门店验货收货管理制度

门店验货收货管理制度一、总则（一）目的为规范门店验货收货流程，确保所收货物的数量准确、质量合格，保障门店正常运营，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下各门店的验货收货工作。（三）基本原则1.准确性原则：确保所收货物的名称、规格、数量、质量等与送货单、采购订单一致。2.及时性原则：在规定时间内完成验货收货工作，避免货物积压或延误销售。3.责任明确原则：明确各环节人员的职责，做到责任到人。4.合规性原则：严格遵守国家相关法律法规及公司内部规定。二、收货准备（一）人员安排1.门店应指定专人负责验货收货工作，该人员应具备一定的商品知识和责任心。2.根据到货情况，可安排适当的辅助人员协助搬运、清点货物。（二）场地准备1.确保有足够的空间用于货物暂存和检验，场地应清洁、干燥、通风良好。2.准备好必要的检验工具，如磅秤、卡尺、检验灯等。（三）文件准备1.收货人员应提前获取送货单、采购订单等相关文件，仔细核对货物信息。2.将收货所需的记录表格、标签等准备齐全。三、到货验收（一）数量验收1.依据送货单和采购订单，对货物的数量进行逐件清点。2.如发现数量不符，应及时与送货人员沟通，查明原因并做好记录。3.对于整件包装的货物，可采用抽点方式，但抽点比例应符合公司规定，若发现问题应扩大抽点范围直至全部清点。（二）质量验收1.外观检查：查看货物的外包装是否完好，有无破损、变形、污渍等。2.规格型号核对：检查货物的规格、型号是否与订单一致。3.质量检验：根据商品特性，采用相应的检验方法对货物质量进行检验，如食品检查保质期、有无变质异味，电子产品检查功能是否正常等。4.对于需要专业检验设备或技术的商品，可委托专业机构或人员进行检验。（三）凭证核对1.核对送货单上的供应商名称、地址、联系方式等信息与采购订单是否一致。2.检查送货单上的货物明细、数量、价格等是否与实际货物相符，是否有供应商盖章或签字。四、特殊情况处理（一）质量问题1.如发现货物存在质量问题，收货人员应立即停止收货，并将问题货物单独存放。2.及时通知采购部门和供应商，说明问题情况，要求供应商在规定时间内给出解决方案，如换货、退货或补货等。3.保留好相关证据，如照片、检验报告等，以备后续处理使用。（二）数量差异1.对于数量短缺的情况，要求送货人员在送货单上注明短缺数量及原因，并签字确认。2.若数量溢余，收货人员应与送货人员共同确认溢余数量，并在送货单上做好记录。对于溢余货物，应按照公司规定进行处理，如暂存或退回供应商。（三）紧急到货1.对于紧急到货的情况，收货人员应优先处理，但仍需按照规定的流程进行验收。2.及时通知相关部门，说明紧急到货的情况及预计到达时间，以便做好后续安排。五、收货记录（一）填写要求1.收货人员应认真填写收货记录，确保记录内容真实、准确、完整。2.记录内容应包括收货日期、供应商名称、送货单号、采购订单号、货物名称、规格型号、数量、质量情况、验收结果等。（二）记录保存1.收货记录应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。2.可采用电子文档和纸质文档相结合的方式进行保存，以便查询和追溯。六、货物入库与上架（一）入库1.经验收合格的货物，收货人员应及时办理入库手续，将货物按照规定的区域存放。2.在入库过程中，应注意保护货物不受损坏，对于易碎、易损货物应轻拿轻放。（二）上架1.仓库管理人员应根据货物的类别、规格、销售情况等，合理安排货物上架位置。2.在上架过程中，应确保货物摆放整齐、有序，便于查找和盘点。七、退货管理（一）退货原因1.因质量问题、滞销、过期等原因需要退货的，门店应按照公司规定办理退货手续。2.退货前，应与供应商沟通协调，确定退货时间、方式等相关事宜。（二）退货流程1.门店填写退货申请单，注明退货原因、货物名称、规格型号、数量等信息，并经相关负责人审批。2.将退货申请单提交给采购部门，由采购部门通知供应商安排退货。3.门店在收到供应商的退货通知后，做好退货准备工作，包括货物整理、包装等。4.供应商退货到达门店后，按照收货流程进行验收，核对退货数量、质量等情况。5.验收合格后，办理退货入库手续，并更新相关库存记录。八、监督与考核（一）监督机制1.公司质量管理部门或相关监督部门应定期对门店的验货收货工作进行检查，确保制度执行到位。2.检查内容包括收货流程的规范性、记录的完整性、货物质量情况等。（二）考核办法1.建立收货人员考核制度，对收货工作表现优秀的人员给予奖励，对违反制度的人员进行处罚。2.考核指标包括收货准确性、及时性、问题处理能力等。3.根据考核结果，对收货人员进行绩效评估、岗位调整等。九、培训与提升（一）培训计划1.人力资源部门应制定门店验货收货人员的培训计划，定期组织培训。2.培训内容包括商品知识、收货流程、质量检验方法、沟通技巧等。（二）培训方式1.内部培训：由公司内部经验丰富的人员进行授课，分享实际工作中的经验和技巧。2.外部培训：根据需要，可邀请专业机构或专家进行培训，提升收货人员的专业水平。3.实践操作：通过实际操作演练，