求在相关文件、材料上加盖公章。盖章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或重叠。4.登记公章使用完毕后，公章保管人员应及时在《公章使用登记簿》上进行登记，记录用章日期、用章文件名称、用章部门、用章人、盖章份数等信息。《公章使用登记簿》应妥善保管，以备查阅。（四）特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法事先履行用章审批手续时，申请部门应电话向公司行政管理部门负责人和公司法定代表人或其授权的高级管理人员报告，经同意后可先行用章，但事后应及时补办审批手续。2.因工作需要携带公章外出使用时，必须经公司法定代表人或其授权的高级管理人员批准，并填写《公章外出使用申请表》，注明外出事由、目的地、预计使用时间等信息。公章外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后应立即交回公司。五、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对公章使用情况进行日常监督检查，确保公章使用符合本制度规定。（二）检查内容1.公章保管是否安全，保管人员是否严格遵守保管制度。2.公章使用是否符合规定的使用范围和审批程序，用章文件内容是否真实合法。3.《公章使用申请表》和《公章使用登记簿》的填写是否完整、准确，登记记录是否及时。（三）违规处理1.对于违反本制度规定使用公章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用公章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任，并依法追究法律责任。六、附则（一）解释权