项目采购管理制度要点

项目采购管理制度要点一、总则（一）目的为规范公司项目采购流程，加强采购管理，确保采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，保证项目质量，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目的采购活动，包括但不限于物资采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.效益性原则：在保证项目质量的前提下，追求采购效益最大化，降低采购成本。3.公平公正原则：采购过程中应公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。4.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策小组，由公司高层领导、相关部门负责人等组成，负责对重大采购项目进行决策。（二）采购执行部门设立采购部门，负责具体采购业务的实施，其职责包括：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选、评估供应商。3.组织采购谈判和合同签订。4.跟踪采购合同执行情况。5.处理采购过程中的相关问题。（三）其他部门职责1.需求部门：提出采购需求，提供技术规格和质量要求等相关信息。2.财务部门：负责采购资金的审核、支付和成本核算。3.质量部门：参与采购物资的验收工作，确保物资质量符合要求。三、采购流程（一）采购需求提出1.项目需求部门根据项目进度和实际需要，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间等信息。2.《采购申请表》经部门负责人审核后提交给采购部门。（二）采购计划制定采购部门收到《采购申请表》后，结合库存情况和项目进度，制定采购计划，明确采购物资或服务的具体内容、采购时间、采购方式等。采购计划经采购部门负责人审核后报采购决策小组审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集其相关资料，包括营业执照、资质证书、业绩情况、产品质量、价格水平、售后服务等。3.组织相关人员对筛选后的供应商进行实地考察或评估，填写《供应商评估表》。评估内容包括供应商的生产能力、技术水平、管理能力、信誉状况等。4.根据评估结果，建立供应商档案，对合格供应商进行分类管理，并定期对供应商进行重新评估。（四）采购谈判与合同签订1.对于重要采购项目，采购部门组织与选定的供应商进行采购谈判。谈判前，采购人员应充分准备，明确谈判目标和底线，收集相关市场信息和竞争对手情况。2.在谈判过程中，采购人员应与供应商就采购物资或服务的价格、质量、交货期、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取最有利的采购条件。3.谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，合同内容应明确双方的权利和义务、采购物资或服务的详细规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同经法律部门审核后，由双方授权代表签字盖章生效。（五）采购订单下达采购合同签订后，采购部门根据合同要求下达采购订单给供应商。采购订单应明确采购物资或服务的具体要求、交货时间、交货地点等信息，并要求供应商签字确认。（六）采购跟踪与催货1.采购部门建立采购跟踪机制，定期与供应商沟通，了解采购订单的执行情况，及时掌握物资生产进度、运输情况等。2.对于临近交货期的采购订单，采购人员应提前与供应商确认交货时间和交货方式，如发现可能出现交货延迟等问题，应及时与供应商协商解决，并采取相应的催货措施。（七）物资验收1.物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。2.物资到货时，采购人员、需求部门人员和质量部门人员共同对物资进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量等是否符合采购合同要求。3.验收合格后，填写《物资验收单》，各方签字确认。如发现物资存在质量问题或与合同不符等情况，应及时与供应商协商解决，办理退货、换货或补货等手续。（八）付款结算1.采购物资验收合格后，供应商提交付款申请，采购部门审核付款申请并附上相关证明文件，如采购合同、发票、验收单等，提交给财务部门。2.财务部门对付款申请进行审核，审核无误后按照公司财务制度办理付款手续。四、采购方式（一）公开招标适用于金额较大、技术复杂、竞争充分的采购项目。通过发布招标公告，吸引众多供应商参与投标，按照评标标准选择最优供应商。（二）邀请招标对于具有一定特殊性或供应商数量有限的采购项目，向若干家具备资格的供应商发出投标邀请书，邀请其参加投标。（三）竞争性谈判当采购项目时间紧迫、技术复杂或无法准确确定技术规格等情况下，与不少于三家供应商进行谈判，从中选择成交供应商。（四）单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等特殊情形。（五）询价对于采购内容规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，向多家供应商发出询价单，比较报价后选择供应商。五、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据采购计划和历史采购数据，结合市场价格变化趋势，编制采购预算草案。2.采购预算草案经财务部门审核后，报采购决策小组审批。（二）预算执行1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，不得随意突破预算。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应按照预算编制和审批程序办理相关手续。（三）预算控制1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现偏差并采取措施加以纠正。2.采购部门应定期向采购决策小组汇报采购预算执行情况。六、采购风险管理（一）风险识别1.采购过程中可能面临的风险包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、法律风险等。2.采购部门应定期对采购风险进行识别和评估，分析风险产生的原因和可能造成的影响。（二）风险应对措施1.市场风险：关注市场动态，加强市场调研，合理制定采购价格和采购计划，采取套期保值等措施降低市场价格波动风险。2.供应商风险：加强供应商管理，建立供应商评估和淘汰机制，与供应商签订风险分担条款，确保供应商按时、按质、按量供货。3.质量风险：严格把控物资验收环节，加强对供应商质量的监督，要求供应商提供质量保证承诺，对不合格物资及时处理。4.合同风险：规范采购合同签订流程，加强合同审核，明确双方权利义务，严格执行合同条款，及时处理合同纠纷。5.法律风险：加强法律意识，确保采购活动符合法律法规要求，重大采购合同咨询法律顾问意见。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购物资或服务的价格、运输费用、采购手续费等。2.采购质量：物资或服务的质量符合要求的程度。3.采购效率：采购周期的长短，包括从需求提出到物资到货的时间。4.供应商管理：供应商的满意度、合作稳定性等。5.合规性：采购活动符合法律法规和公司制度的情况。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，如采购订单数据、验收数据、付款数据等。2.根据评估指标，采用定量分析和定性分析相结合的方法进行评估。3.与采购部门及相关人员进行沟通，了解采购过程中的实际情况和存在的问题。（三）评估结果