公司信息管理制度包

公司信息管理制度包一、总则（一）目的为加强公司信息管理，规范信息的收集、存储、使用、传递、共享及安全保护等行为，保障公司信息资产的安全与有效利用，提高公司运营效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位以及与公司有信息往来的外部人员。（三）基本原则1.合法性原则：信息管理活动应遵守国家法律法规及相关政策要求。2.准确性原则：确保信息的真实、准确、完整，避免虚假或误导性信息。3.保密性原则：严格保护公司机密信息，防止信息泄露。4.及时性原则：保证信息的及时收集、传递和处理，以满足公司业务需求。5.实用性原则：信息应具有实际应用价值，能够支持公司决策和业务运作。二、信息管理职责分工（一）信息管理部门职责1.负责制定和完善公司信息管理制度，并监督制度的执行情况。2.规划公司信息系统建设，负责信息系统的选型、实施、维护和升级。3.组织开展公司信息资源的整合与管理，建立信息数据库。4.负责公司内部信息网络的安全管理，防范信息安全风险。5.对公司各部门的信息管理工作进行指导和培训。（二）各部门信息管理职责1.负责本部门信息的收集、整理、存储和更新，确保信息的准确性和完整性。2.按照公司信息管理制度的要求，及时、准确地向信息管理部门传递相关信息。3.负责本部门信息系统的日常使用和维护，配合信息管理部门进行系统优化和升级。4.对本部门产生的重要信息进行保密管理，防止信息泄露。（三）员工信息管理职责1.遵守公司信息管理制度，妥善保管个人使用的信息设备和账号密码。2.及时、准确地提供工作所需的个人信息。3.对工作中接触到的公司信息严格保密，不得私自传播或泄露。三、信息收集与整理（一）信息收集渠道1.内部渠道各部门业务活动产生的信息，如销售数据、生产记录、财务报表等。员工日常工作汇报、工作总结、会议记录等。公司内部信息系统自动生成的数据，如考勤记录、邮件收发记录等。2.外部渠道市场调研、行业报告、竞争对手信息等。政府部门发布的政策法规、统计数据等。合作伙伴提供的业务信息、技术资料等。互联网、媒体等公开渠道获取的与公司相关的信息。（二）信息收集要求1.明确信息收集的目的、范围和方法，确保收集到的信息与公司业务需求相关。2.对于重要信息，应制定详细的收集计划，确保信息收集的全面性和准确性。3.信息收集过程中，应注重原始数据的收集，避免信息的二次加工和失真。4.对收集到的信息进行及时整理和分类，以便后续存储和使用。（三）信息整理规范1.按照信息的类别、来源、时间等因素进行分类，建立清晰的信息目录。2.对信息进行编码，以便于信息的检索和管理。3.对信息进行审核和校验，确保信息的准确性和完整性。4.对整理后的信息进行备份，防止信息丢失。四、信息存储与保管（一）存储方式1.根据信息的性质和用途，选择合适的存储方式，如纸质档案、电子文档、数据库等。2.对于重要的纸质档案，应进行分类装订，并建立档案索引，便于查询和借阅。3.电子信息应存储在公司指定的服务器、存储设备或云平台上，并进行定期备份。（二）存储安全1.建立信息存储安全管理制度，采取必要的安全措施，如访问控制、数据加密、防火墙等，防止信息被非法访问、篡改或删除。2.对存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。3.设立信息存储安全管理员，负责监控信息存储环境，及时发现和处理安全问题。（三）信息保管期限1.根据公司业务需求和法律法规要求，确定各类信息的保管期限。2.对于超过保管期限的信息，应按照规定进行销毁或归档处理。3.在信息保管期限内，应确保信息的可追溯性和完整性。五、信息使用与共享（一）信息使用权限1.根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的信息使用权限。2.信息使用权限分为查阅、修改、删除等，员工只能在授权范围内使用信息。3.对于涉及公司机密的信息，应严格限制使用权限，确保信息安全。（二）信息共享原则1.遵循必要性原则，只有在工作需要的情况下，才能进行信息共享。2.明确信息共享的范围和对象，确保信息共享的合法性和合规性。3.对共享的信息进行加密处理，防止信息在传输过程中被泄露。（三）信息共享流程1.信息共享需求部门提出申请，说明共享信息的目的、范围、对象等。2.信息管理部门对申请进行审核，审核通过后，通知信息提供部门进行信息共享。3.信息提供部门按照规定的格式和要求，将共享信息提供给需求部门，并做好记录。4.需求部门收到共享信息后，应按照规定的用途使用信息，并对信息的安全负责。六、信息传递与沟通（一）传递方式1.公司内部信息传递主要通过公司内部网络、邮件系统、即时通讯工具等方式进行。2.对于重要信息，应采用多种传递方式进行备份，确保信息传递的准确性和及时性。3.与外部合作伙伴进行信息传递时，应根据合作方式和需求，选择合适的传递方式，如邮件、传真、文件共享平台等，并确保信息传递的安全性。（二）沟通机制1.建立定期的信息沟通会议制度，如周会、月会、季度会等，各部门汇报工作进展和信息情况，及时解决工作中存在的问题。2.设立信息反馈渠道，如意见箱、在线反馈平台等，员工可以随时反馈工作中遇到的问题和建议。3.加强部门之间的沟通与协作，建立跨部门信息共享机制，提高工作效率。（三）信息传递要求1.信息传递应准确、清晰、及时，避免信息传递过程中的误解和延误。2.对重要信息应进行签收确认，确保信息传递的完整性。3.在信息传递过程中，应注意保护信息的安全，防止信息泄露。七、信息安全管理（一）安全策略制定1.根据公司业务特点和信息安全需求，制定信息安全策略，明确信息安全目标、原则和措施。2.信息安全策略应包括网络安全策略、数据安全策略、用户认证策略、访问控制策略等。3.定期对信息安全策略进行评估和更新，确保其有效性和适应性。（二）安全技术措施1.采用防火墙、入侵检测系统、防病毒软件等安全技术手段，防范外部网络攻击和恶意软件入侵。2.对公司内部网络进行分段管理，设置不同的访问权限，防止内部网络安全事故。3.对重要信息进行加密存储和传输，确保信息在存储和传输过程中的保密性。4.建立数据备份与恢复机制，定期对重要数据进行备份，并进行数据恢复演练，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（三）安全培训与教育1.定期组织员工参加信息安全培训，提高员工的信息安全意识和技能。2.培训内容包括信息安全法律法规、安全策略、安全操作规范等。3.对新入职员工进行信息安全入职培训，使其了解公司信息安全制度和要求。（四）安全事件应急处理1.制定信息安全事件应急预案，明确应急处理流程和责任分工。2.建立应急响应团队，确保在发生信息安全事件时能够及时响应和处理。3.定期对应急预案进行演练，提高应急处理能力。4.发生信息安全事件后，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告，同时配合相关部门进行调查和处理。八、信息系统管理（一）系统建设与规划1.根据公司业务发展需求，制定信息系统建设规划，明确系统建设的目标、任务和步骤。2.信息系统建设应遵循统一规划、分步实施、注重实效的原则，确保系统的实用性和可扩展性。3.在信息系统建设过程中，应充分考虑信息安全因素，确保系统的安全性和稳定性。（二）系统运行与维护1.建立信息系统运行维护管理制度，确保系统的正常运行。2.信息系统维护人员应定期对系统进行巡检、监控和优化，及时处理系统故障和问题。3.对系统的软件和硬件进行定期更新和升级，确保系统的性能和安全性。4.建立系统运行日志，记录系统运行情况和操作记录，以便进行审计和追溯。（三）系统用户管理1.对信息系统用户进行分类管理，设置不同的用户角色和权限。2.用户应妥善保管个人账号和密码，不得将账号转借他人使用。3.定期对用户账号进行清理和审核，删除不再使用的账号，确保用户账号的安全性。九、信息保密管理（一）保密制度制定1.制定公司信息保密制度，明确保密范围、保密措施、保密责任等。2.保密制度应涵盖公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息。3.对涉及公司机密的信息进行标识和分类管理，加强保密措施。（二）保密协议签订1.与员工、合作单位等签订保密协议，明确双方的保密义务和责任。2.保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。3.在签订保密协议前，应向对方详细说明保密要求和注意事项。（三）保密措施实施1.对公司办公区域进行物理隔离，设置门禁系统，限制无关人员进入。2.对机密信息存储设备进行加密处理，并妥善保管。3.在对外交流和合作过程中，严格控制信息的披露范围，签订保密条款。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。十、信息审计与监督（一）审计制度建立1.建立信息审计制度，定期对公司信息管理活动进行审计。2.审计内容包括信息收集、存储、使用、共享、安全等方面的合规性和有效性。3.审计人员应具备专业的信息审计知识和技能，确保审计工作的质量。（二）监督机制运行1.信息管理部门定期对各部门信息管理工作进行检查和监督，