财务往来帐管理制度

财务往来帐管理制度一、总则1.目的为加强公司财务往来帐的管理，规范财务核算，确保公司资金安全，提高财务管理效率，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门之间以及公司与外部单位或个人之间的财务往来业务。3.基本原则真实性原则：财务往来帐记录应真实、准确地反映经济业务的发生情况。及时性原则：及时记录、核对和清理往来帐项，避免逾期帐款的发生。清晰性原则：往来帐明细应清晰明了，便于查询和核对。责任性原则：明确各部门及相关人员在往来帐管理中的职责，确保责任落实到人。二、往来帐的分类及核算1.往来帐的分类应收账款：公司因销售商品、提供劳务等经营活动应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。应付账款：公司因购买商品、接受劳务等经营活动应支付给供应单位的款项。其他应收款：公司除应收账款、应收票据、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项，如员工借款、备用金、押金等。其他应付款：公司除应付账款、应付票据、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项，如应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等。预收账款：公司按照合同规定向购货单位预收的款项。预付账款：公司按照合同规定预付给供应单位的款项。2.往来帐的核算财务部门应按照国家统一的会计制度规定，设置相应的往来帐科目进行核算。对于每一笔往来业务，应根据原始凭证及时编制记账凭证，准确记录往来帐的发生日期、业务内容、金额等信息。在进行往来帐核算时，应遵循借贷记账法的原则，确保账务处理的准确性。三、往来帐的管理职责1.财务部门职责负责制定和完善往来帐管理制度，并组织实施。定期核对往来帐项，编制往来帐余额调节表，及时发现和解决帐实不符的问题。对往来帐进行账龄分析，及时预警逾期帐款，督促相关部门和人员进行催收或清理。负责往来帐的账务处理和财务报表的编制，确保财务信息的真实、准确和完整。配合公司内部审计和外部审计工作，提供相关往来帐资料。2.业务部门职责负责本部门往来业务的经办和管理，确保业务的真实性和合法性。按照合同约定及时与客户或供应商进行沟通和结算，避免逾期帐款的产生。定期核对本部门的往来帐明细，发现问题及时与财务部门沟通并解决。协助财务部门进行往来帐的催收和清理工作，提供必要的支持和配合。3.经办人员职责严格按照公司规定办理往来业务，确保业务手续齐全、资料完整。及时将经办的往来业务信息传递给财务部门，以便进行账务处理。对本人经办的往来业务负责，如因个人原因导致往来帐出现问题，应承担相应责任。四、往来帐的日常管理1.往来帐的登记财务部门应设立专门的往来帐登记簿，对每一笔往来业务进行详细登记。登记内容包括往来单位名称、业务发生日期、凭证号码、摘要、金额、结算方式等信息。往来帐登记簿应定期与会计账簿进行核对，确保帐帐相符。2.往来帐的核对财务部门应定期与往来单位进行帐项核对，一般每月至少核对一次。核对方式可采用函证、电话沟通、上门核对等方式，确保双方往来帐余额一致。对于核对中发现的差异，应及时查明原因，并编制往来帐余额调节表进行调整。业务部门应积极配合财务部门进行往来帐核对工作，提供相关业务资料和信息。3.往来帐的清理财务部门应定期对往来帐进行清理，对逾期帐款进行重点跟踪和催收。对于确实无法收回的应收账款，应按照公司规定的审批程序进行坏账核销。对于长期挂账的应付账款，应查明原因，及时进行处理，如支付款项、调整账务等。往来帐清理情况应定期向公司管理层汇报，确保往来帐管理的有效性。五、应收账款的管理1.信用政策的制定销售部门应根据市场情况和客户信用状况，制定合理的信用政策，包括信用额度、信用期限、收款政策等。信用政策应报公司管理层审批后执行，并根据实际情况适时进行调整。2.客户信用评估销售部门应对新客户进行信用评估，收集客户的基本信息、财务状况、经营情况等资料，评估客户的信用等级。对于老客户，应定期进行信用跟踪和评估，根据客户的信用变化情况调整信用额度和信用期限。3.应收账款的催收销售部门负责应收账款的催收工作，应在信用期限届满前及时提醒客户付款。对于逾期帐款，销售部门应制定催收计划，采取电话催收、上门催收、发函催收等方式进行催收。财务部门应配合销售部门进行应收账款催收工作，提供相关财务信息和支持。4.应收账款的坏账管理对于确实无法收回的应收账款，销售部门应查明原因，取得相关证明材料，按照公司规定的审批程序进行坏账核销。坏账核销后，应在备查簿中进行登记，并继续保留追索权。六、应付账款的管理1.采购合同的管理采购部门应与供应商签订详细的采购合同，明确采购商品或劳务的名称、规格、数量、价格、付款方式、付款期限等条款。采购合同应报公司相关部门审核后执行，并妥善保管合同原件及相关资料。2.应付账款的核算与支付财务部门应按照采购合同和相关凭证及时核算应付账款，确保金额准确无误。在应付账款到期前，财务部门应根据资金状况和付款计划安排资金支付，确保按时足额支付货款。支付应付账款时，应严格按照公司规定的审批程序进行，确保付款的真实性、合法性和准确性。3.应付账款的核对与清理财务部门应定期与供应商进行应付账款核对，确保双方帐项一致。对于长期挂账的应付账款，应查明原因，及时与供应商沟通解决，如确实无需支付的款项，应按照公司规定进行处理。七、其他应收款和其他应付款的管理1.其他应收款的管理员工借款、备用金等其他应收款应按照公司规定的审批程序办理借款手续，并明确借款期限和还款方式。财务部门应定期对其他应收款进行清理，督促借款人及时还款。对于逾期未还的借款，应采取相应的催收措施。对于因业务需要发生的押金等其他应收款，应在业务结束后及时收回，如因特殊原因无法收回的，应按照公司规定进行处理。2.其他应付款的管理对于应付租入固定资产和包装物的租金、存入保证金等其他应付款，应按照合同约定及时支付或退还。财务部门应定期核对其他应付款明细，确保帐项准确无误。对于长期挂账的其他应付款，应查明原因，及时进行处理。八、预收账款和预付账款的管理1.预收账款的管理销售部门收到客户的预收账款后，应及时通知财务部门进行账务处理，并开具收款收据给客户。财务部门应按照合同约定及时发货或提供劳务，确保预收账款与业务进度相匹配。在业务完成后，应及时将预收账款结转收入，并与客户进行结算。2.预付账款的管理采购部门根据采购合同需要预付货款时，应按照公司规定的审批程序办理预付款手续。财务部门应严格审核预付款项的真实性、合法性和必要性，确保资金安全。采购部门应跟踪预付款项的使用情况，及时取得相关发票和结算凭证，办理报销和结算手续。九、往来帐的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对往来帐管理情况进行审计监督，检查往来帐管理制度的执行情况、帐务处理的准确性、往来帐核对与清理情况等。对于审计中发现的问题，应及