服务外包招标管理办法

服务外包招标管理办法一、总则（一）目的为规范公司服务外包招标活动，确保选择优质、高效、合规的服务供应商，保障公司利益，提高服务质量和效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有服务外包项目的招标活动，包括但不限于信息技术服务、人力资源服务、财务外包服务、物流服务等各类外包业务。（三）基本原则1.公平公正原则：招标活动应遵循公平、公正的原则，确保所有潜在供应商享有平等的机会参与投标，不受任何歧视或偏袒。2.公开透明原则：招标信息应全面、准确、及时地公开，招标过程应接受公司内部监督和相关部门的检查，确保透明度。3.竞争择优原则：通过充分竞争，选择最符合公司需求、具备良好信誉和专业能力的供应商，实现资源的优化配置。4.合法合规原则：招标活动必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保整个过程合法合规。二、招标组织与职责（一）招标领导小组1.组成：由公司高层管理人员组成，包括总经理、副总经理等。2.职责：审批服务外包招标计划和预算。审定招标方案和评标标准。决策重大招标事项，协调解决招标过程中的重大问题。（二）招标工作小组1.组成：由相关部门负责人和专业人员组成，包括采购部门、需求部门、法务部门、财务部门等。2.职责：制定招标计划和方案，明确招标项目的范围、要求、时间节点等。组织招标公告发布、资格预审、招标文件编制、投标文件接收、开标、评标等具体工作。对投标供应商进行资格审查和实地考察。整理和分析评标结果，提出中标候选人建议。负责与中标供应商签订合同，并监督合同执行情况。（三）各部门职责1.采购部门：作为招标工作的牵头部门，负责招标活动的组织实施和协调工作。建立和维护供应商库，收集和整理供应商信息。与需求部门沟通，明确招标项目的具体需求和技术规格。编制招标文件，组织开标、评标等工作。2.需求部门：提出服务外包项目的需求，明确项目目标、任务、质量标准等要求。协助采购部门编制招标文件，参与资格预审、评标等工作。负责对中标供应商提供的服务进行验收。3.法务部门：审查招标文件、合同文本等法律文件，确保其合法合规。参与招标过程，提供法律咨询和法律风险防范建议。处理招标活动中的法律纠纷。4.财务部门：参与制定招标预算，审核招标文件中的价格条款。负责对投标供应商的财务状况进行审查。对招标项目的成本效益进行分析和评估。三、招标流程（一）招标计划制定1.需求部门根据公司业务发展需要和实际工作需求，提出服务外包项目申请，明确项目名称、内容、预算、时间要求等。2.采购部门对需求部门提交的申请进行审核，结合公司资源状况和战略规划，制定招标计划，报招标领导小组审批。招标计划应包括招标项目概述、招标范围、招标方式、时间安排、预算等内容。（二）招标公告发布1.采购部门根据招标计划，编制招标公告。招标公告应包括招标项目名称、内容、要求、报名条件、报名时间、地点、联系方式等信息。2.通过公司官网、行业媒体、专业招标平台等渠道发布招标公告，广泛吸引潜在供应商参与投标。（三）资格预审1.采购部门接收潜在供应商的报名材料，对其进行资格预审。资格预审内容包括供应商的营业执照、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。2.对通过资格预审的供应商发出招标文件，未通过资格预审的供应商应及时通知其原因。（四）招标文件编制1.采购部门组织需求部门、法务部门、财务部门等相关人员，根据招标项目需求和资格预审情况，编制招标文件。招标文件应包括商务条款、技术条款、价格条款、服务条款、合同条款等内容。2.招标文件应明确招标项目的技术规格、质量标准、验收要求、付款方式、售后服务等具体要求，确保供应商能够准确理解招标项目需求。（五）投标文件接收1.采购部门按照招标文件规定的时间和地点，接收供应商的投标文件。投标文件应包括投标函、商务部分、技术部分、价格部分等内容。2.对投标文件进行登记和编号，确保投标文件的完整性和保密性。（六）开标1.采购部门组织开标会议，邀请招标领导小组、需求部门、法务部门、财务部门等相关人员参加。开标会议应在招标文件规定的时间和地点公开进行。2.开标时，由供应商或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封，宣读供应商名称、投标价格、投标文件的主要内容等。（七）评标1.采购部门组建评标委员会，评标委员会由公司内部相关专业人员和外部专家组成。评标委员会成员应具备相关专业知识和经验，熟悉招标项目需求和评标标准。2.评标委员会按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评标标准应包括技术方案、服务承诺、价格合理性、信誉状况、业绩经验等方面。3.评标委员会成员应独立评审，客观公正地提出评标意见。评标过程中，如有需要，可要求供应商进行澄清或答疑。4.评标委员会根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况、评标过程、评标结果、推荐中标候选人名单及理由等内容。（八）中标通知1.招标领导小组根据评标报告，确定中标供应商，并向中标供应商发出中标通知书。中标通知书应明确中标项目名称、中标价格、服务内容、服务期限等内容。2.同时，将中标结果通知所有未中标的供应商，并退还其投标保证金。（九）合同签订1.采购部门组织需求部门与中标供应商进行合同谈判，就合同条款进行协商和确定。合同条款应符合招标文件和中标通知书的要求，明确双方的权利和义务。2.谈判达成一致后，签订服务外包合同。合同签订后，报法务部门审核备案。四、评标标准与方法（一）评标标准制定原则1.与招标项目需求紧密结合，突出项目重点和关键要求。2.具有可操作性和可衡量性，便于评标委员会进行评审。3.公平公正，避免主观因素影响评标结果。（二）评标标准内容1.技术方案：评估供应商提供的技术方案是否满足招标项目的技术要求，是否具有创新性、可行性和可靠性。2.服务承诺：考察供应商对服务质量、服务期限、售后服务等方面的承诺，承诺是否明确、具体、可行。3.价格合理性：比较各供应商的投标价格，评估价格是否合理，是否符合市场行情和公司预算。4.信誉状况：审查供应商的信誉记录，包括是否存在违法违规行为、合同履行情况等。5.业绩经验：了解供应商在类似项目中的业绩和经验，评估其是否具备承担本项目的能力。（三）评标方法1.综合评分法：根据评标标准，对各供应商的投标文件进行量化评分，得分最高者为中标候选人。综合评分法适用于技术复杂、需求明确、对供应商综合能力要求较高的项目。2.最低价评标法：在满足招标文件实质性要求的前提下，以投标报价最低者为中标候选人。最低价评标法适用于技术规格简单、标准统一、对价格较为敏感的项目。五、监督与管理（一）内部监督1.公司内部审计部门负责对服务外包招标活动进行审计监督，检查招标程序是否合规、评标过程是否公正、合同签订和执行是否符合规定等。2.公司纪检监察部门对招标活动中的违规违纪行为进行调查处理，确保招标活动廉洁、公正。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对中标供应商的服务质量、合同履行情况等进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对表现优秀的供应商给予奖励和优先合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或终止合作。（三）档案管理1.采购部门负责建立服务外包招标档案，对招标活动中的各类文件、资料进行整理、归档和保管。2.招标档案应包括