煤矿销售印章管理制度

煤矿销售印章管理制度总则1.目的为加强公司煤矿销售印章的管理，规范印章的使用流程，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司煤矿销售业务中涉及的各类印章，包括但不限于合同专用章、销售业务章、发票专用章等。3.基本原则印章管理遵循“专人负责、严格审批、规范使用、妥善保管”的原则，确保印章使用的安全性、合法性和严肃性。印章的刻制与启用1.印章刻制因业务需要刻制销售印章时，由相关部门提出申请，填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，交至公司行政部门统一办理刻制手续。行政部门应选择具有资质的印章刻制单位进行刻制，确保印章质量符合国家标准。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时通知申请部门领取。申请部门在领取印章时，需在《印章领取登记表》上签字确认。印章启用前，应在公司内部进行公示，明确印章的使用范围、审批流程等相关规定。印章的保管1.保管人员各类销售印章应指定专人负责保管，保管人员须具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。印章保管人员名单应报公司人事部门备案。2.保管方式印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。严禁将印章随意放置或交予他人代管，特殊情况需委托他人代管时，应经部门负责人批准，并办理书面委托手续。3.保管要求保管人员应定期检查印章的保管情况，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、遗失等情况，应立即报告部门负责人，并采取相应的措施。印章保管人员在离职或岗位调动时，应及时办理印章交接手续，交接过程须有监交人在场，并填写《印章交接登记表》。印章的使用1.使用范围合同专用章用于签订煤矿销售合同及相关协议。销售业务章用于销售过程中的各类文件、单据等的盖章确认，如发货单、提货单、对账单等。发票专用章用于开具销售发票。2.使用流程申请：使用印章时，需填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用途等信息。审批：申请表经部门负责人审核后，根据用印事项的性质和金额，分别报分管领导、总经理审批。盖章：经审批同意后，印章保管人员方可在规定的文件或单据上盖章，并在《印章使用登记表》上记录盖章时间、盖章文件名称、盖章人等信息。留存：盖章后的文件或单据应按照公司档案管理规定进行留存，以备查阅。3.使用限制严禁在空白纸张、空白合同、空白发票等上加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经总经理批准，并在盖章后及时收回空白纸张，妥善保管。印章使用应严格按照规定的使用范围和审批流程进行，不得擅自扩大使用范围或简化审批程序。印章的停用与销毁1.停用情形因公司机构调整、业务变更等原因，印章不再使用时，应及时办理停用手续。印章出现损坏、遗失等情况，无法继续使用时，也应办理停用手续。2.停用手续由印章保管人员填写《印章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息。申请表经部门负责人审核、分管领导审批后，交至公司行政部门备案。3.销毁程序对于停用的印章，由行政部门统一组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，经部门负责人审核、分管领导审批后，报总经理批准。销毁过程须有两人以上在场监督，并在《印章销毁登记表》上签字确认。销毁后的印章应妥善保存销毁记录，以备查考。监督与检查1.内部监督公司人事部门负责对印章管理制度的执行情况进行定期检查，确保印章管理工作规范有序。各部门负责人应加强对本部门印章使用情况的监督，发现问题及时纠正。2.违规处理对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。如因印章使用不当给公司造成经济损失或其他不良影响的，将追究相关责任人的法律责任。附则1.本制度自发布之日起生效