保利印章管理制度

保利印章管理制度总则1.目的为加强保利印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本制度。本制度旨在确保印章使用的安全性、规范性和有效性，保障公司各项业务的正常开展，防止因印章管理不善引发的风险。2.适用范围本制度适用于保利公司总部及各下属子公司、分公司（以下统称“公司”）。公司内部所有涉及印章使用的部门、岗位及人员均应严格遵守本制度。3.印章种类公章：代表公司对外行使权力、承担责任的正式印章，具有最高法律效力。合同专用章：专门用于签订各类合同、协议等经济法律文件的印章。财务专用章：用于公司财务核算、资金收付等相关财务业务的印章。法定代表人章：代表公司法定代表人行使职权的印章，主要用于特定的财务、法律文件签署等。部门章：各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、资料的往来等，不具备对外法律效力。业务专用章：根据公司业务特点和实际需求刻制的专门用于特定业务领域的印章，如项目专用章、销售专用章等，其使用范围由公司明确规定。印章的刻制与启用1.印章刻制申请公司各部门因工作需要刻制印章时，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、使用范围、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，提交至行政部门。行政部门对申请进行审核，重点审查印章刻制的必要性、名称及用途的规范性等。审核通过后，报公司分管领导审批。对于涉及公司重大事项或具有较高法律效力的印章刻制申请，需经公司法定代表人批准。2.印章刻制行政部门根据审批通过的《印章刻制申请表》，选择具有资质、信誉良好的印章制作单位进行刻制。在印章刻制过程中，行政部门应与印章制作单位保持密切沟通，确保印章的规格、样式、材质等符合公司要求。印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的外观、尺寸、文字、图案等是否清晰、准确，材质是否符合要求等。验收合格后，填写《印章验收单》。3.印章启用新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管人等信息。印章保管人应在收到印章后，及时在《印章保管登记表》上进行登记，并注明印章启用日期。对于重要印章的启用，行政部门可组织相关人员进行仪式，以增强员工对印章管理的重视程度。印章的保管1.保管原则实行专人保管制度，每枚印章必须指定专人负责保管，确保印章安全。印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定，不得擅自将印章交予他人使用。印章保管应确保存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。2.保管方式公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。部门章和业务专用章可根据实际情况，由部门指定专人保管，存放于安全的地方，但应确保印章使用记录可追溯。3.保管人职责负责印章的日常保管，确保印章存放安全，随时检查印章的完好情况。严格按照印章使用审批流程进行用印，对不符合规定的用印申请有权拒绝，并及时向上级报告。做好印章使用登记工作，详细记录每次用印的时间、事由、用印文件名称、用印数量等信息。如发现印章遗失、被盗或损坏，应立即采取措施，并及时向行政部门报告。印章的使用1.使用范围公章：用于公司对外发布的重要文件、信函、合同、协议、报表、证明等；代表公司签署的各类法律文件；其他需要以公司名义对外行使权力、承担责任的事项。合同专用章：专门用于签订各类经济合同、协议等法律文件。财务专用章：用于公司财务核算、资金收付、票据开具、财务报表盖章等相关财务业务。法定代表人章：用于特定的财务、法律文件签署，如支票背书、银行开户预留印鉴等。部门章：用于部门内部文件、通知、报告、报表等资料的往来，不得用于对外签订合同、协议或其他具有法律效力的文件。业务专用章：在公司规定的特定业务领域内使用，如项目文件盖章、销售文件盖章等，具体使用范围由公司根据业务特点明确规定。2.使用流程用印申请公司员工因工作需要使用印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、用印数量、用印日期等信息，并经部门负责人签字确认。涉及公司重大事项、重要合同或金额较大的经济业务用印，需经公司分管领导审批；对于涉及公司核心利益、重大决策等事项的用印，需经公司法定代表人批准。用印审核行政部门收到《印章使用申请表》后，对用印申请进行审核。审核内容包括用印事由是否合理、用印文件是否符合公司规定、审批流程是否完整等。对于不符合规定的用印申请，行政部门应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关材料。印章使用经审核通过的用印申请，由行政部门通知印章保管人进行用印。印章保管人应严格按照审批后的用印内容进行用印，确保用印准确、清晰。在使用印章过程中，印章保管人应将印章置于安全区域，不得擅自离开，防止他人擅自使用印章。用印完成后，印章保管人应在《印章使用登记表》上详细记录用印情况，包括用印时间、用印文件名称、用印数量、用印人签字等信息，并将《印章使用申请表》与用印文件一并存档。3.特殊情况用印如遇紧急情况无法提前履行用印审批流程，需使用印章时，用印人应电话向部门负责人、分管领导或法定代表人报告用印事由，并在事后及时补办审批手续。对于异地用印或通过邮寄方式用印的情况，应采取有效的安全措施，确保印章在传递过程中的安全。如通过专人携带印章前往异地用印，或使用安全可靠的邮寄方式，并要求收件方在收到印章后及时反馈确认信息。印章的停用与销毁1.印章停用因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，导致印章不再使用时，由行政部门提出印章停用申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经公司分管领导审批。行政部门在收到审批通过的《印章停用申请表》后，应及时发布《印章停用通知》，告知公司内部各部门印章停用事宜。印章保管人在接到印章停用通知后，应立即停止使用印章，并将印章交回行政部门。2.印章销毁对于停用的印章，行政部门应按照公司规定的程序进行销毁。一般情况下，由行政部门会同审计部门、法务部门等相关人员共同对印章进行销毁。在销毁印章前，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、销毁原因、销毁方式等信息，并经公司分管领导审批。印章销毁方式可采用粉碎、熔化等物理方法，确保印章无法恢复使用。在销毁过程中，应安排专人进行监督，并做好销毁记录。销毁完成后，参与销毁的人员应在《印章销毁登记表》上签字确认，并存档相关资料。印章管理的监督与检查1.内部监督行政部门负责定期对公司印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、登记记录是否完整等。审计部门有权对公司印章管理情况进行审计监督，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。公司内部员工有权对印章管理中存在的问题进行监督和举报，对查证属实的举报给予举报人适当奖励。2.外部审计公司应定期接受外部审计机构对印章管理情况的审计，确保印章管理符合法律法规和公司制度要求。在接受外部审计过程中，公司应积极配合审计机构的工作，提供相关资料和信息，对审计提出的问题及时进行整改。违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚对于未经审批擅自使用印章的行为，给予直接责任人警告处分；造成公司经济损失或其他不良影响的，给予记过以上处分，并责令其承担相应的经济赔偿责任。对于印章保管人未按规定保管印章，导致印章遗失、被盗或损坏的，给予警告处分；造成公司经济损失或其他严重后果的，给予撤职或辞退处分，并责令其承担相应的经