行政办公设备采购招标管理规定​

行政办公设备采购招标管理规定​

行政办公设备采购招标管理规定一、总则1.目的：为规范本高端宾馆行政办公设备采购招标行为，确保采购过程的公平、公正、公开，提高采购资金的使用效益，保证采购办公设备的质量和性能符合宾馆实际需求，特制定本规定。2.适用范围：本规定适用于本宾馆因行政办公需要而进行的各类办公设备采购招标活动，包括但不限于电脑、打印机、复印机、办公桌椅、文件柜等设备的采购。3.基本原则：采购招标活动应遵循公开透明、公平竞争、公正和诚实信用的原则。二、招标组织与职责1.采购招标领导小组-组成：由宾馆总经理担任组长，副总经理担任副组长，成员包括行政部、财务部、审计部等相关部门负责人。-职责：全面领导采购招标工作，审定采购招标计划、招标方案，决定中标供应商，处理采购招标过程中的重大问题。2.采购招标工作小组-组成：由行政部负责人担任组长，成员从行政部、财务部、使用部门等相关人员中抽调。-职责：负责具体组织实施采购招标工作，包括编制招标文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作，对采购项目进行跟踪、验收等。3.监督小组-组成：由审计部负责人担任组长，成员包括纪检监察人员。-职责：对采购招标活动全过程进行监督，受理供应商的质疑和投诉，确保采购招标活动依法依规进行。三、招标方式1.公开招标-适用于采购金额较大、技术规格较为明确、市场竞争较为充分的办公设备采购项目。通过公开的媒体发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标。-招标公告应包括项目名称、采购内容、技术要求、投标截止时间、开标时间、地点、供应商资格要求等内容。2.邀请招标-适用于采购金额适中、技术有一定专业性、潜在供应商数量有限的项目。由采购招标工作小组从符合相应资格条件的供应商中，选择不少于三家供应商发出投标邀请书。-被邀请的供应商应具备良好的信誉、较强的技术实力和售后服务能力。3.竞争性谈判-适用于技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目。-采购招标工作小组与通过资格审查的供应商就采购事宜进行谈判，供应商在规定时间内提交最后报价，采购方根据谈判情况和报价确定成交供应商。4.单一来源采购-适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。-采用单一来源采购方式的，应经采购招标领导小组批准，并在采购文件中说明理由。四、招标程序1.需求申报-使用部门根据实际工作需要，填写《行政办公设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格、型号、数量、用途、技术参数等要求，并预估采购金额。-《行政办公设备采购申请表》经部门负责人签字后，提交至行政部。2.需求审核-行政部收到使用部门的采购申请后，会同财务部对申请进行审核。审核内容包括采购的必要性、预算合理性、技术参数的准确性等。-对于审核通过的采购申请，行政部将其纳入采购计划；对于审核不通过的申请，行政部应及时与使用部门沟通，说明原因并提出修改意见。3.编制招标文件-采购招标工作小组根据采购项目的特点和需求，编制招标文件。招标文件应包括投标邀请书、投标人须知、投标文件格式、技术规格和要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。-技术规格和要求应明确、具体，避免出现模糊不清或指向特定品牌、型号的条款；商务条款应包括交货期、交货地点、付款方式、售后服务等内容；评标标准应科学合理，具有可操作性，确保能够公正、公平地评选出最优供应商。4.发布招标公告（邀请书）-采用公开招标方式的，采购招标工作小组应在规定的媒体上发布招标公告；采用邀请招标方式的，应向选定的供应商发出投标邀请书。-招标公告（邀请书）应在投标截止时间前规定的时间内发布（发出），确保潜在供应商有足够的时间准备投标文件。5.投标报名与资格审查-有意参与投标的供应商应在规定时间内到指定地点报名，并提交相关资格证明文件，包括营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（或三证合一营业执照副本复印件）、法定代表人授权书、供应商资格声明、业绩证明材料等。-采购招标工作小组对报名供应商进行资格审查，确定符合条件的供应商名单。对于资格审查合格的供应商，发放招标文件；对于资格审查不合格的供应商，应告知其原因。6.开标、评标与定标-开标：在规定的开标时间和地点，采购招标工作小组主持开标会议。开标时，由供应商或其推选的代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，当众拆封，宣读供应商名称、投标报价、交货期等主要内容，并记录存档。-评标：开标结束后，采购招标工作小组组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购招标工作小组从专家库中随机抽取的技术、经济等方面的专家以及采购方代表组成，成员人数为五人以上单数。评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审和比较，推荐中标候选人。-定标：采购招标领导小组根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。中标供应商确定后，采购招标工作小组应向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的供应商。7.签订合同-中标供应商应在中标通知书规定的时间内，与宾馆签订采购合同。合同条款应与招标文件和投标文件的内容一致，明确双方的权利和义务，包括设备规格、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等内容。-合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。五、投标文件要求1.投标文件的组成-商务部分：包括投标函、开标一览表、投标报价明细表、商务条款偏离表、资格证明文件、售后服务承诺等。-技术部分：包括技术方案、技术规格偏离表、产品说明书、技术支持与培训方案等。-价格部分：包括投标总价、分项报价表等。2.投标文件的编制-投标文件应按照招标文件规定的格式和要求编制，内容应完整、清晰、准确。-投标文件应密封包装，并在封口处加盖供应商公章。投标文件应在规定的投标截止时间前送达指定地点。3.投标报价-投标报价应包括设备价格、运输费、安装调试费、税费、售后服务费等所有费用。-供应商应根据自身成本和市场行情合理报价，不得恶意低价竞争或哄抬价格。六、评标标准与方法1.评标标准-技术部分：主要评审投标设备的技术性能、质量保证、技术方案的合理性、先进性等。技术规格应满足或优于招标文件的要求，技术方案应切实可行。-商务部分：评审供应商的资质信誉、业绩情况、售后服务承诺、交货期、付款方式响应等。供应商应具有良好的信誉和业绩，售后服务承诺应完善，交货期和付款方式应满足招标文件要求。-价格部分：在满足招标文件各项要求的前提下，评审投标报价的合理性。价格应在预算范围内，且具有一定的性价比。2.评标方法-综合评分法：评标委员会根据招标文件规定的各项评审因素和权重，对投标文件进行打分，按照得分高低推荐中标候选人。综合得分=技术部分得分×技术权重+商务部分得分×商务权重+价格部分得分×价格权重。-最低评标价法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以提出最低评标价的供应商作为中标候选人。评标价=投标报价+偏离调整价（如有）。七、合同执行与验收1.合同执行-中标供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等履行合同义务，按时交付办公设备。-行政部负责对合同执行情况进行跟踪，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。如供应商未能按照合同约定履行义务，应承担相应的违约责任。2.验收-设备到货后，采购招标工作小组应组织使用部门、技术人员等组成验收小组，按照合同要求和相关标准对设备进行验收。-验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、技术性能、质量等方面。验收合格后，验收小组应出具验收报告；验收不合格的，应要求供应商限期整改或更换设备，直至验收合格。八、监督与投诉处理1.监督-监督小组对采购招标活动全过程进行监督，包括对招标文件的编制、招标公告的发布、开标、评标、定标、合同签订与执行等环节的监督。-监督小组有权对采购招标活动中的违规行为提出纠正意见，对涉嫌违法违纪的行为进行调查处理。2.投诉处理-供应商对采购招标活动有疑问或异议的，可以在规定时间内向采购招标工作小组提出质疑。采购招标工作小组应在收到质疑后规定时间内作出答复。-供应商对质疑答复不满意或认为采购招标活动存在违法违规行为的，可以向监督小组提出投诉。监督小组应在收到投诉后规定时间内