优化案件管理制度

优化案件管理制度一、总则（一）目的为规范公司案件管理流程，提高案件处理效率和质量，有效防范和化解各类法律风险，维护公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门涉及的各类案件，包括但不限于合同纠纷、知识产权纠纷、劳动争议、侵权纠纷等。（三）基本原则1.依法合规原则：案件处理应严格遵守国家法律法规和相关政策，确保每一个环节都合法合规。2.预防为主原则：加强日常管理，注重风险防范，从源头上减少案件的发生。3.及时高效原则：对案件做出快速响应，及时处理，避免延误导致损失扩大。4.责任明确原则：明确案件处理过程中各部门和人员的职责，做到责任到人。二、案件管理组织与职责（一）案件管理领导小组1.成立以公司高层领导为核心的案件管理领导小组，负责统筹协调公司案件管理工作。2.职责包括：制定案件管理战略和重大决策；审议案件处理方案；协调跨部门案件处理中的问题；监督案件管理工作的执行情况等。（二）法律事务部门1.作为案件管理的专业职能部门，负责案件的具体处理工作。2.主要职责有：案件的受理与登记；开展案件调查与证据收集；分析案件法律关系，提出法律意见和处理建议；代表公司参与诉讼、仲裁等法律程序；跟踪案件进展，及时汇报案件动态等。（三）相关业务部门1.各相关业务部门是案件的源头部门，对本部门发生的案件负有直接责任。2.在案件管理过程中的职责为：配合法律事务部门进行案件调查，提供相关业务资料和信息；参与案件处理方案的讨论，按照要求执行处理方案；负责与对方当事人进行初步沟通和协商等。（四）其他部门公司其他部门如财务部门、行政部门等应根据案件处理需要，提供相应的支持和协助，如财务数据查询、办公设施保障等。三、案件受理与登记（一）受理渠道1.各部门在工作中发现涉及公司的案件线索后，应及时向法律事务部门报告。2.员工个人发现案件线索的，可通过内部投诉渠道或直接向法律事务部门反映。3.外部投诉、诉讼、仲裁等法律文书送达公司后，由公司行政部门负责签收并立即转交法律事务部门。（二）案件登记法律事务部门收到案件线索或法律文书后，应立即进行登记。登记内容包括：案件来源、案件基本情况（如案件主体、案由、涉案金额等）、收到时间、处理进展等。四、案件调查与证据收集（一）调查计划制定法律事务部门根据案件情况，制定详细的调查计划，明确调查目的、范围、方法、步骤以及参与人员等。调查计划应报案件管理领导小组审核通过后实施。（二）调查实施1.法律事务部门组织相关人员开展调查工作，相关业务部门应积极配合提供必要的协助。2.调查过程中，注重收集各类证据，包括合同文件、往来函件、财务凭证、证人证言、视听资料等。证据收集应遵循合法、客观、全面的原则。（三）证据整理与分析调查结束后，对收集到的证据进行分类整理和分析。法律事务部门应从法律角度对证据的关联性、合法性、真实性进行审查，判断其证明力大小，为案件处理提供有力支持。五、案件处理方案制定（一）处理方案初稿法律事务部门根据案件调查结果和证据分析情况，结合法律法规和公司利益，提出初步的案件处理方案，包括处理目标、策略、具体措施等。（二）内部讨论与审核1.组织案件涉及的相关部门进行讨论，充分听取各方意见和建议，对处理方案进行完善。2.处理方案经相关部门审核通过后，报案件管理领导小组审批。案件管理领导小组应从公司整体利益出发，对处理方案进行全面审查，提出修改意见或批准实施。六、案件处理实施（一）协商解决对于一些争议较小的案件，优先采取协商方式解决。法律事务部门会同相关业务部门与对方当事人进行沟通协商，争取达成双方都能接受的解决方案。协商过程中应做好记录，形成协商纪要。（二）诉讼或仲裁1.如协商不成，根据案件处理方案，需要通过诉讼或仲裁解决的，法律事务部门应及时办理相关手续。2.委托专业律师代理诉讼或仲裁案件，与律师签订委托代理合同，明确双方权利义务。律师应按照合同要求，制定详细的诉讼或仲裁策略，积极参与庭审等法律程序，维护公司合法权益。（三）执行程序1.若公司胜诉，对方未按照生效法律文书履行义务的，法律事务部门应及时申请强制执行。2.协助执行法院开展执行工作，提供相关资料和信息，确保执行程序顺利进行，实现公司的合法权益。七、案件跟踪与汇报（一）跟踪机制建立法律事务部门建立案件跟踪机制，指定专人负责跟踪案件进展情况。定期与相关部门沟通协调，及时掌握案件动态。（二）定期汇报1.案件处理人员应定期向案件管理领导小组和相关部门汇报案件处理进展情况，汇报内容包括案件当前状态、采取的措施、遇到的问题及解决方案等。2.对于重大案件或案件处理过程中出现的突发情况，应及时向案件管理领导小组进行专项汇报。八、案件档案管理（一）档案收集案件处理过程中形成的各类文件、资料、证据等都应及时收集整理，移交公司档案管理部门。档案管理部门应确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案整理与归档档案管理部门按照档案管理的相关规定，对案件档案进行分类整理、编号、装订等工作，建立规范的档案索引，便于查询和利用。（三）档案保管与查阅1.案件档案应妥善保管，确保档案安全。设定档案保管期限，期满后按照规定进行销毁或存档。2.因工作需要查阅案件档案的，应履行相应的审批手续，档案管理人员应做好查阅登记工作，确保档案查阅的可追溯性。九、案件管理监督与考核（一）监督机制1.案件管理领导小组定期对案件管理工作进行监督检查，对案件处理过程中的合规性、效率等情况进行评估。2.内部审计部门不定期对案件管理情况进行审计，发现问题及时督促整改。（二）考核制度1.建立案件管理考核制度，对各部门和相关人员在案件管理工作中的表现进行考核评价。考核指标包括案件处理的及时性、准确性、效果等。2.考核结果与绩效挂钩，对于在案件管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励，对工作不力导致公司损失的进行相应处罚。十、附则（一）制度解释本制度由公司法律事务部门负责解释。（二）制度修订随着公司业