企业公章刻制管理办法

企业公章刻制管理办法一、总则（一）目的为加强公司公章刻制管理，规范公章刻制、使用、保管等行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司公章的刻制、使用和管理。（三）基本原则1.依法依规原则：公章刻制、使用和管理必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准。2.安全保密原则：确保公章安全，防止公章被盗用、冒用、丢失等情况发生，严格保密公章使用信息。3.规范有序原则：明确公章刻制、使用、保管等流程，做到流程清晰、责任明确、操作规范。二、公章种类及用途（一）公司公章用于公司对外的正式文件、合同协议、授权委托书、财务票据等重要事项的签署。（二）法定代表人章用于公司法定代表人在相关文件、票据等上的签章，代表公司法定代表人的意志。（三）财务专用章用于公司财务核算、资金收付、财务报表等财务相关文件的签章。（四）合同专用章专门用于公司签订各类合同协议时的签章。（五）部门章各部门根据工作需要刻制的印章，用于部门内部文件、通知、报表等的签章，不得对外使用。三、公章刻制（一）刻制申请1.因工作需要刻制公章的部门或单位，应填写《公章刻制申请表》，详细说明刻制公章的种类、用途、数量等信息。2.《公章刻制申请表》需经部门负责人签字确认，并报公司分管领导审批。（二）选择刻制单位1.公司应选择具有合法资质、信誉良好的公章刻制单位进行公章刻制。2.由公司行政部门负责对拟选择的刻制单位进行资质审查，审查内容包括营业执照、刻制公章许可证等相关证照。（三）刻制流程1.经审批同意后，公司行政部门与选定的刻制单位签订《公章刻制合同》，明确双方的权利义务、刻制要求、交付时间、费用等条款。2.刻制单位按照合同要求进行公章刻制，刻制完成后应及时通知公司行政部门验收。3.公司行政部门组织相关人员对刻制的公章进行验收，验收内容包括公章的规格、样式、文字、图案等是否符合要求，印章质量是否合格等。验收合格后，在《公章刻制验收单》上签字确认。（四）备案登记1.公司新刻制的公章，应按照国家法律法规和当地公安机关的要求，及时到公安机关进行备案登记。2.备案登记所需材料包括《公章刻制申请表》、《公章刻制合同》、《公章刻制验收单》、营业执照副本复印件等。3.公司行政部门负责办理公章备案登记手续，并将备案登记情况及时告知相关部门和人员。四、公章使用（一）使用范围1.公司公章只能用于公司经营管理活动中与公司业务相关的正式文件、合同协议、授权委托书、财务票据等的签署。2.法定代表人章用于公司法定代表人在相关文件、票据等上的签章。3.财务专用章用于公司财务核算、资金收付、财务报表等财务相关文件的签章。4.合同专用章用于公司签订各类合同协议时的签章。5.部门章用于部门内部文件、通知、报表等的签章，不得对外使用。（二）使用审批1.公章使用前，应填写《公章使用申请表》，详细说明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息。2.《公章使用申请表》需经用章部门负责人签字确认，并根据用章事项的性质和重要程度，报公司分管领导、法定代表人或董事长审批。3.涉及重大事项、重要合同协议等用章的，需经公司领导班子集体研究决定，并履行相应的审批程序。（三）用章登记1.公章使用部门应指定专人负责公章使用登记工作，建立《公章使用登记簿》。2.每次公章使用时，登记人员应按照《公章使用申请表》的内容，详细记录用章时间、用章事项、用章内容、用章份数、审批人等信息。3.用章完毕后，用章人员应及时将公章归还保管人员，并在《公章使用登记簿》上签字确认。（四）用章要求1.用章人员必须严格按照审批后的《公章使用申请表》内容用章，不得擅自更改用章内容和范围。2.用章时应确保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白纸张上。3.涉及多页文件的，应在骑缝处加盖公章。4.严禁在空白合同、协议、介绍信等文件上加盖公章。五、公章保管（一）保管人员1.公司公章应指定专人负责保管，保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定。2.公章保管人员不得兼任其他不相容岗位，如财务出纳、合同签订等。（二）保管地点1.公司公章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专门的印章保管室等。2.保管地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施，确保公章安全。（三）保管要求1.公章保管人员应严格遵守公章保管制度，不得擅自将公章转借他人或带出公司。2.公章保管人员应定期对公章进行检查，确保公章完好无损。如发现公章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施。3.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应办理严格的交接手续，由公司行政部门监交，交接双方应在《公章交接清单》上签字确认。六、公章停用与销毁（一）停用情形1.公司名称变更、重组、分立、合并等原因导致公章不再使用的。2.公章损坏、丢失等原因需要更换新公章的。3.因其他原因需要停用公章的。（二）停用手续1.公章停用前，公章保管人员应填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用时间等信息。2.《公章停用申请表》需经公司分管领导审批后，方可办理公章停用手续。3.公章停用后，公章保管人员应将公章妥善保管，并在《公章使用登记簿》上注明停用情况。（三）销毁程序1.对于停用的公章，公司应按照国家法律法规和当地公安机关的要求进行销毁。2.销毁公章时，应由公司行政部门会同审计部门、纪检监察部门等相关人员共同进行监督销毁。3.销毁过程应进行详细记录，记录内容包括销毁时间、销毁地点、销毁方式、参与人员等信息，并由参与人员签字确认。4.销毁完成后，应将《公章销毁记录》存档保管。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.公司行政部门负责定期对公章刻制、使用、保管等情况进行监督检查，确保公章管理工作规范有序。2.监督检查内容包括公章刻制是否符合规定、使用是否经过审批、保管是否安全等。3.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门和人员限期整改。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管公章，给公司造成损失的，将依法追究相关人员的责任。2.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。3.因公章被盗用、冒用、丢失等原因给公司造成损失的，由