建筑企业公章管理办法

建筑企业公章管理办法一、总则（一）目的为加强建筑企业公章管理，维护企业合法权益，规范公章使用行为，防范公章使用风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本建筑企业总部及所属各分支机构、项目部等所有部门和单位。（三）基本原则1.依法依规原则：公章的使用必须严格遵守国家法律法规及行业相关规定。2.审慎使用原则：使用公章应进行严格审核，确保用章事项真实、合法、合规。3.专人负责原则：明确专人负责公章的保管和使用，确保责任落实到人。4.登记备案原则：对公章的使用情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。二、公章的种类及用途（一）企业公章企业公章是建筑企业对外行使权力的重要象征，用于签署各类合同、协议、文件、报表等具有法律效力的文书，以及代表企业进行对外联络、商务洽谈等活动。（二）合同专用章合同专用章专门用于签订各类经济合同，明确合同双方的权利和义务，保障合同的法律效力。（三）财务专用章财务专用章用于企业财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务，是企业财务管理的重要工具。（四）法定代表人章法定代表人章主要用于办理企业法定代表人授权的特定事项，如银行开户、支票签发等。（五）部门章部门章用于本部门内部文件的发布、工作联系等，不得对外签订合同或出具具有法律效力的文书。三、公章的刻制、启用与废止（一）刻制1.企业公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章的刻制，须由企业法定代表人书面批准，并按照国家有关规定到公安机关指定的刻章单位进行刻制。2.部门章的刻制，由所在部门提出申请，经分管领导批准后，到企业指定的刻章单位刻制。（二）启用新刻制的公章启用前，须由办公室发文通知各部门，并在企业内部进行公示。启用时，应在公章使用登记簿上记录启用日期、公章名称、编号等信息。（三）废止1.因企业名称变更、机构调整、公章损坏等原因需要废止公章的，由原保管部门提出申请，经分管领导审核，报企业法定代表人批准后，予以废止。2.废止的公章应及时交回办公室封存，并按照国家有关规定进行销毁处理。销毁时，应填写公章销毁登记表，由办公室、审计部门等相关人员共同监督销毁过程，并在登记表上签字确认。四、公章的保管（一）保管人员1.企业公章由办公室指定专人负责保管，合同专用章由合同管理部门指定专人负责保管，财务专用章由财务部门指定专人负责保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人负责保管，部门章由所在部门指定专人负责保管。2.公章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公章管理规定，严格遵守公章使用流程。（二）保管要求1.公章应存放在安全可靠的保险柜或专门的印章保管箱内，实行双人双锁保管制度，确保公章安全。2.公章保管人员不得擅自将公章转借他人使用，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章。3.公章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接公章时，应办理严格的交接手续，由办公室、审计部门等相关人员监交，并在公章使用登记簿上注明交接日期、交接人员等信息。五、公章的使用（一）使用范围1.企业公章主要用于对外签订合同、协议、文件、报表等具有法律效力的文书，以及代表企业进行对外联络、商务洽谈等活动。2.合同专用章专门用于签订各类经济合同。3.财务专用章用于企业财务核算、资金收付、税务申报等财务相关业务。4.法定代表人章主要用于办理企业法定代表人授权的特定事项。5.部门章用于本部门内部文件的发布、工作联系等。（二）使用流程1.用章申请（1）使用公章时，用章部门应填写《公章使用申请表》，详细注明用章事项、用章内容、用章时间、用章份数等信息，并经部门负责人签字确认。（2）涉及合同签订、协议签署等重要事项的，还需经相关业务部门审核，分管领导审批。（3）涉及财务事项的，需经财务部门审核，财务负责人审批。2.审核批准（1）办公室收到《公章使用申请表》后，应按照规定进行审核，重点审核用章事项的真实性、合法性、合规性。（2）对于不符合规定的用章申请，办公室应及时退回，并说明理由。（3）对于符合规定的用章申请，办公室应报分管领导审批；涉及重大事项的，还需报企业法定代表人审批。3.用章登记经批准同意用章的，公章保管人员应在《公章使用登记簿》上详细记录用章日期、用章部门、用章事项、用章内容、用章份数、批准人等信息，并要求用章人签字确认。4.盖章操作公章保管人员应严格按照批准的用章内容和范围进行盖章操作，确保盖章清晰、完整，不得擅自更改用章内容。5.用章监督对于重要合同、协议等文件的盖章，应实行双人监督制度，由办公室和相关业务部门人员共同监督盖章过程，确保用章准确无误。（三）特殊情况处理1.因紧急情况需要使用公章，但无法提前办理审批手续的，用章部门应电话请示分管领导或企业法定代表人同意后，先行用章，并在事后及时补办审批手续。2.因工作需要携带公章外出使用的，须经企业法定代表人批准，并填写《公章外出使用申请表》，注明外出时间、地点、用途等信息。公章外出期间，应由专人负责保管，使用完毕后及时带回企业，并在《公章使用登记簿》上记录相关情况。六、公章使用的风险防范（一）加强内部审核1.各部门在提交用章申请时，应认真审核用章事项的真实性、合法性、合规性，确保用章内容符合企业利益和法律法规要求。2.办公室、财务部门、合同管理部门等相关审核部门应严格把关，对不符合规定的用章申请坚决不予批准。（二）完善登记备案制度1.建立健全公章使用登记簿，详细记录每一次公章的使用情况，包括用章日期、用章部门、用章事项、用章内容、用章份数、批准人等信息，以便随时查询和追溯。2.定期对公章使用登记簿进行核对和检查，确保登记信息准确无误。（三）加强监督检查1.企业内部审计部门应定期对公章使用情况进行审计检查，重点检查公章使用是否符合规定流程、用章事项是否真实合法等。2.办公室应不定期对公章保管和使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。（四）强化人员培训1.定期组织公章保管人员和用章人员进行法律法规、企业规章制度等方面的培训，提高其法律意识和风险防范意识。2.加强职业道德教育，培养公章保管人员和用章人员的责任心和敬业精神。七、责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用公章的。2.超越批准范围使用公章的。3.在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖公章的。4.因保管不善导致公章丢失、被盗用的。5.其他违反本办法规定使用公章的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用公章的行为，视情节轻重