单位易耗品管理制度

单位易耗品管理制度一、总则（一）目的为加强单位易耗品的管理，规范易耗品的采购、使用、保管等行为，降低单位运营成本，提高资源利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于单位内各部门、各岗位对易耗品的管理。（三）定义本制度所称易耗品，是指单位在日常办公、生产经营过程中使用的价值较低、使用期限较短、一次性消耗或逐渐消耗的物品，如办公用品、清洁用品、劳保用品等。二、管理职责（一）行政部门1.负责制定易耗品采购计划，汇总各部门需求，统一进行采购。2.建立易耗品库存台账，定期盘点，确保账实相符。3.负责易耗品的发放、回收及废旧物品的处理。4.对各部门易耗品使用情况进行监督检查，提出改进建议。（二）财务部门1.负责审核易耗品采购预算及报销凭证，确保费用支出合理合规。2.协助行政部门进行成本核算与分析，提供财务数据支持。（三）各部门1.负责本部门易耗品需求的统计与上报，合理使用易耗品。2.指定专人负责本部门易耗品的领取、保管和使用登记。3.配合行政部门做好易耗品的盘点工作，及时反馈使用过程中存在的问题。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应根据工作需要，每月末填写易耗品需求申请表，详细注明所需易耗品的名称、规格、型号、数量等信息，并提交至行政部门。2.行政部门汇总各部门需求后，结合库存情况，制定次月易耗品采购计划。采购计划应包括采购物品清单、预计采购金额、采购时间等内容。3.对于临时性、紧急性的易耗品需求，各部门可填写临时采购申请表，经部门负责人审批后提交至行政部门，行政部门应及时安排采购。（二）供应商选择1.行政部门应建立易耗品供应商名录，定期对供应商进行评估和筛选，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理的供应商合作。2.选择供应商时，应充分考虑供应商的资质、生产能力、售后服务等因素，通过招标、询价、议价等方式确定合作供应商。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。（三）采购实施1.行政部门根据采购计划和合同要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物品的详细信息、交货时间、交货地点等内容。2.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时、按质、按量完成采购任务。3.对于采购过程中出现的问题，如质量问题、交货延迟等，采购人员应及时与供应商协商解决，并向行政部门负责人汇报。（四）验收与入库1.易耗品到货后，行政部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的规格、型号、数量、质量等是否与采购订单和合同要求一致。2.验收合格的易耗品应及时办理入库手续，填写入库单，注明物品名称、规格、型号、数量、供应商等信息。入库单一式三联，一联留存仓库，一联交财务部门，一联交采购部门。3.对于验收不合格的易耗品，应及时与供应商联系，要求其退换货或采取其他补救措施。四、库存管理（一）库存设置1.行政部门应根据易耗品的种类、规格、用途等因素，合理设置库存区域，分类存放易耗品。2.建立库存标识牌，标明物品名称、规格、型号、库存数量等信息，便于查找和管理。（二）库存盘点1.行政部门应定期对易耗品进行盘点，每月末进行一次小盘点，每季度末进行一次大盘点。2.盘点时，应认真核对库存物品的实际数量与库存台账记录是否一致，如有差异，应及时查明原因，并进行调整。3.盘点结束后，应编制盘点报告，说明盘点情况、差异原因及处理结果等内容。盘点报告经行政部门负责人审核后报财务部门备案。（三）库存安全1.加强库存区域的安全管理，配备必要的消防器材和安全设施，确保库存物品的安全。2.建立库存物品保管制度，明确保管人员的职责，防止库存物品被盗、损坏、变质等情况发生。3.对于易受潮、易变质、易燃易爆等特殊物品，应采取相应的保管措施，确保物品质量安全。五、使用管理（一）领用规定1.各部门员工因工作需要领用易耗品时，应填写领用申请表，经部门负责人审批后到行政部门领取。2.领用申请表应注明领用物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息。3.行政部门根据审批后的领用申请表发放易耗品，并在库存台账上进行记录。（二）使用要求1.各部门应教育员工节约使用易耗品，避免浪费。2.员工应按照易耗品的使用说明和操作规程正确使用，不得随意损坏或丢弃。3.对于贵重易耗品或限量发放的易耗品，应实行专人专用，严格控制使用数量。（三）使用监督1.行政部门应定期对各部门易耗品使用情况进行检查，发现浪费或违规使用现象及时制止并纠正。2.鼓励员工对易耗品使用过程中的浪费行为进行监督举报，对于举报属实的给予一定奖励。六、回收与废旧物品处理（一）回收管理1.对于可回收利用的易耗品，如纸张、塑料瓶、墨盒等，各部门应指定专人负责收集，并定期交至行政部门。2.行政部门对回收的物品进行分类整理，存放于指定地点，以便集中处理。（二）废旧物品处理1.行政部门应定期联系有资质的废旧物品回收公司，对库存的废旧易耗品进行处理。2.处理废旧物品时，应填写废旧物品处理申请表，注明处理物品的名称、规格、型号、数量等信息，经行政部门负责人审批后进行处理。3.废旧物品处理收入应及时上缴财务部门，纳入单位统一核算。七、成本控制与分析（一）成本控制1.行政部门应根据单位预算和实际需求，合理控制易耗品采购数量和采购价格，降低采购成本。2.通过优化库存管理，减少库存积压，降低库存成本。3.加强对易耗品使用过程的监督管理，杜绝浪费现象，提高资源利用效率，降低使用成本。（二）成本分析1.财务部门应定期对易耗品成本进行核算与分析，编制成本分析报告。成本分析报告应包括采购成本、库存成本、使用成本等方面的分析内容，并提出成本控制建议。2.行政部门应根据成本分析报告，查找易耗品管理过程中存在的问题，及时采取措施进行改进，不断优化管理流程，降低单位运营成本。八、考核与奖惩（一）考核内容1.各部门易耗品管理工作的考核内容包括采购计划执行情况、库存管理、使用管理、成本控制等方面。2.员工易耗品使用情况的考核内容包括是否遵守领用规定、是否节约使用、是否正确使用等方面。（二）考核方式1.行政部门定期对各部门易耗品管理工作进行检查和评估，根据检查结果进行打分考核。2.各部门负责人对本部门员工易耗品使用情况进行日常监督和考核，记录员工的表现情况。（三）奖惩措施1.对于易耗品管理工作表现优秀的部门和个人，给予表彰和