规范工程资料管理制度

规范工程资料管理制度一、总则（一）目的为加强工程资料管理，确保工程资料真实、完整、有效、及时，能够准确反映工程建设全过程，为工程竣工验收、交付使用以及后期维护、管理等提供可靠依据，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类工程项目，包括新建、改建、扩建及装修装饰等工程。（三）基本原则1.真实性原则：工程资料应如实反映工程实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖工程建设全过程的各类资料，确保资料齐全。3.有效性原则：资料应符合相关标准、规范和合同要求，具有法律效力。4.及时性原则：随工程进度同步整理、归档，不得积压。二、工程资料分类及内容（一）基建文件1.决策立项文件：项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等。2.建设用地文件：土地出让合同、建设用地规划许可证、土地证等。3.勘察设计文件：地质勘察报告、初步设计文件、施工图设计文件等。4.工程招投标及合同文件：招标文件、投标文件、中标通知书、施工合同、监理合同等。5.开工审批文件：建设工程规划许可证、施工许可证等。（二）监理资料1.监理规划、细则：监理规划、监理实施细则等。2.监理月报、季报、总结：反映工程进展、质量、安全等情况。3.监理通知、指令：对施工单位提出的整改要求等。4.工程质量评估报告：对工程质量的综合评价。（三）施工资料1.施工管理资料施工组织设计、施工方案：指导施工的技术文件。工程开工报审表、复工报审表：申请工程开工、复工的文件。施工日志：记录每日施工情况。2.施工技术资料图纸会审记录：对施工图纸的会审意见。技术交底记录：技术负责人向施工人员交底的记录。设计变更通知单、工程洽商记录：工程变更的相关文件。3.工程质量控制资料原材料、构配件、设备质量证明文件及复试报告：如钢材、水泥、砂石等。施工试验记录及检测报告：混凝土试块、砂浆试块等试验报告。隐蔽工程验收记录：隐蔽工程施工完成后的验收记录。分项、分部工程质量验收记录：对分项、分部工程质量的验收情况。4.工程安全和功能检验资料及主要功能抽查记录建筑物垂直度、标高、全高测量记录：反映建筑物的几何尺寸。建筑物沉降观测测量记录：监测建筑物沉降情况。给排水及采暖系统通水、通电、通风试验记录：检查系统功能。照明全负荷试验记录：检验照明系统是否正常。5.施工质量验收资料单位（子单位）工程质量竣工验收记录：对整个工程质量的综合验收。单位（子单位）工程质量控制资料核查记录：对质量控制资料的核查情况。单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录：对安全和功能资料的核查及抽查情况。观感质量检查记录：对工程观感质量的评价。（四）竣工图1.综合竣工图：包括总平面布置图、建筑、结构、给排水、电气等专业竣工图。2.专业竣工图：各专业单独绘制的竣工图，如电气系统图、给排水系统图等。三、工程资料管理职责分工（一）建设单位1.负责工程前期各类文件的收集、整理和归档，确保文件的完整性和准确性。2.协调勘察、设计、施工、监理等单位之间的资料管理工作，督促各单位及时整理、移交资料。3.组织工程竣工验收，对工程资料进行审查，确保资料符合验收要求。（二）监理单位1.按照监理规范要求，负责收集、整理监理过程中的各类资料，建立监理资料档案。2.对施工单位报送的工程资料进行审核，提出审核意见，督促施工单位整改不符合要求的资料。3.参与工程竣工验收，提供监理资料，并对工程质量评估报告负责。（三）施工单位1.负责施工过程中各类资料的收集、整理、编制和归档，确保资料真实、完整、有效。2.按照工程进度同步整理资料，及时向监理单位和建设单位报送，接受审核和检查。3.对工程资料的真实性、准确性和完整性负责，配合建设单位和监理单位做好资料的整理和移交工作。（四）勘察、设计单位1.负责提供勘察、设计文件及相关资料，并对其准确性和完整性负责。2.参与工程竣工验收，对勘察、设计文件的执行情况进行说明。四、工程资料收集与整理（一）收集要求1.各部门、各岗位人员应明确工程资料收集的职责，及时收集各自工作范围内产生的资料。2.资料收集应全面、准确，涵盖工程建设的各个环节，不得遗漏重要信息。3.对于外来文件，如政府部门的批复、设计变更通知等，应及时签收、登记，并妥善保管。（二）整理要求1.工程资料应按照分类标准进行整理，做到分类清晰、编号有序。2.每份资料应注明日期、编号、责任人等信息，便于查找和追溯。3.资料应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。4.纸张应采用A4规格，小于A4的资料应粘贴在A4纸上，并加盖骑缝章。五、工程资料编制（一）编制依据1.国家和地方现行的工程建设标准、规范、规程。2.工程合同文件、设计文件及相关技术要求。3.工程实际施工情况。（二）编制要求1.资料内容应真实、准确、完整，数据应与实际相符，不得弄虚作假。2.文字表述应清晰、简洁、规范，图表应清晰、准确，签字盖章应齐全。3.资料编制应及时，随工程进度同步进行，不得后补或拖延。六、工程资料审核与审批（一）施工单位内部审核1.施工班组完成资料编制后，由班组长进行自查，确保资料的准确性和完整性。2.施工员对班组上报的资料进行审核，检查资料与施工实际情况是否相符，签字盖章是否齐全。3.项目技术负责人对施工员审核后的资料进行全面审核，重点审核资料的规范性、准确性和完整性，对不符合要求的资料提出整改意见，督促施工员整改。（二）监理单位审核1.监理工程师收到施工单位报送的资料后，按照监理规范和合同要求进行审核。2.审核内容包括资料的真实性、完整性、准确性、规范性以及与工程实际情况的符合性等。3.对于不符合要求的资料，监理工程师应下达监理通知，要求施工单位限期整改，整改完成后重新报送审核。（三）建设单位审批1.建设单位收到经监理单位审核通过的资料后，进行最终审批。2.审批重点关注资料是否齐全、有效，是否能够满足工程竣工验收和后期管理的需要。3.建设单位对资料提出的问题，施工单位应及时整改，直至资料通过审批。七、工程资料归档（一）归档范围按照本制度规定的工程资料分类及内容，将经过审核、审批的各类工程资料进行归档。（二）归档时间1.工程竣工后，施工单位应在规定时间内将整理好的工程资料移交建设单位。2.监理单位应在工程竣工后，将监理资料移交建设单位。3.建设单位应在工程竣工验收合格后，将工程资料整理归档，移交至当地城建档案管理部门，并留存一套完整的资料以备查用。（三）归档要求1.归档资料应齐全、完整、准确，符合档案管理的要求。2.资料应采用纸质档案和电子档案相结合的方式归档，电子档案应与纸质档案内容一致。3.纸质档案应装订成册，编制目录，便于查阅。电子档案应进行分类存储，建立索引，确保快速检索。八、工程资料保管与借阅（一）保管1.建设单位应设立专门的资料档案室，配备必要的保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施，确保资料的安全保管。2.档案管理人员应定期对资料进行检查、整理，发现问题及时处理，确保资料的完好无损。3.对电子档案应定期进行备份，防止数据丢失。（二）借阅1.因工作需要借阅工程资料的，应填写借阅申请表，注明借阅资料名称、借阅时间、借阅人等信息。2.借阅申请表经部门负责人批准后，方可到资料档案室借阅。3.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借、涂改、损坏，按时归还。如需延期借阅，应办理延期手续。4.档案管理人员应对借阅情况进行登记，定期清理借阅资料，确保资料及时归还。九、工程资料保密（一）保密范围工程资料中涉及的工程技术秘密、商业秘密、个人隐私等信息均属于保密范围。（二）保密措施1.对涉及保密的工程资料，应严格限制接触人员，未经批准不得擅自透露给无关人员。2.资料档案室应采取必要的保密措施，如设置门禁系统、安装监控设备等。3.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任，不得泄露工程资料中的保密信息。十、工程资料信息化管理（一）建立工程资料管理信息系统1.利用信息化技术，建立工程资料管理信息系统，实现工程资料的电子化管理。2.信息系统应具备资料录入、审核、查询、统计、归档等功能，提高资料管理的效率和准确性。（二）数据安全管理1.加强对工程资料管理信息系统的数据安全管理，设置不同的用户权限，确保数据的安全性和保密性。2.定期对系统数据进行备份，防止数据丢失或损坏。对数据的修改、删除等操作应进行记录，便于追溯。十一、监督与检查（一）定期检查1.建设单位应定期对工程资料管理情况进行检查，检查内容包括资料的收集、整理、编制、审核、归档等环节。2.监理单位应定期对施工单位的工程资料进行检查，及时发现问题并督促整改。（二）专项检查1.在工程建设的关键节点或重要部位，如基础验收、主体结构验收、竣工验收等前，进行专项工程资料检查。2.对检查中发现的问题，应下