建筑公司档案管理制度

建筑公司档案管理制度总则一、目的为了加强建筑公司档案管理工作，规范档案的收集、整理、保管、利用和鉴定等各项工作，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理、工程建设、历史研究等方面的作用，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于建筑公司总部及各项目部的档案管理工作。三、管理原则1.统一领导、分级管理：公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，公司总部设立档案管理部门，负责公司档案的统筹管理和指导工作；各项目部设立档案管理人员，负责本项目部档案的具体管理工作。2.集中管理、分散保存：公司档案实行集中管理、分散保存的原则，公司总部档案管理部门负责公司重要档案的集中管理，各项目部档案管理人员负责本项目部档案的分散保存。3.科学管理、注重利用：公司档案工作实行科学管理、注重利用的原则，采用先进的档案管理技术和方法，提高档案管理的效率和质量；同时，要充分发挥档案的利用价值，为公司的经营管理和工程建设提供优质的服务。四、档案管理机构及职责1.公司总部档案管理部门（1）负责制定公司档案管理制度和工作计划，并组织实施和监督检查。（2）负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。（3）负责公司档案信息化建设，建立档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。（4）负责对各项目部档案管理工作进行指导和监督，定期对各项目部档案管理工作进行检查和考核。（5）负责公司重要档案的移交、保管和利用等工作，确保重要档案的安全和完整。2.各项目部档案管理人员（1）负责本项目部档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等各项工作。（2）按照公司档案管理制度的要求，建立本项目部档案管理制度和工作计划，并组织实施和监督检查。（3）负责本项目部档案的信息化建设，建立本项目部档案管理信息系统，实现档案管理的数字化和网络化。（4）负责对本项目部档案管理人员进行培训和指导，提高本项目部档案管理人员的业务水平和综合素质。（5）负责本项目部重要档案的移交、保管和利用等工作，确保重要档案的安全和完整。档案的分类与归档范围一、档案分类根据建筑公司的业务特点和档案管理的需要，公司档案分为以下几类：1.行政管理类：包括公司规章制度、会议纪要、工作计划、工作总结、人事任免、劳动合同、员工档案等。2.工程管理类：包括工程规划、设计文件、施工图纸、工程变更、工程验收、工程结算等。3.财务会计类：包括会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.经营管理类：包括合同文件、招投标文件、客户档案、市场调研资料等。5.技术资料类：包括施工技术规范、标准图集、施工方案、技术交底、质量检验记录等。6.声像档案类：包括照片、录像、录音等。7.其他类：包括印章管理、固定资产管理、安全管理等相关档案。二、归档范围1.行政管理类（1）公司规章制度：包括公司章程、各项管理制度、工作流程等。（2）会议纪要：包括公司各类会议的纪要，如董事会会议纪要、总经理办公会议纪要等。（3）工作计划：包括公司年度工作计划、季度工作计划、月度工作计划等。（4）工作总结：包括公司年度工作总结、季度工作总结、月度工作总结等。（5）人事任免：包括公司人事任免文件、员工调动文件等。（6）劳动合同：包括公司与员工签订的劳动合同。（7）员工档案：包括员工的个人资料、学历证明、职称证书、培训记录等。2.工程管理类（1）工程规划：包括工程总体规划、项目建议书、可行性研究报告等。（2）设计文件：包括工程设计图纸、设计说明、设计变更等。（3）施工图纸：包括工程施工图纸、图纸会审记录等。（4）工程变更：包括工程变更申请、工程变更通知、工程变更签证等。（5）工程验收：包括工程竣工验收报告、工程质量验收记录等。（6）工程结算：包括工程结算报告、工程结算清单等。3.财务会计类（1）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证等。（2）会计账簿：包括总账、明细账、日记账等。（3）财务报表：包括资产负债表、利润表、现金流量表等。（4）审计报告：包括内部审计报告、外部审计报告等。4.经营管理类（1）合同文件：包括公司签订的各类合同，如工程施工合同、材料采购合同、租赁合同等。（2）招投标文件：包括公司参与的各类招投标文件，如招标文件、投标文件、中标通知书等。（3）客户档案：包括公司的客户资料、客户投诉记录等。（4）市场调研资料：包括公司的市场调研报告、市场分析报告等。5.技术资料类（1）施工技术规范：包括国家和地方的施工技术规范、标准图集等。（2）施工方案：包括工程施工方案、专项施工方案等。（3）技术交底：包括工程技术交底记录、质量交底记录等。（4）质量检验记录：包括工程质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。6.声像档案类（1）照片：包括公司重要活动、工程建设现场、员工活动等照片。（2）录像：包括公司重要活动、工程建设现场、员工活动等录像。（3）录音：包括公司重要会议、电话录音等。7.其他类（1）印章管理：包括公司印章的使用登记、保管等相关档案。（2）固定资产管理：包括公司固定资产的购置、折旧、清查等相关档案。（3）安全管理：包括公司安全管理制度、安全检查记录、事故处理记录等相关档案。档案的收集与整理一、档案的收集1.各部门和项目部应指定专人负责档案的收集工作，按照档案的归档范围和要求，及时收集本部门和本项目部形成的档案材料。2.档案管理人员应定期到各部门和项目部收集档案材料，确保档案材料的及时归档。3.对于重要的档案材料，应及时收集并进行归档；对于零散的档案材料，应定期进行整理和归档。4.档案材料的收集应做到齐全、完整、准确，不得遗漏或丢失。二、档案的整理1.档案的整理应按照档案的分类和归档范围，对收集到的档案材料进行分类、整理和装订。2.档案的整理应做到规范、整齐、美观，不得随意涂改或损坏档案材料。3.档案的整理应按照档案的保管期限，对档案材料进行分类、整理和装订。4.档案的整理应按照档案的编号规则，对档案材料进行编号和归档。档案的保管与利用一、档案的保管1.公司总部档案管理部门和各项目部应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案柜、档案架、空调、除湿机等，确保档案的安全和完整。2.档案管理人员应定期对档案库房进行检查和维护，确保档案库房的安全和卫生。3.档案管理人员应严格遵守档案管理制度，不得擅自将档案带出档案库房，不得擅自将档案借给他人使用。4.档案管理人员应定期对档案进行清查和核对，确保档案的数量和内容的准确无误。二、档案的利用1.公司总部档案管理部门和各项目部应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。2.档案利用者应填写档案利用申请单，经档案管理人员审核同意后，方可查阅档案。3.档案利用者应在规定的时间和范围内查阅档案，不得擅自涂改或损坏档案。4.档案利用者应遵守档案管理制度，不得将档案用于非法用途或泄露档案内容。5.档案管理人员应及时为档案利用者提供优质的服务，确保档案的利用效率和质量。档案的鉴定与销毁一、档案的鉴定1.公司总部档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案的鉴定应按照档案的分类和归档范围，对档案进行逐一鉴定。3.档案的鉴定应遵循历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，客观、公正地确定档案的保存价值和保管期限。4.档案的鉴定应形成鉴定报告，经公司领导批准后，方可实施。二、档案的销毁1.经鉴定确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。2.档案的销毁