会记凭证管理制度

会记凭证管理制度一、总则1.目的为了加强公司会计凭证的管理，规范会计凭证的填制、审核、传递、保管等行为，保证会计信息的真实性、完整性、准确性和及时性，根据《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》等法律法规及公司实际情况，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构、子公司。3.定义会计凭证是记录经济业务发生或完成情况的书面证明，是登记账簿的依据，包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是在经济业务发生时取得或填制的，用以记录和证明经济业务发生或完成情况的凭证；记账凭证是会计人员根据审核无误的原始凭证，按照经济业务的内容加以归类，并据以确定会计分录后所填制的会计凭证。二、会计凭证的填制要求1.原始凭证的填制要求内容完整：原始凭证应具备的基本内容包括凭证的名称、填制凭证的日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人员的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额等，必须逐项填写齐全，不得遗漏和省略。记录真实：原始凭证所记录的经济业务必须真实发生，不得虚构、歪曲。凭证上的各项内容必须与实际经济业务相符，数字准确无误。书写清楚、规范：原始凭证要使用蓝色或黑色墨水书写，字迹清楚、规范，不得使用未经国务院公布的简化汉字。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得写连笔字，在金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角、分，无角、分的，写“00”或符号“—”，有角无分的，分位写“0”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前未印有“人民币”字样的，应加写“人民币”三个字，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”或“正”字，有分的，不写“整”或“正”字。填制及时：经济业务发生或完成后，经办人员应及时填制原始凭证，并按规定程序及时送交会计机构，以便及时进行审核和记账。手续完备：自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定的人员签名或者盖章；对外开出的原始凭证，必须加盖本单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。购买实物的原始凭证，必须有验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位和收款人的收款证明。一式几联的原始凭证，应当注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写，并连续编号。作废时应当加盖“作废”戳记，连同存根一起保存，不得撕毁。不得涂改、刮擦、挖补：原始凭证如有错误，应当由出具单位重开或者更正，更正处应当加盖出具单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。2.记账凭证的填制要求内容完整：记账凭证应具备的基本内容包括凭证的名称、填制凭证的日期、凭证编号、经济业务摘要、会计科目、金额、所附原始凭证张数、填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计机构负责人、会计主管人员签名或者盖章等。收款和付款记账凭证还应当由出纳人员签名或者盖章。以自制的原始凭证或者原始凭证汇总表代替记账凭证的，也必须具备记账凭证应有的项目。摘要清楚：记账凭证的摘要应简洁明了地概括经济业务的内容，能够准确反映经济业务的实质，便于登记账簿和查阅凭证。会计科目运用正确：记账凭证应根据审核无误的原始凭证，按照会计制度规定的会计科目及其核算内容，正确编制会计分录，确保会计科目运用准确、恰当。不得随意改变会计科目名称和核算内容，不得混淆不同性质的经济业务。金额计算准确：记账凭证上的金额应根据原始凭证上的金额准确计算填列，借贷方金额必须平衡。记账凭证的金额与所附原始凭证的金额必须一致，不得多记、少记或错记。编号连续：记账凭证应按照顺序编号，不得跳号、重号。一般应每月从第1号开始连续编号，以便于查找和核对。采用通用记账凭证的，可按经济业务发生的先后顺序编号；采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的，可采用“字号编号法”，即按照凭证类别顺序编号，如收字第×号、付字第×号、转字第×号等；也可采用“双重编号法”，即按照总字顺序编号与按类别顺序编号相结合的方法，如总字第×号，收字第×号、付字第×号、转字第×号等。一笔经济业务需要填制两张以上记账凭证的，可以采用分数编号法编号，如第5号经济业务需要填制三张记账凭证，则编号分别为51/3、52/3、53/3。附件齐全：记账凭证应附有原始凭证，并注明所附原始凭证的张数。原始凭证是记账凭证的依据，必须附在记账凭证后面，不得遗漏。如果一张原始凭证涉及几张记账凭证，可以把原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，并在其他记账凭证上注明附有该原始凭证的记账凭证的编号或者附原始凭证复印件。一张原始凭证所列支出需要几个单位共同负担的，应当将其他单位负担的部分，开给对方原始凭证分割单，进行结算。原始凭证分割单必须具备原始凭证的基本内容：凭证名称、填制凭证日期、填制凭证单位名称或者填制人姓名、经办人的签名或者盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额和费用分摊情况等。填制及时：记账凭证应在经济业务发生或完成后，及时根据审核无误的原始凭证填制，不得积压。一般应在原始凭证取得后的一个工作日内填制记账凭证，以保证会计信息的及时性。三、会计凭证的审核1.审核内容真实性审核：审核原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，凭证上的日期、业务内容、数据等是否真实可靠；审核记账凭证所记录的经济业务是否与原始凭证相符，会计分录编制是否正确。合法性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合国家法律法规、财经纪律和公司内部规章制度的要求；审核记账凭证的编制是否符合会计制度的规定，会计科目运用是否正确，有无违反财经法规的行为。合理性审核：审核原始凭证所记录的经济业务是否符合公司生产经营活动的需要，是否符合节约原则，支出是否合理；审核记账凭证的编制是否符合经济业务的实际情况，是否能够正确反映经济业务的全貌。完整性审核：审核原始凭证的内容是否完整，各项手续是否齐全，应填项目是否填写齐全，有关人员是否签名或盖章；审核记账凭证的内容是否完整，摘要是否清楚，会计科目是否正确，金额是否准确，所附原始凭证张数是否与记账凭证上注明的张数相符，有关人员是否签名或盖章。正确性审核：审核原始凭证的填制是否符合书写规范、数字准确等要求，大小写金额是否一致；审核记账凭证的编制是否符合记账凭证的填制要求，会计分录是否正确，金额计算是否准确，编号是否连续。2.审核程序初审：会计人员在填制记账凭证前，应对原始凭证进行初审。初审主要审核原始凭证的真实性、合法性、完整性和正确性，对不符合要求的原始凭证应及时退回经办人员，要求其补充、更正或重新填制。复审：记账凭证填制完成后，应进行复审。复审由会计主管人员或其指定的专人负责，主要审核记账凭证的编制是否符合会计制度规定，会计分录是否正确，所附原始凭证是否齐全、合规，记账凭证与原始凭证是否相符等。复审无误后，在记账凭证上签名或盖章。终审：公司财务负责人对记账凭证进行终审。终审主要审核记账凭证的编制是否符合公司财务管理制度和审批流程的要求，重大经济业务的处理是否经过适当的授权审批等。终审无误后，在记账凭证上签名或盖章。四、会计凭证的传递1.传递程序原始凭证的传递：公司各部门在办理经济业务时，应及时取得或填制原始凭证，并按照规定的程序和时间传递给财务部门。一般情况下，经办人员应在经济业务发生后的一个工作日内将原始凭证送交本部门负责人审核签字，然后传递给财务部门会计人员。会计人员在收到原始凭证后，应在一个工作日内进行初审，对不符合要求的原始凭证及时退回经办人员补充、更正或重新填制。初审无误后，进行编号、整理，并登记原始凭证登记簿。记账凭证的传递：会计人员根据审核无误的原始凭证编制记账凭证，记账凭证编制完成后，应先由制单人签名或盖章，然后传递给稽核人员进行稽核。稽核人员稽核无误后签名或盖章，再传递给记账人员记账。记账人员记账后，应将记账凭证按顺序编号整理，装订成册，并登记记账凭证登记簿。对于涉及现金、银行存款收付的记账凭证，还应传递给出纳人员，由出纳人员根据记账凭证办理收付款业务。2.传递时间为了保证会计凭证的及时传递和处理，提高会计工作效率，公司规定会计凭证的传递时间如下：原始凭证：经办人员应在经济业务发生后的一个工作日内将原始凭证送交本部门负责人审核签字；部门负责人应在收到原始凭证后的一个工作日内完成审核签字，并传递给财务部门会计人员。记账凭证：会计人员应在收到原始凭证后的一个工作日内编制记账凭证，并传递给稽核人员稽核；稽核人员应在收到记账凭证后的一个工作日内完成稽核，并传递给记账人员记账；记账人员应在收到稽核后的记账凭证后的一个工作日内完成记账工作。对于涉及现金、银行存款收付的记账凭证，出纳人员应在收到记账凭证后的一个工作日内办理收付款业务。3.传递过程中的注意事项确保凭证安全：在会计凭证传递过程中，要注意凭证的安全，防止凭证丢失、损坏或被盗。对于重要的原始凭证和涉及金额较大的记账凭证，应采取必要的安全措施，如专人传递、密封传递等。严格交接手续：会计凭证传递过程中涉及的各环节人员之间应办理严格的交接手续，明确交接双方的责任。交接时，应编制交接清单，注明交接凭证的种类、张数、编号、传递时间等内容，并由交接双方签字确认。及时沟通协调：在会计凭证传递过程中，各环节人员之间应及时沟通协调，如发现问题应及时解决。对于传递时间较长或涉及多个部门的经济业务，应建立定期沟通机制，确保会计凭证传递的顺畅和及时。五、会计凭证的保管1.保管要求定期装订成册：会计凭证应定期装订成册，防止散失。记账凭证一般每月装订一次，装订成册的会计凭证应加具封面、封底，注明单位名称、年度、月份、凭证种类、起止日期、凭证张数、记账凭证编号等内容，并由装订人员在装订线封签处签名或盖章。妥善存放：装订成册的会计凭证应存放在专门的档案柜或文件柜中，按照年份、月份、凭证种类等顺序排列，便于查找和查阅。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能，以保证会计凭证的安全。建立保管制度：公司应建立健全会计凭证保管制度，明确保管期限、保管责任人、查阅手续等内容。会计凭证保管期限应按照国家有关规定执行，一般情况下，原始凭证和记账凭证的保管期限为30年。严格查阅审批：公司内部人员因工作需要查阅会计凭证时，应办理查阅审批手续，填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经财务负责人批准后方可查阅。查阅时，应在指定地点进行，由专人陪同，不得擅自将会计凭证带出档案室。查阅完毕后，应及时将会计凭证归还档案室，并在查阅申请表上签字确认。外部单位因审计、税务检查等需要查阅会计凭证时，应持有相关部门的正式介绍信，经公司法定代表人或授权人批准后，方可查阅。查阅时，应按照公司规定的程序和要求进行，不得擅自复制、摘抄会计凭证内容。2.保管期限会计凭证的保管期限按照国家有关规定执行，一般情况下，原始凭证和记账凭证的保管期限为30年。保管期限届满后，应按照规定的程序进行销毁。