公司制度关务管理制度

公司制度关务管理制度一、总则（一）目的为加强公司关务管理，规范关务操作流程，确保公司进出口业务合法合规，降低关务风险，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及进出口业务的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家有关进出口法律法规、海关规章及相关政策要求。2.准确性原则：确保关务申报数据准确、完整，单证资料真实有效。3.及时性原则：及时办理各项关务手续，避免延误导致的额外费用和风险。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密和海关业务信息严格保密。二、关务组织与职责（一）关务管理部门设立专门的关务管理部门，负责公司关务工作的统筹规划、组织实施和监督管理。其主要职责包括：1.制定和完善公司关务管理制度及操作流程。2.负责进出口业务的关务申报、报关单填制、税费核算等工作。3.协调与海关等相关部门的沟通联系，处理关务问题和突发事件。4.收集、整理和分析关务政策法规信息，为公司决策提供支持。5.开展关务培训和宣传工作，提高员工关务意识和业务水平。（二）业务部门1.负责进出口业务的洽谈、合同签订等前期工作，并及时将相关信息传递给关务管理部门。2.配合关务管理部门做好关务申报所需的各类单证资料准备工作，确保资料真实、准确、完整。3.协助关务管理部门处理海关查验、核查等工作，提供必要的解释和说明。（三）财务部门1.负责进出口业务的税费核算、缴纳及相关财务处理。2.协助关务管理部门核对报关单上的金额、税费等信息，确保财务数据与关务数据一致。3.对关务费用进行审核和控制，确保费用支出合理合规。（四）其他部门其他部门应根据各自职责，配合关务管理部门做好相关工作，如提供货物信息、协助办理通关手续等。三、进出口业务流程管理（一）业务洽谈与合同签订1.业务部门在与国外客户进行进出口业务洽谈时，应充分了解客户需求、货物情况及相关贸易条款，并及时与关务管理部门沟通，确保业务操作符合关务规定。2.合同签订前，业务部门应将合同草本提交关务管理部门审核，重点审核贸易方式、商品编码、价格条款、运输方式等涉及关务的条款。关务管理部门提出修改意见后，业务部门应及时与客户协商调整，并签订正式合同。（二）单证准备1.业务部门根据合同要求，准备好各类进出口单证，如商业发票、装箱单、提单、原产地证书、许可证等。单证内容应与合同一致，确保真实、准确、完整。2.关务管理部门负责对业务部门提交的单证进行审核，审核无误后，按照海关规定的格式和要求进行填制和整理。（三）关务申报1.关务管理部门在货物进出口前，根据单证信息，通过电子口岸等系统向海关进行报关单申报。申报数据应准确无误，如发现错误应及时修改。2.对于需要缴纳税费的货物，关务管理部门应在申报前进行税费核算，并按照规定的方式缴纳税费。（四）海关查验1.海关根据风险分析等情况，可能对货物进行查验。关务管理部门应及时通知业务部门做好准备，并配合海关完成查验工作。2.在查验过程中，如发现货物存在问题，关务管理部门应协助业务部门与海关沟通解释，积极配合海关处理。（五）货物放行1.海关对申报单证和货物查验无误后，予以放行。关务管理部门应及时跟踪货物放行情况，确保货物顺利通关。2.对于需要办理后续监管手续的货物，关务管理部门应按照海关要求及时办理相关手续。（六）外汇核销与退税1.财务部门负责进出口业务的外汇核销工作，按照国家外汇管理规定及时办理外汇收付和核销手续。2.关务管理部门协助财务部门做好出口退税申报工作，提供相关报关单等资料。财务部门按照规定申请出口退税，并及时办理退税手续。四、商品编码管理（一）编码确定1.关务管理部门负责根据公司进出口货物的实际情况，准确确定商品编码。在确定编码时，应参考《中华人民共和国海关进出口税则》及相关商品归类注释等规定。2.对于新的商品或商品归类存在疑问的情况，关务管理部门应及时与海关沟通咨询，确保编码确定准确无误。（二）编码维护1.关务管理部门应建立商品编码档案，记录公司进出口货物的商品编码及相关信息。2.如因商品名称、规格、用途等发生变化导致商品编码需要调整的，关务管理部门应及时更新编码档案，并通知相关部门。五、原产地管理（一）原产地确定1.业务部门在签订合同前，应明确货物的原产地，并在合同中注明。关务管理部门根据合同及相关资料，审核确定货物的原产地。2.对于需要提供原产地证书的货物，业务部门应按照规定向供应商索取原产地证书，并确保证书真实有效。关务管理部门负责对原产地证书进行审核和归档。（二）原产地证书申请与签发1.如货物符合申请原产地证书的条件，关务管理部门应及时向当地出入境检验检疫机构申请原产地证书。2.出入境检验检疫机构审核通过后，关务管理部门负责领取原产地证书，并确保证书及时、准确地提供给业务部门用于报关等手续。六、许可证管理（一）许可证申请1.对于需要办理许可证的进出口货物，业务部门应根据国家相关规定，及时向有关部门申请许可证。2.关务管理部门协助业务部门准备许可证申请所需的资料，并审核申请资料的完整性和准确性。（二）许可证办理与使用1.业务部门负责跟踪许可证的办理进度，确保许可证及时办理下来。2.关务管理部门在报关时，应确保许可证的使用符合规定，如许可证的有效期、适用范围等。七、关务风险防控（一）风险识别与评估1.关务管理部门定期对公司进出口业务进行关务风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如政策法规变化、海关监管要求调整、申报数据错误等。2.根据风险评估结果，确定风险等级，制定相应的风险防控措施。（二）风险防控措施1.加强关务政策法规学习，及时了解政策变化，调整关务操作流程，确保公司业务符合最新规定。2.建立健全关务内部控制制度，加强对关务申报、单证审核、税费缴纳等环节的管理，防止出现错误和违规行为。3.定期对关务人员进行培训，提高其业务水平和风险意识，确保关务工作准确、规范。4.加强与海关等相关部门的沟通协调，及时了解海关监管动态，主动配合海关工作，降低关务风险。八、关务资料管理（一）资料分类与归档1.关务管理部门负责对公司进出口业务的各类关务资料进行分类整理和归档，包括报关单、商业发票、装箱单、提单、原产地证书、许可证等。2.资料应按照时间顺序、业务类型等进行分类存放，便于查阅和管理。（二）资料保管期限关务资料的保管期限应按照国家有关规定执行，一般报关单等资料保管期限为5年，其他重要资料保管期限根据实际情况确定。（三）资料查阅与使用1.公司内部人员因工作需要查阅关务资料的，应填写查阅申请表，经关务管理部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅人员应在指定地点查阅资料，不得擅自复印、带出或泄露资料内容。如需复印资料，应经关务管理部门同意，并做好登记。九、培训与考核（一）培训计划关务管理部门应制定年度关务培训计划，根据公司业务需求和员工关务水平，确定培训内容、培训方式和培训时间。培训内容包括关务政策法规、业务操作流程、商品编码归类等。（二）培训实施1.关务管理部门按照培训计划组织实施培训，可采用内部培训、外部培训、在线学习等多种方式。2.培训结束后，应对培训效果进行评估，收集员工反馈意见，不断改进培训内容和方式。（三）考核机制1.建立关务人员考核机制，定期对关务人员的