会务科室管理制度

会务科室管理制度一、总则（一）目的为了加强会务科室的管理，提高会务工作的效率和质量，确保公司各类会议的顺利召开，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于会务科室全体工作人员，以及公司内涉及会议组织、参与的相关部门和人员。（三）基本原则1.高效原则：以提高会议效率为核心，优化会议流程，合理安排资源，确保会议按时、高质量完成。2.规范原则：明确会务工作各环节的标准和要求，做到工作流程化、规范化、标准化。3.服务原则：树立服务意识，为参会人员提供优质、周到的服务，满足会议需求。4.保密原则：严格遵守公司保密制度，确保会议涉及的机密信息不泄露。二、岗位职责（一）会务科室主管1.全面负责会务科室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。2.组织制定和完善会务工作相关制度、流程和标准，确保会务工作规范有序。3.负责与公司各部门沟通协调，了解会议需求，合理安排会议资源，确保会议顺利进行。4.对会务工作进行监督和检查，及时发现问题并解决，不断提高会务工作质量。5.负责会务科室人员的培训、考核和激励，提高团队整体素质和业务能力。6.参与公司重要会议的组织和策划，提供专业的会务支持和建议。（二）会议策划专员1.根据会议需求，制定详细的会议策划方案，包括会议主题、议程、时间、地点、参会人员、会议形式等。2.负责会议资料的准备工作，如会议通知、议程表、发言稿、PPT等，确保资料内容准确、完整、规范。3.与相关部门和人员沟通协调，落实会议场地、设备、餐饮等各项准备工作，确保会议环境符合要求。4.协助会务科室主管进行会议预算的编制和控制，合理安排经费支出。5.对会议效果进行跟踪和评估，收集参会人员的反馈意见，为后续会议策划提供参考。（三）会议组织专员1.按照会议策划方案，负责会议的具体组织实施工作，包括会议签到、资料发放、会议记录、会议服务等。2.提前到达会议现场，检查会议场地布置、设备运行等情况，确保会议正常进行。3.负责会议期间的秩序维护，及时处理突发情况，确保会议安全、有序。4.做好会议记录工作，准确记录会议内容、决议和要求，会后及时整理会议纪要，并发送给相关人员。5.协助会议策划专员进行会议资料的整理和归档工作，建立会议档案。（四）会议设备维护专员1.负责会务科室各类会议设备的日常维护和管理，确保设备正常运行。2.定期对会议设备进行检查、保养和维修，及时更换损坏的零部件，保证设备性能良好。3.负责会议设备的操作培训，指导参会人员正确使用设备，解决使用过程中出现的问题。4.根据会议需求，提前做好设备的调试和准备工作，确保会议期间设备正常使用。5.负责会议设备的资产管理，建立设备台账，定期盘点，确保设备数量准确、完好无损。三、会议策划与组织（一）会议需求收集1.各部门根据工作需要，提前向会务科室提交会议申请，说明会议主题、时间、地点、参会人员、会议内容等信息。2.会务科室定期收集各部门的会议需求，进行汇总和分析，合理安排会议时间和场地。（二）会议策划1.会议策划专员根据会议需求，制定详细的会议策划方案。策划方案应包括但不限于以下内容：会议主题和目的：明确会议要解决的问题或传达的信息。会议议程：合理安排会议各项议题的顺序和时间分配。会议时间和地点：根据参会人员的方便程度和会议性质，选择合适的时间和地点。参会人员：确定参会人员名单，并提前发送会议通知。会议形式：根据会议内容和参会人员特点，选择合适的会议形式，如研讨会、座谈会、汇报会等。会议资料：准备会议所需的各类资料，如会议通知、议程表、发言稿、PPT等。会议预算：编制会议预算，包括场地租赁、设备租赁、餐饮、资料印刷等费用。2.会议策划方案经会务科室主管审核后，报公司领导审批。（三）会议通知1.会议组织专员根据会议策划方案，及时发送会议通知。会议通知应包括会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等内容。2.会议通知应提前发送给参会人员，确保参会人员有足够的时间准备。对于重要会议，应进行电话或短信提醒。3.参会人员应按照会议通知要求，准时参加会议。如有特殊情况不能参加，应提前向会议组织者请假。（四）会议准备1.会议组织专员按照会议策划方案，做好会议的各项准备工作。包括但不限于以下内容：会议场地布置：根据会议主题和形式，合理布置会议场地，摆放桌椅、音响设备、投影仪等。会议资料准备：确保会议资料齐全、准确，并提前发放给参会人员。会议设备调试：检查音响设备、投影仪、麦克风等会议设备是否正常运行，如有问题及时维修。会议餐饮安排：根据会议时间和参会人员数量，合理安排会议餐饮。会议签到：准备签到表，安排专人负责会议签到工作。2.会议设备维护专员在会议前对会议设备进行全面检查和调试，确保设备正常运行。（五）会议组织实施1.会议组织专员提前到达会议现场，做好会议签到、资料发放等准备工作。2.会议开始前，主持人应再次确认参会人员名单，宣布会议纪律和注意事项。3.会议期间，会议组织专员应做好会议记录工作，准确记录会议内容、决议和要求。4.会议服务人员应及时为参会人员提供茶水、饮料等服务，保持会议环境整洁。5.会议过程中，如出现突发情况，会议组织专员应及时采取措施进行处理，确保会议顺利进行。（六）会议结束1.会议结束后，会议组织专员应及时清理会议现场，整理会议资料和设备。2.会议记录人员应及时整理会议纪要，经会议主持人审核后，发送给相关人员。3.会议策划专员对会议效果进行跟踪和评估，收集参会人员的反馈意见，为后续会议策划提供参考。四、会议设备管理（一）设备采购1.根据会务工作需要，由会务科室提出会议设备采购申请，经公司领导审批后，按照公司采购流程进行采购。2.采购会议设备时，应选择质量可靠、性能稳定、价格合理的产品，并要求供应商提供售后服务承诺。（二）设备验收1.会议设备到货后，由会议设备维护专员会同采购人员、使用部门等相关人员进行验收。2.验收内容包括设备的型号、规格、数量、外观、性能等，确保设备符合采购要求。3.验收合格后，填写设备验收单，办理设备入库手续。（三）设备使用与维护1.会议设备维护专员负责制定会议设备使用操作规程，并对使用人员进行培训。2.使用人员应按照操作规程正确使用会议设备，不得擅自拆卸、改装设备。3.会议设备维护专员定期对会议设备进行检查、保养和维修，及时更换损坏的零部件，保证设备性能良好。4.建立会议设备维护档案，记录设备的维护情况、维修记录等信息。（四）设备保管1.会议设备应存放在专门的设备保管室，由专人负责保管。2.设备保管室应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止设备受潮、生锈。3.定期对会议设备进行盘点，确保设备数量准确、完好无损。（五）设备报废1.会议设备因使用年限过长、损坏严重等原因无法继续使用时，由会议设备维护专员提出报废申请。2.报废申请经公司领导审批后，按照公司固定资产报废流程进行处理。3.报废设备应及时清理，妥善处理，防止造成环境污染。五、会议资料管理（一）资料收集1.会议组织专员负责收集会议相关的各类资料，包括会议通知、议程表、发言稿、PPT、会议记录、会议纪要等。2.资料收集应及时、完整，确保资料的准确性和真实性。（二）资料整理1.会议组织专员对收集到的会议资料进行整理，按照会议主题、时间顺序等进行分类归档。2.整理后的资料应清晰、规范，便于查阅和使用。（三）资料保管1.会议资料应存放在专门的资料室，由专人负责保管。2.资料室应保持干燥、通风，温度和湿度适宜，防止资料受潮、发霉。3.建立会议资料保管制度，定期对资料进行盘点，确保资料数量准确、完好无损。（四）资料查阅1.因工作需要查阅会议资料时，应填写资料查阅申请表，经相关领导审批后，到资料室查阅。2.查阅人员应爱护资料，不得在资料上涂改、乱画、转借他人。3.查阅完毕后，应及时归还资料，确保资料的安全。六、会议经费管理（一）预算编制1.会议策划专员根据会议策划方案，编制会议经费预算。预算应包括场地租赁、设备租赁、餐饮、资料印刷、交通、礼品等各项费用。2.会议经费预算经会务科室主管审核后，报公司领导审批。（二）经费使用1.会议经费应严格按照预算执行，不得超支。如有特殊情况需要调整预算，应提前报公司领导审批。2.会议组织专员负责会议经费的报销工作，报销时应提供合法有效的发票和相关审批文件。3.财务部门对会议经费的使用情况进行监督和检查，确保经费使用合理、合规。（三）经费结算1.会议结束后，会议组织专员应及时办理会议经费的结算手续。2.结算时，应提供会议经费使用情况报告，包括预算执行情况、实际支出明细等。3.财务部门根据结算报告进行审核，如有问题及时与会议组织专员沟通解决。七、保密管理（一）保密制度1.会务科室工作人员应严格遵守公司保密制度，对会议涉及的机密信息予以保密。2.会议资料、文件等应妥善保管，不得随意丢弃或泄露给无关人员。3.会议期间，严禁在会场内使用手机、录音设备等未经允许的电子设备，如需使用应提前向会议组织者申请。（二）保密措施1.对会议资料进行分类管理，明确保密级别，采取相应的保密措施。2.会议场地应选择安全、保密的场所，避免无关人员进入。3.会议组织专员在会议结束后，应及时收回会议资料，进行妥善保管。（三）责任追究1.如发现会务科室工作人员违反保密制度，泄露会议机密信息，将按照公司相关规定进行严肃处理。2.因违反保密制度给公司造成损失的，应承担相应的赔偿责任。八、培训与考核（一）培训计划1.会务科室主管根据会务工作需求和人员实际情况，制定年度培训计划。2.培训计划应包括培训内容、培训方式、培训时间、培训师资等方面的内容。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展培训工作，培训方式可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种形式。2.培训内容应包括会议策划、组织、设备管理、资料管理、保密管理等方面的