公司项目部章管理制度

公司项目部章管理制度一、总则（一）目的为加强公司项目部章的管理，规范项目部章的使用行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各项目部在项目实施过程中涉及的项目部章的使用与管理。（三）定义项目部章是公司为满足项目部在项目管理过程中与外部单位或个人进行业务往来、文件签署等需要而刻制的印章，仅用于本项目部相关业务，不具备对外融资、担保等其他功能。二、印章的刻制与启用（一）刻制申请项目部因工作需要刻制项目部章时，应由项目部负责人填写《项目部章刻制申请表》，详细说明刻制印章的名称、用途、数量等信息，并提交至公司行政管理部门。（二）审批流程1.行政管理部门收到《项目部章刻制申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。2.公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。（三）印章启用1.印章刻制完成后，行政管理部门应及时通知项目部负责人领取。2.项目部负责人领取印章后，应填写《项目部章启用登记表》，注明启用日期、印章保管人等信息，并将《项目部章启用登记表》交回行政管理部门存档。3.项目部章启用后，应立即在公司内部进行公示，告知全体员工印章的使用范围、审批流程等相关规定。三、印章的保管（一）保管人员项目部章由项目部指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉印章管理规定。（二）保管要求1.保管人员应将项目部章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。2.未经项目部负责人批准，保管人员不得擅自将项目部章带出项目部办公区域。如因工作需要带出，必须经项目部负责人同意，并办理相关借用手续，借用期间应妥善保管印章，使用完毕后及时归还。3.保管人员应定期对项目部章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告项目部负责人，并申请更换印章。四、印章的使用（一）使用范围项目部章仅限于在本项目部与项目相关的业务活动中使用，具体使用范围包括但不限于以下方面：1.与项目合作单位签订的项目合同、协议等文件。2.向项目业主、监理单位等报送的项目文件、资料等。3.与项目相关的对外联络函件、介绍信等。4.其他经项目部负责人批准的与项目有关的文件签署。（二）使用流程1.用印申请使用项目部章时，应填写《项目部章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、份数、用印日期等信息，并由申请部门负责人签字确认。2.审批流程对于一般性的用印事项，由项目部负责人审批。对于涉及重要合同、协议等文件的用印事项，应经公司分管领导审批。3.印章使用经审批同意后，保管人员应按照审批意见在用印文件上加盖项目部章，并在《项目部章使用登记表》上登记用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息。（三）使用注意事项1.用印文件必须内容真实、合法、有效，不得在空白纸张、介绍信等文件上加盖项目部章。2.加盖项目部章时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遗漏。3.用印完毕后，保管人员应将用印文件整理归档，并妥善保存。五、印章的停用与销毁（一）停用情形项目部章在以下情形下应予以停用：1.项目结束，项目部撤销。2.因印章损坏、遗失等原因需要更换印章。3.公司决定不再使用该项目部章。（二）停用流程1.项目部负责人在确定项目部章需要停用时，应填写《项目部章停用申请表》，说明停用原因、停用日期等信息，并提交至公司行政管理部门。2.行政管理部门收到《项目部章停用申请表》后，对申请内容进行审核，审核通过后报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批同意后，行政管理部门负责通知项目部负责人将停用的项目部章交回，并办理相关交接手续。（三）销毁流程1.对于停用的项目部章，由行政管理部门统一组织销毁。2.销毁前，行政管理部门应填写《项目部章销毁申请表》，注明销毁印章的名称、数量、销毁原因等信息，并报公司分管领导审批。3.公司分管领导审批同意后，行政管理部门应指定专人负责监督印章的销毁过程，并在《项目部章销毁登记表》上记录销毁日期、销毁方式、监销人等信息。4.印章销毁后，监销人应在《项目部章销毁登记表》上签字确认，并将《项目部章销毁申请表》、《项目部章销毁登记表》等相关资料存档。六、监督与检查（一）监督部门公司行政管理部门负责对项目部章的使用与管理情况进行监督检查。（二）检查内容1.项目部章的保管情况，包括是否存放在安全可靠的地方、是否有专人保管等。2.项目部章的使用情况，包括是否按照规定的使用范围、使用流程使用印章等。3.项目部章的登记情况，包括《项目部章启用登记表》、《项目部章使用登记表》、《项目部章停用申请表》、《项目部章销毁申请表》、《项目部章销毁登记表》等相关登记资料是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：行政管理部门定期对项目部章的使用与管理情况进行检查，检查周期为每季度一次。2.不定期抽查：行政管理部门不定期对项目部章的使用与管理情况进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。（四）违规处理对于违反本制度规定使用、保管项目部章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。构成犯罪的，将依法追究刑事责任。七、附则（一